Stundenzettel in der Gebäudereinigung: Pflichtangaben und Rechtslage

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel, auch Stundennachweis oder Arbeitszeitnachweis genannt, ist ein Dokument, auf dem Beschäftigte für jeden Arbeitstag Beginn, Ende, Pausen und die daraus berechnete Nettoarbeitszeit festhalten. Er belegt die geleisteten Stunden und ist die Grundlage der Lohnabrechnung.

Klassisch ist das ein Papiervordruck, meist ein DIN-A4-Blatt mit einer Tabelle, das die Reinigungskraft von Hand ausfüllt. Daneben gibt es Excel-Listen, in denen die Zeiten eingetragen und per Formel summiert werden.

Der Stundenzettel hält die Istzeit fest, also die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Erst der Vergleich mit der vertraglich vereinbarten Sollzeit zeigt, ob jemand seine Stunden erfüllt, Überstunden aufgebaut oder weniger gearbeitet hat.

Pflicht und rechtlicher Rahmen

In der Gebäudereinigung ist die Aufzeichnung der Arbeitszeit Pflicht, ob auf dem Stundenzettel oder in einer App. Die Pflicht stützt sich auf mehrere Rechtsgrundlagen.

Dokumentations­pflicht nach MiLoG und AEntG

Die Gebäudereinigung gehört zu den im Schwarzarbeits­bekämpfungs­gesetz (§ 2a SchwarzArbG) genannten Branchen mit besonderer Missbrauchsgefahr. Arbeitgeber müssen deshalb Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, und zwar spätestens sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag. Diese Dokumentationspflicht gilt unabhängig davon, ob der Mitarbeiter zum Mindestlohn oder darüber bezahlt wird. Rechtsgrundlage sind § 17 MiLoG und § 19 AEntG. Die Aufzeichnungen bewahrst du mindestens zwei Jahre auf, im Inland und auf Deutsch.

Quelle: bmas.de: Dokumentationspflicht

EuGH und BAG: allgemeine Zeiterfassungs­pflicht

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden (Rs. C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System der Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen. Ein Zettel, der Tage später aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, erfüllt diesen Maßstab kaum.

Mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) steht fest: Alle Arbeitgeber in Deutschland müssen ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen. Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung. Das gilt auch für Betriebe, die nicht in den Anwendungsbereich des Schwarzarbeits­bekämpfungs­gesetzes fallen.

Quellen: curia.europa.eu: Pressemitteilung zu C-55/18, bundesarbeitsgericht.de: 1 ABR 22/21

Rahmentarifvertrag: Zuschläge hängen an der Uhrzeit

Der Rahmentarifvertrag für die Gebäudereinigung sieht Zuschläge für Nachtarbeit sowie für Sonn- und Feiertagsarbeit vor. Ob ein Zuschlag anfällt, entscheidet die Uhrzeit. Deshalb gehören Beginn und Ende minutengenau auf den Stundenzettel und nicht nur die Summe der Stunden.

Quelle: die-gebaeudedienstleister.de: Tarifinformationen

Koalitionsvertrag 2025: elektronische Pflicht geplant

Der Koalitionsvertrag 2025 kündigt an, die elektronische Zeiterfassung gesetzlich verpflichtend zu machen. Laut dem Referentenentwurf des BMAS vom Juni 2026 dürften nur Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten dauerhaft auf Papier bleiben, für alle anderen gälten Übergangsfristen von einem bis fünf Jahren. Stand 22. Oktober 2026 hat das Bundeskabinett den Entwurf nicht beschlossen.

Besonderheiten in der Gebäudereinigung

In der Gebäudereinigung sind Stundenzettel seit Jahrzehnten Standard, und das hat strukturelle Gründe. Die Arbeit verteilt sich auf viele Objekte, oft in Rand- und Nachtzeiten. Reinigungskräfte arbeiten häufig allein oder in kleinen Teams, eine zentrale Stechuhr wie im Büro gibt es nicht. Bevor fast jede Reinigungskraft ein Smartphone hatte, war ein Zettel, den man an jedem Objekt ausfüllen kann, die einzige praktikable Lösung.

Dazu kommen viele Minijobs. Für geringfügig Beschäftigte gilt die Dokumentationspflicht in jeder Branche, in der Gebäudereinigung treffen also zwei Pflichten zusammen: die für die Branche und die für die Beschäftigungsart.

Objektbezogene Zeiterfassung

Die Gesamtarbeitszeit pro Tag reicht in der Gebäudereinigung nicht aus. Lohnabrechnung, Nachkalkulation und Controlling brauchen die Stunden je Reinigungsobjekt, deshalb gehört das Objekt auf jeden Stundenzettel.

Was muss auf dem Stundenzettel stehen?

Ein vollständiger Stundenzettel in der Gebäudereinigung enthält mindestens diese Angaben. Das BMAS stellt auf seiner Website einen Musterbogen bereit, der die Pflichtfelder abdeckt. Drei kostenlose Vordrucke für Tag, Woche und Monat findest du in unserer Stundenzettel-Vorlage.

Laut BMAS sind Unterschriften weder vom Arbeitgeber noch vom Arbeitnehmer gesetzlich vorgeschrieben. Für die Richtigkeit haftet der Arbeitgeber. In der Praxis lassen viele Betriebe trotzdem unterschreiben, um sich zusätzlich abzusichern.

Typische Probleme mit Papier­stundenzetteln

Im Alltag einer Reinigungsfirma führen handschriftliche Stundenzettel immer wieder zu denselben Problemen.

Unleserliche Handschrift

Reinigungskräfte füllen Stundenzettel oft unter Zeitdruck aus, zwischen zwei Objekten oder kurz vor Feierabend. Unleserliche Zahlen führen zu Rückfragen, Verzögerungen und schlimmstenfalls zu falschen Lohnabrechnungen.

Nachträgliches Ausfüllen

Viele Reinigungskräfte sammeln ihre Zeiten und tragen sie erst am Wochenende oder Monatsende nach. Aus dem Gedächtnis notierte Zeiten sind ungenau, und eine Monatsliste, die in einem Zug geschrieben wurde, gilt bei einer Prüfung als wenig verlässlich.

Zettel gehen verloren

Zwischen Objekt, Fahrzeug, Büro des Objektleiters und Lohnbuchhaltung legen Papierstundenzettel einen langen Weg zurück. Jeder Zwischenschritt ist eine Gelegenheit, dass der Zettel verschwindet. Fehlt der Nachweis bei einer Zollkontrolle, wird es teuer.

Nachträgliche Manipulation

Handschriftliche Einträge lassen sich leicht ändern, von der Reinigungskraft ebenso wie vom Vorgesetzten. Im Streitfall steht dann Aussage gegen Aussage.

Zeitverzögerung bis zur Lohnabrechnung

Papierstundenzettel müssen eingesammelt, geprüft, sortiert und manuell in das Lohnsystem übertragen werden. Beim Abtippen entstehen Zahlendreher, vergessene Pausen und falsche Objektzuordnungen. Bei 50 Reinigungskräften an 30 Objekten kommen so schnell mehrere Stunden pro Woche zusammen, allein für das Übertragen.

Kein aktueller Überblick

Mit Papierstundenzetteln erfährst du erst am Monatsende, wie viele Stunden tatsächlich geleistet wurden. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz, etwa eine Überschreitung der 10-Stunden-Grenze, fallen erst bei der Nachbearbeitung auf.

Papier, Excel und App im Vergleich

Viele Betriebe steigen vom Papier zuerst auf Excel um. Das spart das Rechnen von Hand, die Zeiten tippt aber weiterhin jemand ab. Die Tabelle stellt die drei Erfassungsarten nebeneinander.

In fünf Schritten vom Papier zur App

Der Umstieg ist selten ein Kraftakt. Die größere Hürde ist meist die Gewohnheit, nicht die Technik. Dieser Fahrplan hat sich in Reinigungsbetrieben bewährt.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Halte fest, wie viele Mitarbeitende an wie vielen Objekten arbeiten und wie ein Stundenzettel heute vom Ausfüllen bis zum Lohnexport läuft. Die Schwachstellen, die du dabei notierst, sind später deine Argumente für den Umstieg.

Schritt 2: Passende Branchensoftware wählen

Nicht jede Zeiterfassungs-App passt zur Gebäudereinigung. Achte auf objektbezogene Erfassung, GPS-Stempelung, Offline-Fähigkeit und eine Schnittstelle zu deinem Lohnsystem. Branchensoftware wie Mendato ist für Gebäudedienstleister gebaut und bringt diese Funktionen mit.

Schritt 3: Hybridmodell nutzen

Viele Betriebe fahren für 2–4 Wochen zweigleisig: Die Reinigungskräfte stempeln digital per App, füllen aber parallel noch den Papierzettel aus. In diesem Hybridmodell vergleichst du beide Ergebnisse, und alle Beteiligten gewinnen Vertrauen in das neue System.

Schritt 4: Mitarbeitende schulen

Für die meisten Reinigungskräfte reicht eine 15-minütige Einführung am Smartphone. Zeig dabei, was sie selbst davon haben: eine korrekte Lohnabrechnung, keine Zettel mehr und weniger Rückfragen.

Schritt 5: Papier abschalten

Läuft das digitale System stabil, fällt der Papierzettel weg. Ab dann exportierst du die Stunden per Klick für DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt, siehst die Zeiten in Echtzeit und hast alle Nachweise revisionssicher archiviert. Die Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge nach RTV rechnet Mendato aus den gestempelten Zeiten.

Was du jetzt tun kannst

1. Prüfe, ob deine Zeitdokumentation die gesetzlichen Anforderungen erfüllt: Beginn, Ende und Dauer pro Tag, aufgezeichnet spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag.
2. Rechne aus, wie viele Stunden im Monat das Einsammeln, Prüfen und Übertragen der Papierzettel kostet, und multipliziere sie mit dem Stundenlohn deiner Verwaltungskraft. Das sind deine versteckten Kosten.
3. Teste eine Branchenlösung wie Mendato sieben Tage kostenlos, am besten im Hybridmodell parallel zum Papierzettel.

Häufige Fragen

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