Kurz gesagt
- Stundenzettel abtippen, Zuschläge nachrechnen und Rückfragen vom Steuerberater beantworten kostet viele Reinigungsbetriebe 1–3 Arbeitstage im Monat.
- Der Steuerberater braucht genau die Daten aus der Zeiterfassung: Arbeitszeiten, Pausen, Zuschläge, Urlaub, Krankheit sowie Über- und Unterstunden, vollständig in einer Datei.
- Laufen Erfassung, Zuschläge, Zeitkonten und Export in einem System, sinkt die monatliche Lohnvorbereitung auf unter 30 Minuten.
So laufen Zeiterfassung und Lohnabrechnung heute oft ab
Die Gebäudereinigung ist eine sehr personalintensive Branche. Monat für Monat müssen Hunderte oder Tausende Arbeitsstunden dokumentiert, geprüft und an den Steuerberater übergeben werden. In vielen Betrieben passiert das noch weitgehend von Hand, mit Stundenzetteln auf Papier, WhatsApp-Fotos und Excel-Listen.
Stundenzettel kommen über alle möglichen Kanäle rein
In einem typischen Reinigungsunternehmen kommen die Zeiten auf vielen Wegen an: handschriftliche Stundenzettel, WhatsApp-Fotos, lose Zettel aus dem Objekt, Excel-Dateien einzelner Mitarbeitender oder Sprachnachrichten. Objektleiter bekommen das alles über E-Mail, persönliche Übergaben und diverse Messenger-Dienste.
Eine einheitliche Struktur gibt es nicht, jede Kraft notiert ihre Zeiten anders. Wer später daraus eine Lohnabrechnung machen soll, muss alles erst vereinheitlichen.
Stundenlanges Übertragen in Excel
Sind alle Zettel da, sitzt jemand im Büro oft stundenlang vor Excel: handschriftliche Zeiten lesen, Unleserliches klären, Pausen abziehen, Wochenstunden addieren, Schichten abgleichen. In vielen Unternehmen gehen dafür 1 bis 3 Arbeitstage pro Monat verloren.
Praxisbeispiel
Ein Betrieb mit 40 Reinigungskräften und 25 Objekten: Jeden Monat sammelt die Bürokraft 120+ Stundenzettel ein, tippt sie einzeln in eine Excel-Tabelle und gleicht Feiertage, Urlaube und Zuschläge manuell ab. Das dauert im Schnitt 2 volle Arbeitstage, jeden Monat.
Der Steuerberater bekommt eine Excel-Datei und hat Rückfragen
Beim Steuerberater fallen dann die Lücken auf: fehlende Urlaubstage, unklare Kranktage, nicht eingetragene Pausen, falsche Zuschläge, widersprüchliche Wochenstunden. Er fragt nach, das Büro korrigiert, er fragt erneut. Dieses Hin und Her kann sich über Tage ziehen, und der Grund ist fast immer derselbe: Die Daten sind unvollständig.
Warum Zeiterfassung und Lohnabrechnung zusammengehören
Viele Unternehmen behandeln vorbereitende Lohnbuchhaltung und Zeiterfassung als zwei getrennte Aufgaben. Tatsächlich ist es ein Prozess, denn für die Lohnabrechnung braucht das Unternehmen genau die Daten, die bei der Zeiterfassung entstehen.
Was der Steuerberater braucht
Arbeitszeiten pro Tag, Objektzugehörigkeiten, Pausen, Nacht-/Sonn-/Feiertagszuschläge, Urlaube, Krankheit, Feiertage, Überstunden und Unterstunden. Am besten vollständig in einer Datei.
Laufen diese Daten nicht von selbst zusammen, wird jeder Zwischenschritt zur Fehlerquelle: vom Zettel in die Excel-Tabelle und von dort zum Steuerberater. Je weniger von Hand übertragen wird, desto weniger kann dabei verloren gehen.
Was alles automatisiert werden kann
Digitale Zeiterfassung
Mit einer digitalen Lösung werden Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Objektwechsel und Abweichungen automatisch dokumentiert. Das funktioniert per App, offline oder per Terminal. Eine GPS-Zeiterfassung prüft zusätzlich den Standort beim Check-in. Das Übertragen von Papierzetteln entfällt.
Zuschlagsberechnung nach Tarifvertrag
Ein automatisiertes System erkennt Uhrzeit, Wochentag und Feiertage und ordnet die passende Lohnart zu. Nachtarbeit, Sonntagsarbeit und die übrigen Zuschläge nach dem Rahmentarifvertrag der Gebäudereinigung rechnet es nach festen Regeln, niemand muss sie von Hand nachrechnen.
Quelle: die-gebaeudedienstleister.de: Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung
Überstunden- und Unterstundenkonten
Ein Arbeitszeitkonto führt Sollstunden, Iststunden, Plusstunden und Minusstunden fortlaufend mit, Woche für Woche und Monat für Monat.
Urlaube, Krankheitstage und Feiertage
Urlaubsanträge, Krankschreibungen und Feiertage fließen direkt in die Lohnvorbereitung ein, ohne separate Liste und ohne Nachpflege.
Export zum Steuerberater
Statt mehrerer Listen und PDFs erzeugt das System einen strukturierten Monatsbericht mit Lohnarten, Zeiten, Zuschlägen, Abwesenheiten und Feiertagen in einer Datei. So bleiben kaum Rückfragen offen.
Ohne Automatisierung
- 1–3 Arbeitstage pro Monat verloren
- Zuschläge manuell nachrechnen
- Rückfragen-Pingpong mit Steuerberater
- Fehlerhafte Lohnabrechnungen
- Stress am Monatsende
Mit Automatisierung
- Unter 30 Minuten für Lohnvorbereitung
- Zuschläge automatisch korrekt berechnet
- Steuerberater erhält alles in einer Datei
- Vollständige Lohndaten
- Ruhiger Monatsabschluss
Papier, Excel oder Software: drei Methoden im Vergleich
Die meisten Reinigungsbetriebe nutzen für Zeiterfassung und Lohnvorbereitung eine dieser drei Methoden. Im Aufwand liegen sie weit auseinander.
| Kriterium | Papier-Stundenzettel | Excel-Tabelle | Digitale Lösung |
|---|---|---|---|
| Zeitaufwand/Monat | 2–3 Tage | 1–2 Tage | < 30 Minuten |
| Zuschlagsberechnung | Manuell | Teils Formeln | Automatisch |
| Überstundenkonten | Fehleranfällig | Komplexe Formeln | Echtzeit-Saldo |
| Urlaub/Krankheit | Separate Listen | Eigenes Blatt | Integriert |
| Export für Steuerberater | Per Hand erstellen | CSV/PDF | 1-Klick-Export |
| Rückfragen Steuerberater | Häufig | Regelmäßig | Fast keine |
| Manipulationssicher | Nein | Nein | Ja (revisionssicher) |
| Gesetzeskonform (BAG-Beschluss) | Problematisch | Eingeschränkt | Ja |
Quelle: gesetze-im-internet.de: Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG)
Gesetzliche Dokumentationspflicht
Nach dem BAG-Urteil vom September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Dokumentation der Arbeitszeiten einzuführen. In der Gebäudereinigung gilt zudem die Aufzeichnungspflicht nach § 19 AEntG. Papier-Stundenzettel erfüllen diese Anforderungen nur bedingt.
Warum sich Automatisierung in der Gebäudereinigung besonders lohnt
Einige Besonderheiten der Branche machen den Weg von Hand hier besonders aufwendig.
Herausforderung
Hohe Komplexität
- Viele Teilzeitkräfte und Minijobber
- Hohe Fluktuation, also ständig neue Mitarbeitende
- Häufige Objektwechsel, selten jeden Tag dasselbe Objekt
- Unterschiedliche Zuschläge je nach Uhrzeit und Tag
Lösung
Automatisierung
- Jede Stunde wird korrekt dem Objekt zugeordnet
- Neue Mitarbeitende sofort im System
- Zuschläge automatisch je nach Schicht
- Monatsabschluss ohne Stress in Minuten
Am stärksten spürbar ist der Zeitdruck am Monatsende. Die Löhne müssen pünktlich raus, der Steuerberater braucht die Daten früh, und die letzten Stundenzettel kommen erst am 3. oder 4. des Folgemonats an. Bei digitaler Erfassung liegen die Zeiten dagegen in Echtzeit vor, der Abschluss wartet nicht auf den letzten Zettel.
„Früher habe ich zwei Tage lang Stundenzettel abgetippt. Heute läuft alles automatisch, und ich habe endlich wieder Zeit für meine Familie.“
Serkan Efe, Klarschiff Fritzlar (60+ RK)
Zeiterfassung und Lohnexport mit Mendato
Mendato setzt dort an, wo die Lohnabrechnung beginnt: bei der Zeiterfassung. Deine Reinigungskräfte stempeln in der App, auch offline, Papierzettel kommen ab dem Pro-Paket per Scan dazu. In der Zeiterfassung siehst du alle Zeiten auf einen Blick.
Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge nach Tarif berechnet Mendato aus den erfassten Zeiten, ohne dass jemand nachrechnen muss. Jede Kraft hat ein Arbeitszeitkonto mit Soll- und Iststunden, Über- und Minusstunden. Urlaub und Krankmeldungen fließen ab dem Starter-Paket direkt in die Lohndaten ein.
Per Klick exportierst du für den Steuerberater alle Stunden, Zuschläge, Lohnarten, Abwesenheiten, Feiertage und Objektzuordnungen in einer Datei, in einem Format, das DATEV und andere Lohnprogramme direkt importieren. Rückfragen werden damit selten.
Video-Tipp
Wie der Lohndaten-Export in Mendato funktioniert, siehst du in diesem kurzen Erklärvideo: Lohndaten-Export in Mendato
„Mendato spart uns unglaublich viel Zeit. Keine Stundenzettel mehr, alles läuft digital, und der Steuerberater ist endlich zufrieden.“
Carlos Lopes, Piccobello-Hamburg (30+ RK)
Häufige Fragen
Kann ich die Lohnabrechnung automatisieren, wenn einige Mitarbeiter weiterhin Stundenzettel auf Papier abgeben?
Müssen alle Mitarbeiter ein Smartphone nutzen, damit der Prozess funktioniert?
Wie funktionieren automatische Zuschläge bei der Lohnabrechnung?
Wie erkennt das System Überstunden und Minusstunden?
Wie stark reduziert Automatisierung wirklich den Aufwand?
Funktioniert die Automatisierung auch bei hoher Fluktuation?
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