Kurz gesagt
- QR-Code-Zeiterfassung erfasst nur die Anwesenheit im Objekt: Code scannen, Zeit gebucht. Für Fahrzeiten, Aufgaben und Zuschläge brauchst du ein weiteres System.
- Mendato ist eine Branchensoftware für Gebäudereiniger, die von der GPS-Zeiterfassung per App über den Lohndaten-Export bis zum Kundenportal reicht. (Quelle: mendato.com)
- Faustregel: Bei weniger als 10 Objekten ohne Fahrzeiten kann ein QR-Code reichen. Mit jedem weiteren Objekt wächst der Aufwand für Druck, Ersatz und Kontrolle der Codes.
Zeiterfassung ist mehr als „Kommen und Gehen“
QR-Code-Zeiterfassung war für viele Reinigungsbetriebe der erste Schritt weg vom Papier. In jedem Objekt hängt ein Code, die Reinigungskraft scannt ihn beim Kommen und Gehen. Diese Einfachheit ist die Stärke der Methode und zugleich ihre Grenze.
Im Reinigungsbetrieb hängt an der Zeiterfassung aber mehr: die Dokumentationspflicht, Fahrzeiten zwischen Objekten, die Berechnung der Zuschläge und die Qualitätskontrolle. Dieser Vergleich zeigt, welche davon ein QR-Code abdeckt und welche nicht.
Erfassungsmethode oder Branchensoftware
QR-Code
Zeiterfassungsmethode
- Erfasst Anwesenheit per Scan
- Objektbezogen durch physischen Code
- Kein eigener Funktionsumfang
- Immer abhängig vom System dahinter
Mendato
Branchensoftware Gebäudereinigung
- Betriebsorganisation für Gebäudereiniger
- Struktur: Kunde → Objekt → Auftrag → Einsatz
- Planung, Zeiterfassung, Lohn und Abrechnung verbunden
- Unterhalts- und Sonderreinigung als Kern
Ein QR-Code ist keine Software, sondern eine Erfassungsmethode. Ob die erfasste Zeit mit den Zuschlägen nach Rahmentarifvertrag und gegen die Sollzeiten verarbeitet wird, entscheidet das System dahinter.
Mendato ist eine Branchensoftware mit den Bereichen Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Die Zeiterfassung ist dort ein Baustein unter mehreren.
Ist QR-Code-Zeiterfassung manipulationssicher?
Ein statischer QR-Code ist nur bedingt manipulationssicher: Er lässt sich abfotografieren, per WhatsApp weitergeben oder ausdrucken und dann außerhalb des Objekts scannen. GPS-Prüfung oder dynamische Codes helfen dagegen, nehmen dem QR-Code aber seinen eigentlichen Vorteil, die Einfachheit.
Mendato erfasst den Check-in per App mit GPS am jeweiligen Objekt. Zeit, Objekt und Standort werden dabei automatisch gespeichert, Abweichungen lassen sich prüfen und Muster erkennen. (Video: Zeiterfassung)
QR-Code ohne Zusatzmechanik
- Code abfotografiert & weitergegeben
- Check-in außerhalb des Objekts möglich
- Keine automatische Standortprüfung
- Manipulation schwer nachvollziehbar
Mendato GPS-Check-in
- Standort automatisch erfasst
- Abweichungen in der Web-App sichtbar
- Muster erkennbar (Dashboard)
- Kein physisches Medium nötig
Pflicht zur verlässlichen Zeiterfassung
Laut Bundesarbeitsgericht müssen Arbeitgeber ein verlässliches System zur Zeiterfassung bereitstellen. Ein statischer QR-Code erfüllt das nur bedingt, weil ihm die Manipulationssicherheit fehlt.
Leicht für Mitarbeitende, aufwendig für den Betrieb
Für Reinigungskräfte sind QR-Code-Systeme denkbar einfach: Code scannen, fertig. Der Betrieb dagegen muss die Codes dauerhaft drucken, anbringen und ersetzen, etwa wenn ein Code abgerissen ist, ein falscher hängt oder das Objekt mehrere Eingänge hat. Bei 50–200 Objekten wird daraus eine eigene Verwaltungsaufgabe.
Bei Mendato reicht eine kurze Einweisung in die App. Im Objekt wird nichts gedruckt oder angebracht, und es gibt kein Ticket „QR-Code fehlt“. Wer noch nicht digital arbeiten kann, schreibt im Hybridmodell weiter Stundenzettel auf Papier, die ab dem Pro-Paket per Foto importiert werden.
Praxisbeispiel
Ein Betrieb mit 80 Objekten müsste bei QR-Codes regelmäßig Codes nachdrucken und austauschen. Mit Mendato entfällt das, ein neues Objekt ist in wenigen Minuten angelegt.
Fahrzeiten zwischen Objekten
QR-Codes erfassen nur die Zeit im Objekt. Sobald Fahrzeiten erfasst werden müssen, braucht es Excel, Papier oder ein zweites System. Das bedeutet Nacharbeit und führt zu Fehlern in der Lohnabrechnung.
Mendato bildet Objektzeiten, Fahrzeiten und Übergänge in einem System ab, ohne Excel-Liste daneben. Beim Fahrtbeginn setzt die App einen GPS-Punkt, die Strecke selbst wird nicht verfolgt. (Video: Zeiterfassung)
QR-Code
Nur Objektzeit
- Erfasst Start/Stopp im Objekt
- Fahrzeiten: Extra-System nötig
- Medienbruch bei Lohnabrechnung
- Keine Tourübersicht möglich
Mendato
Ganzer Arbeitstag
- Objekt- und Fahrzeiten in einem System
- Automatische Übergangszeiten
- Sauberer Lohn-Export ohne Lücken
- Tourenplanung inklusive
Zuschläge und Lohnvorbereitung
Ein QR-Code löst nur die Buchung aus, die Rechenlogik steckt im System dahinter. Davon hängt ab, ob Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge berechnet werden. Viele Betriebe rechnen sie am Monatsende trotzdem in Excel nach.
Mendato berücksichtigt bei jeder erfassten Zeit Uhrzeit, Wochentag, Feiertag und Einsatzart. Die Zuschläge nach dem Rahmentarifvertrag (Quelle: RTV Gebäudereinigung) stehen berechnet im Lohndaten-Export, den du per Klick erzeugst, zum Beispiel für DATEV. So übernimmt Mendato die vorbereitende Lohnbuchhaltung, und das Nachrechnen in Excel entfällt. Das spart pro Monat mehrere Stunden Büroarbeit.
Fotos, Aufgaben, Tickets und Urlaub
Ein QR-Code kann genau eines: die Anwesenheit buchen. Fotos, Aufgaben, Reklamationen und Urlaubsanträge laufen dann über WhatsApp, E-Mail oder Papier.
Mendato führt diese Themen in einem System zusammen. Reklamationen laufen über das Ticketsystem statt über WhatsApp, Einsatzberichte mit Fotos sind die Grundlage der Qualitätskontrolle im Objekt, und der Dienstplan ist direkt mit der Zeiterfassung verknüpft. Tickets, Aufgaben und Abwesenheiten gibt es ab dem Starter-Paket.
QR-Code: Nur Anwesenheit
- Keine Fotodokumentation
- Keine Checklisten oder Aufgaben
- Keine Reklamationen oder Tickets
- Keine Urlaubsanträge
Mendato: ein System für den Einsatz
- Fotos je Objekt und Einsatz
- Aufgaben je Auftrag zum Abhaken
- Ticketsystem für Reklamationen
- Urlaubsplaner und Abwesenheiten
„Viele Softwarelösungen getestet, nur Mendato konnte die komplexen Behörden-Prozesse abbilden.“
Ömer Güler, Kontep Dienstleistungen (100+ RK)
Günstig pro Code, teuer im Betrieb
QR-Code-Systeme wirken günstig, denn der Druck kostet fast nichts. Die eigentlichen Kosten entstehen im laufenden Betrieb: Einrichtung pro Objekt, Ersatz, Kontrollen und Fahrten dorthin. Bei dynamischen Codes kommen Tablets hinzu.
Bei Mendato zahlst du einen festen Paketpreis, Kosten pro Objekt fallen kaum an. Mit wachsender Zahl an Objekten wird das insgesamt günstiger als eine QR-Lösung mit Hardware. (Preise)
Großkunden wollen Nachweise statt Hardware
Früher wollten viele Auftraggeber Terminals oder QR-Codes in ihren Objekten sehen. Heute fragen gerade Behörden und Großkunden eher nach Transparenz, Echtzeit-Nachweisen und digitalen Portalen. Portale und SLA-Tracking ersetzen dort zunehmend den QR-Code im Objekt.
Mendato hat dafür ab dem Pro-Paket ein eigenes Kundenportal (Video), in dem Auftraggeber Einsatzzeiten, Fotos und Tickets in Echtzeit sehen.
Preise und Kostenstruktur
QR-Code-Lösung
Variabel (je nach Anbieter + Hardware)
- Software (Basis): 0–50 €/Mon.
- Codes drucken & ersetzen: laufend
- Tablets/Terminals (optional): ab 200 €/Stück
Mendato
Paketpreise
- bis 15 RK: 99 €/Mon.
- 16–30 RK: 199 €/Mon.
- 31–50 RK: 299 €/Mon.
- 51–100 RK: 499 €/Mon.
Die Paketpreise von Mendato beginnen bei 99 € im Monat. Testen kannst du 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. (Mendato Preise)
Bewertungen
Für QR-Code-Zeiterfassung als Methode gibt es kein eigenes Bewertungsprofil, die Bewertungen hängen am jeweiligen Anbieter. Mendato wird auf Google bewertet:
| Anbieter | Verschiedene Anbieter | |
|---|---|---|
| QR-Code-Lösungen | je nach Anbieter | – |
| Mendato | – | 5,0 von 5 (77 Bewertungen) |
Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026
„Von nicht-cloudbasierter Software zu Mendato: kein Bürozwang mehr, keine Stundenzettel.“
Carlos Lopes, Piccobello-Hamburg (30+ RK)
QR-Code vs. Mendato auf einen Blick
| Kriterium | QR-Code | Mendato |
|---|---|---|
| Produktansatz | Erfassungsmethode | Branchensoftware |
| Branchenfokus | Branchenunabhängig | Gebäudereinigung |
| Onboarding Mitarbeitende | Sehr einfach | Etwas erklärungsbedürftig |
| Einrichtung pro Objekt | Erforderlich | Nicht notwendig |
| Manipulationsschutz | Schwach (ohne GPS) | Stark (GPS-Check-in) |
| Fahrzeiten abbildbar | Nein | Ja · Video |
| Zuschläge/RTV | Abhängig vom System | Integriert · Video |
| Hybridmodell (Papier und App) | Nein | Ja, Foto-Import ab Pro-Paket · Video |
| Fotodokumentation | Nein | Ja |
| Aufgaben je Auftrag | Nein | Ja, ab Starter-Paket |
| Reklamationen und Tickets | Nein | Ja, ab Starter-Paket · Video |
| Kundenportal | Nein | Ja, ab Pro-Paket · Video |
| Dienstplan | Nein | Ja · Video |
| Skalierbarkeit | Mittel bis schlecht | Hoch |
| Preismodell | Variabel plus Kosten je Objekt | Paketpreise ab 99 € |
Welche Lösung passt zu deinem Betrieb?
QR-Code-Zeiterfassung
QR-Code-Zeiterfassung funktioniert weiterhin für kleine Betriebe mit wenigen Objekten und ohne Fahrzeiten. Wächst der Betrieb, steigt der Aufwand für die Codes, und für Fahrzeiten, Aufgaben, Reklamationen und Zuschläge kommt ein zweites System dazu. Einen Schutz vor Manipulation gibt es nur mit zusätzlicher Technik.
Mendato
Mendato passt zu Betrieben mit mehr als 10 Objekten, die Planung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung in einem System führen wollen. Die Zeiterfassung per App mit GPS-Check-in ist dabei die Grundlage für Dienstplan, Lohndaten-Export und Kundenportal. Laut IHK München wird die digitale Zeiterfassung ohnehin zur Pflicht.
Quellen
BAG: Zeiterfassungspflicht · IHK München · BfDI Datenschutz · Haufe
So hilft dir Mendato
In der Mitarbeiter-App stempeln Reinigungskräfte im Objekt ein und aus, auch ohne Netz, und können ihre Zeiten danach nicht mehr ändern. Für jedes Objekt legst du einen Radius fest, und die Web-App zeigt dir, wie weit jemand beim Einstempeln vom Objekt entfernt war. Die Differenz zwischen Soll- und Ist-Zeit wird im Zeitkonto gebucht, den Lohnexport für DATEV, Lexware oder Agenda startest du per Klick. Zeiterfassung, Zeitkonto und Lohnexport sind in allen Paketen enthalten.
Häufige Fragen
Warum von QR-Code-Zeiterfassung auf eine App wechseln?
Kann man QR-Code-Zeiterfassung manipulationssicher machen?
Was ist mit älteren Mitarbeitenden, die keine App nutzen können?
Was wollen Behörden und Großkunden heute?
Was kostet Mendato im Vergleich zu QR-Code-Lösungen?
Kann Mendato auch Fahrzeiten erfassen?
Gibt es eine Testphase bei Mendato?
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