Mendato vs. orgaMAX: Buchhaltung und Abrechnung für Gebäudereiniger im Vergleich

Worauf es bei der Buchhaltung im Reinigungsbetrieb ankommt

Dieser Vergleich konzentriert sich auf die Buchhaltung, wie Gebäudedienstleister sie im Alltag brauchen: Rechnungsstellung, Mahnwesen, Zahlungseingänge, Bankabgleich, E-Rechnungen und Auswertungen. Eine Rechnung von Hand zu schreiben, können heute viele Tools. Entscheidend ist, wie weit sich die Rechnungserstellung automatisieren lässt, wie zuverlässig das Forderungsmanagement arbeitet und wie eng die Abrechnung mit der Arbeit im Objekt verbunden ist.

orgaMAX versteht sich als zentrale Büro- und ERP-Software für kleine und mittlere Unternehmen, mit Rechnungen, Finanzen, Banking und Steuerauswertungen. (Quelle: orgamax.de)

Mendato ist für Unterhaltsreinigung und Gebäudereinigung gebaut. Die Buchhaltung hängt dort an Objekten, Aufträgen, Einsätzen und Nachweisen, statt für sich zu stehen.

Produktfokus: ERP oder Branchensoftware

orgaMAX richtet sich als ERP-Lösung an viele Branchen. Das ist ein Vorteil, wenn du klassische Büro- und ERP-Abläufe suchst. Hängt deine Abrechnung stark an Objekten, Einsätzen und Nachweisen, kann es ein Nachteil sein. (Quelle: orgamax.de)

Mendato deckt die Prozesskette im Reinigungsbetrieb ab, von der operativen Planung über die Abrechnung und die vorbereitende Lohnbuchhaltung bis zum Controlling im Pro-Plus-Paket.

Zentrale Bürosoftware vs. rollenbasierte Bereiche

orgaMAX denkt in einer kaufmännischen Zentrale, in der Angebote, Rechnungen und Buchhaltung zusammenlaufen. Es gibt eine lokale Windows-Variante und eine Cloud-Version. (Quelle: orgamax.de)

Mendato ist in spezialisierte Bereiche aufgeteilt: Aufträge (Objektleitung/Dispo), Operations (Reinigungskräfte: Zeiten, Urlaub, Nachweise), Buchhaltung (Rechnungen, Korrekturen, Lohnvorbereitung) und Controlling (Kennzahlen). Jede Rolle arbeitet in ihrem Bereich, die Daten aus der Ausführung fließen in die Abrechnung.

Kunden mit vielen Objekten abbilden

In der Gebäudereinigung hat ein Kunde selten nur einen Standort. Meist sind es mehrere Objekte, und jedes hat eigene Regeln: Rechnungsempfänger, Bestellnummern, Preise, Intervalle, Schließzeiten.

orgaMAX arbeitet mit Stammdaten und Vorgängen (Auftrag, Lieferschein, Rechnung). Du kannst Lieferadressen als Variablen in Textbausteinen nutzen und Projekte anlegen. (Quelle: orgamax.de) Für wenige Objekte funktioniert das oft gut. Mit vielen Objekten wird es komplex, weil eine eigene Ebene Kunde → Objekt → Auftrag fehlt.

Mendato bildet diese Ebenen direkt ab: Kunde (z. B. „Filialist GmbH“), darunter Objekte (z. B. „Filiale Hamburg“, „Filiale Berlin“), darunter Aufträge (z. B. Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Sonderreinigung). Pro Objekt kannst du eigene Rechnungsadressen, Hinweise, Positionen und Sonderregeln hinterlegen.

Der Prozess vor der Rechnung

Aufwendig ist in Reinigungsfirmen selten die Rechnung selbst, sondern der Weg dorthin: Reklamationen, Schließzeiten, fehlende Nachweise, Änderungen bei Sonderreinigungen. Deshalb brauchst du eine Stelle, an der du Leistungen prüfst, bevor du sie fakturierst.

orgaMAX deckt die klassischen Buchhaltungsbausteine ab: offene Posten, automatische Mahnungen und Zahlungsabgleich. Das ist Forderungsmanagement, also alles, was nach dem Versand der Rechnung passiert. (Quelle: orgamax.de)

Mendato setzt vor der Rechnung an. Die Postenliste verbindet Betrieb und Buchhaltung: Du siehst, welche Leistungen abrechnungsreif sind, und prüfst Ausnahmen, bevor die Rechnung rausgeht. Das reduziert Korrekturen, Stornos und Rückfragen.

Monatliche Unterhalts­reinigung automatisieren

In der Unterhaltsreinigung soll nicht jeden Monat dieselbe Rechnung neu entstehen. Gesucht ist ein Ablauf, der von selbst läuft und bei Abweichungen trotzdem kontrollierbar bleibt.

orgaMAX bietet dafür ein Add-on „Abo-Rechnung“. Du legst eine Vorlage an, wählst ein Intervall (monatlich, quartalsweise, jährlich) und aktivierst den automatisierten Versand. Anpassungen wie Preisänderungen sollen flexibel möglich sein. (Quelle: orgamax.de)

Mendato geht anders vor: Die wiederkehrende Abrechnung entsteht aus Objekt und Auftrag. Aus Einsätzen, Zeiten und Mengen werden Posten, die du vor dem Versand prüfen kannst. So bleibt auch bei automatisierter Abrechnung Raum für typische Reinigungsfälle wie „diesen Monat war zu“, „hier gab es eine Reklamation“ oder „die Menge hat sich geändert“, und Abweichungen fallen auf, bevor sie zu Korrekturen und Stornos führen.

E-Rechnung: was seit 2025 Pflicht ist

E-Rechnungen werden im B2B-Bereich stufenweise Pflicht. Seit 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können. Für den Versand gibt es Übergangsregeln. (Quelle: BMF)

orgaMAX erklärt die stufenweise Umstellung und bietet eine eigene Checkliste zur E-Rechnung (EN-16931, XRechnung, ZUGFeRD). (Quelle: orgamax.de)

Mendato kann E-Rechnungen ebenfalls abbilden, eingebettet in die Objekt- und Abrechnungslogik der Gebäudereinigung.

Mengen, Zeiten & Arbeitsscheine in der Buchhaltung

Bei Sonderreinigung, Baureinigung, Glasreinigung oder mengenbasierten Leistungen (z. B. Zimmer, Container) hängt die Rechnung an operativen Daten. Kommen sie zu spät, wartet die Buchhaltung, und die Objektleitung muss nachtelefonieren.

orgaMAX bietet eine Projektzeiterfassung als Add-on. Zeiten lassen sich Projekten zuordnen und in die Rechnungsstellung integrieren. (Quelle: orgamax.de) Für Gebäudereiniger heißt das: Du müsstest Objekte als Projektstruktur nachbauen. Eine automatische Kette „Menge, Nachweis, Abnahme → abrechnungsreif“ ist auf den Funktionsseiten nicht als Standardprozess beschrieben.

Mendato ist für diese Daten aus dem Objekt gebaut. Zeiten, Mengen und Nachweise entstehen im Betrieb und gehen als Grundlage in die Abrechnung, etwa bei Zimmern, Containern, Sonderreinigung oder Glasreinigung mit Arbeitsschein und Unterschrift.

Steuermeldung und Zahlungsabgleich

UStVA / ELSTER

orgaMAX bietet die UStVA als Steuerformular mit ELSTER-Prüfung und Versand. (Quelle: orgamax.de)

Mendato setzt früher in der Kette an: bei der Vorbereitung der abrechnungsrelevanten Daten und beim Export ins Zielsystem (z. B. DATEV, Lexware). Die UStVA selbst erledigst du dann im jeweiligen Buchhaltungs- oder Steuerprozess.

Bankmatching

orgaMAX bietet Online-Banking-Anbindung oder CSV/Excel-Import. Der Zuordnungs-Assistent macht automatische Vorschläge. (Quelle: orgamax.de)

Mendato importiert ab dem Starter-Paket Banktransaktionen und gleicht sie automatisch über Betrag, Verwendungszweck und Referenzen ab.

Abrechnung mit Subunternehmern

Subunternehmer gehören in der Gebäudereinigung zum Alltag. Beim Wort Gutschrift lohnt es sich zu unterscheiden: Es gibt die Rechnungskorrektur an den Kunden und das Gutschriftverfahren für Subunternehmer (Abrechnungsgutschrift, Self-Billing).

orgaMAX erklärt, wie du eine Gutschrift als Korrekturbeleg zur Rechnung erstellst. Für Lieferantengutschriften gibt es einen Workaround über negative Eingangsrechnungen. Einen eigenen Standardprozess, um Subunternehmer per Abrechnungsgutschrift abzurechnen, beschreiben die Hilfeseiten nicht als Kernfunktion.

Mendato behandelt Subunternehmer ab dem Pro-Paket als eigenen Ablauf: Die Leistungen werden strukturiert erfasst, per Gutschrift abgerechnet und mit den Leistungs- und Abrechnungsdaten verknüpft. Das reduziert typische Fehler wie falsche Zuordnung oder doppelte Abrechnung. (Video: Gutschriften in Mendato)

Kennzahlen: kaufmännisch vs. objektbezogen

orgaMAX bietet kaufmännische Auswertungen wie Umsatz, Rohgewinn, Ausgabenstatistiken und BWA, anpassbar nach Zeitraum, Region oder Kundenkategorie. (Quelle: orgamax.de)

Bei Mendato folgen die Kennzahlen der Reinigungslogik: pro Kunde, pro Objekt, pro Auftrag. Das Controlling gehört zum Pro-Plus-Paket. Für eine ABC-Analyse der Objekte heißt das: Du siehst nicht nur den Umsatz pro Kunde, sondern erkennst, welches Objekt oder welcher Auftrag ihn treibt.

Preise & Kostenstruktur

Direkt vergleichen lassen sich die Preise nur bedingt. Die Online-Pakete von orgaMAX sind günstiger und decken die Buchhaltung ab. Mendato ist im Einstieg teurer, enthält aber schon im kleinsten Paket neben den Rechnungen auch Einsatzplanung, Zeiterfassung und Lohnexport. (Preise orgaMAX Online | Preise orgaMAX ERP)

orgaMAX vs. Mendato auf einen Blick

orgaMAX oder Mendato: was passt besser?

Bleibt deine Abrechnung überschaubar, ist orgaMAX eine gute Wahl. Hängt sie an vielen Objekten, Nachweisen und Subunternehmern, passt Mendato besser.

orgaMAX

orgaMAX ist eine solide Bürosoftware für klassische kaufmännische Abläufe: Rechnungen, E-Rechnungen, Zahlungsabgleich, Mahnwesen, UStVA mit ELSTER und wiederkehrende Belege. Bei den typischen Anforderungen der Gebäudereinigung, also vielen Objekten pro Kunde, eigenen Regeln pro Standort, Minderungen, Schließzeiten, Nachweisen und Subunternehmern, wird es über Workarounds aufwendig.

Mendato

Mendato passt, wenn du Abrechnung als Betriebsprozess siehst und nicht als reines Buchhaltungsthema. Die Buchhaltung arbeitet mit der Postenliste vor der Rechnung, mit operativen Daten als Rechnungsgrundlage, mit Dauerrechnungen am Objekt und mit Subunternehmer-Gutschriften. Diese Struktur wächst mit, wenn die Zahl der Objekte steigt.

So hilft dir Mendato

In der Buchhaltung von Mendato schreibst du Einzel- und Dauerrechnungen, auf Wunsch als E-Rechnung nach EN 16931. Offene Rechnungen mahnst du über Mahnstufen an. Muss eine Rechnung zurückgenommen werden, erstellst du eine Stornorechnung über die ganze Rechnung und passt Datum, Einleitungs- und Schlusstext an.

Häufige Fragen

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