Mendato vs. Excel in der Zeiterfassung: Wann die Tabelle für Reinigungsfirmen nicht mehr reicht

Warum Excel für viele Reinigungsfirmen der Einstieg war

Excel ist für viele Reinigungsfirmen der erste Schritt weg vom reinen Papier. Reinigungskräfte füllen Stundenzettel auf Papier aus, das Büro überträgt sie in Excel-Listen. Am Monatsende werden Über- und Unterstunden berechnet und die Daten gehen an den Steuerberater. Am Anfang funktioniert das.

Tabellen sind leicht verständlich und flexibel, fast jeder kann damit umgehen. Die Einstiegshürde ist niedrig, und für sehr kleine Teams reicht das zunächst.

Mit mehr Mitarbeitenden, mehr Objekten, mehr Minijobbern und mehr Zuschlägen wächst der Aufwand: Das Übertragen dauert länger, Fehler häufen sich und Kontrollen werden schwieriger.

Das heißt nicht, dass Excel ein schlechtes Werkzeug ist. Es wurde nur nicht für die Abläufe der Gebäudereinigung gebaut. Dieser Vergleich zeigt, wie sich Excel und Mendato bei Zeiterfassung, Zuschlägen, Rechtssicherheit und Wachstum unterscheiden.

Manuelle Eingabe und typische Fehlerquellen

Excel lebt von manueller Eingabe. Die Zeiten kommen von Papier-Stundenzetteln, aus WhatsApp-Nachrichten oder als telefonische Nachträge und müssen abgetippt, zusammengeführt und kontrolliert werden. Typische Fehler sind falsche Uhrzeiten, vertippte Zahlen, vertauschte Spalten, vergessene Einträge und doppelte Zeilen. Oft gibt es mehrere Versionen derselben Datei: eine im Büro, eine beim Objektleiter, eine beim Steuerberater.

Excel prüft nicht von selbst, ob Pausen fehlen, Zeiten unrealistisch lang sind oder gesetzliche Grenzen überschritten werden. Jede Prüfung ist Handarbeit, und mit jeder Reinigungskraft wächst der Aufwand. In der Lohnabrechnung schlagen Fehler direkt auf Löhne, Zuschläge und das Vertrauen der Mitarbeitenden durch.

Mit Mendato entfällt das Abtippen weitgehend. Die Zeiten entstehen digital und objektbezogen und lassen sich gleich prüfen. Excel verarbeitet die Daten im Nachhinein, Mendato erzeugt sie während der Arbeit.

Zuschläge nach Rahmentarifvertrag

In der Gebäudereinigung sind Zuschläge Alltag: für Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, Feiertage und tarifliche Sonderregelungen nach dem Rahmentarifvertrag (RTV-PDF). Sie sind tariflich geregelt und Teil des Lohns. Falsch berechnete Zuschläge führen zu fehlerhaften Lohnabrechnungen, Nachzahlungen und Problemen bei Prüfungen.

Excel kennt keine Zuschlagsregeln. Alles wird von Hand gerechnet oder über eigene Formeln abgebildet. Typische Probleme sind vergessene Feiertage, Formeln, die sich gegenseitig überschreiben, und Tarifänderungen, die nicht in jeder Datei nachgezogen werden. Excel weiß nicht, welcher Tag ein Feiertag ist oder welche Zuschlagsregel gilt. Quelle: Gebäudereiniger-Innung Berlin, Tariflöhne 2026.

In Mendato sind Zuschläge kein nachträglicher Rechenschritt: Sie werden aus Uhrzeit, Wochentag, Feiertag und Einsatz berechnet, ohne dass du Formeln pflegen musst. Mehr dazu im Video zum Lohndaten-Export.

Excel zeigt nur, was schon passiert ist

In Excel steht nur, was bereits eingetragen wurde, nicht was gerade passiert. Zwischen der Arbeit im Objekt und der Sichtbarkeit im Büro liegen oft Stunden, Tage oder eine ganze Woche. Eine Übersicht, wer gerade anwesend ist und ob alle Objekte besetzt sind, gibt es nicht. Probleme fallen erst auf, wenn es zum Gegensteuern zu spät ist.

Mit Mendato entstehen die Zeiten dort, wo gearbeitet wird. Objektleiter sehen sofort, wer eingecheckt ist, wer fehlt und wo Abweichungen auftreten. Überstundenstände und Auslastung sind tagesaktuell. Mehr dazu im Video zur Zeiterfassung.

Urlaub und Abwesenheiten

In Excel lassen sich Abwesenheiten eintragen, aber nur als Notlösung. Urlaubstage werden von Hand geführt und der Resturlaub per Hand berechnet, die Abwesenheitsarten liegen in getrennten Listen. Urlaubsanträge, Genehmigungen oder eine Prüfung der Kontingente gibt es nicht. Die Folge: Der Resturlaub stimmt nicht, die Planung kollidiert mit genehmigtem Urlaub, Krankmeldungen werden nicht eingetragen.

In Mendato sind Urlaub und Krankheit ab dem Starter-Paket Teil des Systems: digitale Urlaubsanträge, Genehmigungen, Urlaubskonten und die Berechnung des Resturlaubs. Objektleiter sehen, wer verfügbar ist und wo eine Vertretung nötig wird. Mehr dazu im Video zum Urlaubsplaner.

Manipulations­schutz und Datenschutz

Excel-Dateien lassen sich überschreiben, nachträglich ändern, löschen oder kopieren. Oft ist nicht nachvollziehbar, wer welche Zeiten wann und warum geändert hat. Es gibt keine revisionssichere Historie, kein Änderungsprotokoll und keine Zugriffsrechte nach Rollen. Dazu liegen die Dateien häufig lokal auf Rechnern, auf USB-Sticks oder in E-Mail-Anhängen, mit Arbeitszeiten und anderen personenbezogenen Daten. Quelle: Bundesbeauftragter für den Datenschutz.

Mendato speichert jede Zeit direkt im System, mit Zeitstempel, Objekt und klarer Zuordnung. Änderungen werden dokumentiert, Berechtigungen sind rollenbasiert und die Daten liegen zentral geschützt.

Rechtssicherheit nach dem EuGH-Urteil

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einsetzen müssen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Pflicht bestätigt. Quelle: EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung.

Excel ist dafür nicht ausdrücklich verboten, erfüllt die Kriterien aber nur teilweise: Die Daten sind nicht gegen Änderungen geschützt, nicht revisionssicher und werden nicht systematisch kontrolliert. Auch ver.di (Arbeitszeiterfassung) weist darauf hin, dass sich Unternehmen auf strengere Anforderungen einstellen müssen.

In Mendato entsteht die Zeiterfassung im Arbeitsprozess, und Änderungen werden dokumentiert. Damit ist sie nachvollziehbar, kontrollierbar und rechtlich belastbar.

Kosten: günstig in der Lizenz, teuer im Aufwand

Excel wirkt auf den ersten Blick günstig: Office-Lizenz oder Google Tabellen, keine monatlichen Gebühren. Unterschätzt wird der laufende Verwaltungsaufwand für das Abtippen, für Korrekturen, Abstimmungen mit Objektleitern und Rückfragen vom Steuerberater.

Dazu kommen Kosten durch Fehler: falsche Lohnabrechnungen, Nachzahlungen, verlorenes Vertrauen. Ab einer bestimmten Betriebsgröße wird die Datei unübersichtlich und schwer zu pflegen, und der Verwaltungsaufwand wächst schneller als der Umsatz.

Mendato kostet ab 99 € pro Monat. Dafür entfallen die manuelle Dateneingabe, doppelte Arbeit und Korrekturen.

Excel vs. Mendato auf einen Blick

Preise im Überblick

Wer noch mit Tabellen arbeitet, findet bei Mendato kostenlose Vorlagen: eine Arbeitszeitkonto-Vorlage und eine Stundenzettel-Vorlage. Mendato selbst kannst du 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte im eigenen Betrieb testen.

Welche Lösung passt zu dir?

Für ein kleines Team mit wenigen Objekten kann Excel reichen. Für einen wachsenden Betrieb mit Zuschlägen, Minijobbern und mehreren Objekten passt eine Branchensoftware wie Mendato besser.

Excel

Excel funktioniert, solange eine Person den Überblick behält. Mit dem Wachstum verteilen sich die Daten: Zeiten in Tabellen, Zuschläge in Formeln, Urlaube in separaten Listen, die Planung im Kopf. Die größten Kosten sind dann nicht die Lizenzen, sondern die Zeit für Eingaben, Kontrollen, Korrekturen und Rückfragen.

Mendato

Die Zeiterfassung mit Mendato ist kein besseres Excel, sondern ein durchgängiges System: Es trennt Soll-, Plan- und Ist-Zeit, berechnet die Zuschläge und dokumentiert Änderungen. So wird die Zeiterfassung vom Pflichtthema zu einem Werkzeug, mit dem du den Betrieb steuerst.

So hilft dir Mendato

Deine Reinigungskräfte stempeln in der Mitarbeiter-App am Objekt ein und aus, die Zeiten landen ohne Abtippen beim richtigen Auftrag. Die Differenz zwischen Soll- und Istzeit wird im Zeitkonto gebucht, Abwesenheiten und Urlaubskonto kommen ab dem Starter-Paket dazu. Am Monatsende startest du den Lohnexport für DATEV, Lexware oder Agenda per Klick.

Häufige Fragen

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