Personalkosten in der Gebäude­reinigung: direkt im Objekt oder über die Gemeinkosten

Was sind direkte und indirekte Personalkosten?

Direkte Personalkosten, auch Personaleinzelkosten genannt, sind alle Personalkosten, die nur wegen eines bestimmten Objekts anfallen. Indirekte Personalkosten, auch Personalgemeinkosten, entstehen für mehrere Objekte oder den ganzen Betrieb. Die Prüffrage ist einfach: Fiele diese Stunde weg, wenn du das Objekt verlierst? Dann ist sie direkt. Die Stunden deiner Reinigungskraft im Bürogebäude fallen weg, die Stunden deiner Lohnbuchhalterin nicht.

Die Unterscheidung entscheidet, wo die Kosten in der Kalkulation landen. Direkte Kosten rechnest du in die Stunden und den Preis des Objekts und prüfst sie dort in der Nachkalkulation. Indirekte Kosten verteilst du über den Gemeinkostenzuschlag auf alle Objekte. Urlaub, Feiertage und Krankheit der Reinigungskräfte sind übrigens direkte Kosten: Sie stecken über die produktiven Stunden in jeder Reinigungsstunde, in Lohngruppe 1 mit 23,17 € statt 18,45 €.

Direkte Personalkosten im Objekt

Den größten Teil kennst du aus der Vorkalkulation: die geplanten Reinigungsstunden. Dazu kommen Kosten, die in keiner Planung stehen, aber trotzdem genau ein Objekt betreffen:

Wie schnell solche Kosten den Gewinn eines Objekts aufzehren, zeigt ein Monat im Bürogebäude mit 600 m². Geplant sind 45,12 Stunden, also 1.045,43 € Lohnkosten. Dann wechselt eine Reinigungskraft, die neue arbeitet an zwei langen Tagen mit ihr zusammen (6,46 Stunden), und nach einer Reklamation im Sanitär gibt es eine Nachreinigung (1,5 Stunden):

Die zusätzlichen 184,44 € sind mehr als der kalkulierte Gewinn von 100,16 €. Nach Abzug der Gemeinkosten von 208,91 € bleibt in diesem Monat ein Verlust von 84,28 €. Steckst du Einarbeitung und Nachreinigung in die Gemeinkosten, siehst du das nicht, und das Objekt sieht in der Auswertung besser aus, als es ist.

Indirekte Personalkosten: Objektleitung, Planung, Büro

Indirekte Personalkosten sind vor allem die Gehälter der Menschen, die nicht selbst reinigen, aber dafür sorgen, dass gereinigt wird:

Schwierig wird es bei Menschen mit zwei Rollen. Eine Vorarbeiterin, die 25 Stunden pro Woche selbst im Objekt reinigt und 5 Stunden andere Objekte kontrolliert, verursacht 25 Stunden direkte und 5 Stunden indirekte Kosten. Trenn das in der Zeiterfassung, sonst erscheint ihr Objekt teurer und die anderen billiger, als sie sind. Ähnlich bei Springern: Die Stunden, in denen sie eine Kraft in einem Objekt vertreten, sind direkte Kosten dieses Objekts. Bezahlte Bereitschaft ohne Einsatz ist indirekt und gehört in die Gemeinkosten oder in die Reserve, die du über die produktiven Stunden einplanst.

Wie du aus diesen Kosten einen Prozentsatz für die Kalkulation machst, steht im Artikel Gemeinkostenzuschlag. Wichtig ist nur, dass jede Kostenart an genau einer Stelle auftaucht: Rechnest du die Objektleitung je Objekt ab, gehört sie nicht zusätzlich in den Gemeinkostenzuschlag.

Objektleitung auf Objekte verteilen

Die Objektleitung ist der größte indirekte Posten und der, bei dem sich ein eigener Schlüssel am ehesten lohnt. Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: Eine Objektleiterin verdient 4.200 € brutto im Monat, mit 23 % Lohnnebenkosten 5.166,00 €, dazu 600 € für den Dienstwagen. Zusammen 5.766,00 € im Monat. Sie betreut Objekte mit zusammen 2.400 Reinigungsstunden im Monat und macht dabei rund 120 Kontrollbesuche.

5.766,00 € ÷ 2.400 Std. = 2,40 € je Reinigungsstunde

Das sind 10,4 % der Lohnkosten je produktive Stunde, also rund die Hälfte der 20 % Gemeinkosten aus dem Beispiel. Verteilst du nach Stunden, trägt jedes Objekt seinen Anteil nach Größe. Brauchen manche Objekte deutlich mehr Aufmerksamkeit, ist der Schlüssel nach Kontrollbesuchen genauer (5.766,00 € ÷ 120 = 48,05 € je Besuch):

Die Arztpraxis braucht weniger Stunden als das Bürogebäude, aber viermal so viele Kontrollen. Nach Stunden verteilt kostet sie die Objektleitung 72 €, nach Besuchen 384,40 €. Welcher Schlüssel passt, hängt davon ab, wie verschieden deine Objekte sind. Für die meisten Betriebe reicht der Gemeinkostenzuschlag, ergänzt um einen Aufschlag für Objekte mit besonderem Kontrollaufwand.

Wie hoch ist der Personalkostenanteil?

Personal ist in der Gebäudereinigung mit Abstand der größte Kostenblock. Nach dem Branchenmonitor Gebäudereinigung der Hans-Böckler-Stiftung (2017, auf Basis von Daten des Statistischen Bundesamts) machen Personalkosten in der allgemeinen Gebäudereinigung 74,7 % der Gesamtkosten aus. Im Rechenbeispiel dieser Serie ist der Anteil höher, weil dort alle übrigen Kosten einschließlich Reinigungsmitteln und Maschinen in 20 % Gemeinkosten stecken: Die Lohnkosten der Reinigungskräfte machen 83,3 % der Selbstkosten und 77,2 % des Preises aus, ohne die Objektleitung.

Für dich ist der Anteil je Objekt aussagekräftiger als der Branchenwert. Mit den Annahmen dieser Serie gilt: Liegen die direkten Personalkosten eines Objekts über 77,2 % des Umsatzes, sinkt der Gewinn unter den kalkulierten Wert. Ab 83,3 % deckt das Objekt nicht einmal mehr seinen Anteil an den Gemeinkosten. Das sind die Grenzen, ab denen du in der Nachkalkulation genauer hinsehen solltest, und die Grundlage des Deckungsbeitrags.

Personalkosten in Mendato

Die direkten Personalkosten eines Objekts misst Mendato aus der Zeiterfassung: Jede Stunde wird dem Einsatz und damit Auftrag und Objekt zugeordnet, Zuschläge rechnet Mendato nach dem Rahmentarifvertrag aus den Uhrzeiten. Reklamationen erfasst du als Ticket am Objekt (ab dem Starter-Paket) und planst die Nachreinigung direkt aus dem Ticket als Einsatz, so landen ihre Stunden beim richtigen Objekt.

Im Controlling (Pro-Plus-Paket) siehst du je Auftrag und Objekt Umsatz, Kosten und Ergebnis. Die Kosten sind dort die direkten Personalkosten: Lohn, Lohnnebenkosten, Zuschläge und die Kosten von Subunternehmern. Dazu kommen Plan-Zeit und Ist-Zeit mit Differenz, Fahrtzeit und Fahrtweg je Auftrag und die Top- und Flop-Aufträge des Monats. Aus dem Ergebnis eines Auftrags müssen Objektleitung, Büro und Gewinn bezahlt werden.

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