Mendato vs. TimeTac: Zeiterfassung, Zuschläge und Planung für Gebäudereiniger im Vergleich

Mehr als Zeiten erfassen

Zeiterfassung ist in der Gebäudereinigung die Grundlage für Personalplanung, Lohnvorbereitung, Nachweise gegenüber Kunden und Controlling. Bei der Softwareauswahl stoßen viele Betriebe auf TimeTac und Mendato. Beide bieten digitale Zeiterfassung, lösen aber nicht dieselbe Aufgabe.

Der Vergleich prüft deshalb mehr als die reine Erfassung: wie gut die Software den Alltag einer Gebäudereinigung abbildet, wie sie Unterhaltsreinigung und Sonderreinigung unterscheidet und wie Planung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung ineinandergreifen.

Zeiterfassung als Tool oder als Teil des Betriebs

TimeTac positioniert sich als branchenübergreifende Zeiterfassung für Dienstleister, Handwerk und Verwaltung. Der Schwerpunkt liegt auf der Dokumentation von Arbeitszeiten, nicht auf der Steuerung des Betriebs (Quelle: timetac.com).

Mendato wurde ausschließlich für Gebäudereinigungen entwickelt. Die Zeiterfassung ist hier immer an Objekte und Aufträge gebunden und Teil eines durchgängigen Systems für Planung, Betrieb, Buchhaltung und Controlling. Ziel ist, den Betrieb steuerbar zu machen, nicht nur Zeiten zu erfassen (Quelle: mendato.com/preise).

Zentrale Lösung oder modulare Plattform

TimeTac ist als zentrale Anwendung aufgebaut: eine Web-Oberfläche für Verwaltung, mobile Apps für die Zeiterfassung. Alle Funktionen laufen in einer Oberfläche zusammen. Das ist bewusst einfach gehalten und passt gut zu kleinen Teams mit wenig Rollentrennung.

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht: Reinigungskräfte haben eine einfache Oberfläche, Objektleiter planen ohne Buchhaltungsfunktionen, das Büro erhält strukturierte Daten.

Projekte bei TimeTac, Objekte und Aufträge bei Mendato

TimeTac arbeitet mit Mitarbeitenden, Kunden und Projekten. Zeiten werden auf Projekte gebucht, ein Projekt kann dabei für ein Objekt stehen. Bei einem Kunden mit vielen Objekten und verschiedenen Leistungen wie Unterhalts-, Glas- und Sonderreinigung vermischen sich Zeiten und Verantwortlichkeiten schnell.

Mendato bildet die Branche in der Struktur Kunde → Objekt → Auftrag ab. Jeder Auftrag hat eigene Schichten, Zeiten (Soll, Plan, Ist), Mitarbeitende und Auswertungen. Unterhalts- und Glasreinigung am selben Objekt bleiben so getrennt, auch in der Abrechnung.

Zeiterfassung im Detail

Zeitmodelle

TimeTac arbeitet mit zwei Zeitebenen: Sollzeit auf Mitarbeiterebene und Istzeit aus der Erfassung. Damit weißt du, wie lange gearbeitet wurde, aber nicht, ob es wirtschaftlich war.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit liegt am Auftrag, so erkennst du, ob ein Objekt über- oder unterdeckt ist. Mehr dazu im Artikel Zeiterfassung & Lohnabrechnung bei Mendato.

Erfassungsmethoden

TimeTac bietet mobile App, Web-Zeiterfassung und Terminals, flexibel und branchenneutral. Zeiten werden Mitarbeitenden und optional Projekten zugewiesen, ein Bezug zu Objekt, Leistung oder Schicht ist im System nicht verankert.

Mendato bindet die Zeiterfassung direkt an Einsätze, Schichten und Aufträge. Weil jede Zeit einem Objekt zugeordnet ist, gibt es weniger Fehlbuchungen, weniger Nacharbeit im Büro und weniger Abstimmung mit der Objektleitung (Video: Zeiterfassung).

Hybridmodell

TimeTac ist konsequent auf digitale Zeiterfassung ausgelegt. Für Papier-Stundenzettel gibt es keine strukturierte Integration, Papierzeiten müssen separat gesammelt und von Hand nachgetragen werden.

Mendato erlaubt einen Hybridbetrieb: Mitarbeitende mit Smartphone erfassen per App, Mitarbeitende ohne Smartphone arbeiten mit Papier, und diese Stundenzettel werden digitalisiert. Alle Zeiten laufen zentral zusammen (Video: Stundenzettel-Import in Mendato).

Offline-Zeiterfassung

TimeTac ermöglicht Offline-Zeiterfassung: Zeiten werden lokal auf dem Gerät gespeichert und bei bestehender Verbindung automatisch synchronisiert. In funkarmen Bereichen gehen keine Stempelungen verloren.

Mendato unterstützt ebenfalls Offline-Zeiterfassung. Offline erfasste Zeiten bleiben dabei Einsätzen, Schichten und Aufträgen zugeordnet, nach der Synchronisation ist keine Nachpflege nötig.

Mehrsprachigkeit

TimeTac bietet feste Sprachversionen mit manueller Auswahl. Die Sprache muss aktiv im System eingestellt werden. Bei Gerätewechsel oder neuen Mitarbeitenden entsteht Einrichtungsaufwand.

Mendato übernimmt automatisch die Sprache des Smartphones, Reinigungskräfte nutzen die App ohne Einstellung in ihrer Muttersprache. In gemischten, internationalen Teams spart das Schulungsaufwand und beugt Fehlbedienungen vor.

Standortbezug

TimeTac bietet NFC-basierte Zeiterfassung: Mitarbeitende stempeln per NFC-Tag am Einsatzort. Damit lässt sich belegen, dass vor Ort gestempelt wurde.

Mendato setzt auf GPS, verknüpft mit Objekten und Einsätzen. Beim Ein- und Ausstempeln speichert die App den Standort, und du siehst, ob die Reinigungskraft im Radius des Objekts war, ohne zusätzliche Hardware (Video: GPS-Ortung in Mendato).

Lohnvorbereitung und Zuschläge

Weder TimeTac noch Mendato erstellen selbst Lohnabrechnungen, beide ersetzen kein Lohnprogramm wie DATEV oder LODAS. Der Unterschied liegt darin, wie vollständig und fehlerarm die Daten bei der Lohnbuchhaltung ankommen.

TimeTac liefert erfasste Arbeitszeiten und Abwesenheiten als strukturierte Exporte. Zuschläge nach Rahmentarifvertrag (RTV) müssen extern berechnet werden, im Lohnprogramm, beim Steuerberater oder von Hand. Tarifliche Änderungen werden nicht automatisch berücksichtigt.

Mendato bereitet die Lohnabrechnung aus den operativen Abläufen vor. Die Zuschläge nach Rahmentarifvertrag sind in der Systemlogik verankert: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge berechnet Mendato automatisch. Abwesenheiten fließen in die Lohnvorbereitung ein. Das spart pro Monatsabschluss Stunden an manueller Nacharbeit, besonders in großen Teams mit vielen Zuschlagsfällen, und der Steuerberater bekommt klarere Daten (Video: Lohndaten-Export in Mendato).

Einsatzplanung für Unterhalts- und Sonderreinigung

Unterhaltsreinigung

TimeTac bietet keine eigene Logik für Unterhaltsreinigung. Wiederkehrende Einsätze werden nicht als Schichten oder Intervalle im System geführt. Die eigentliche Einsatzplanung erfolgt außerhalb, per Excel, Wochenplan oder externer Software.

Mendato bildet Unterhaltsreinigung als eigenen Auftrag ab, mit festen Schichten, Intervallen und klarer Zuordnung von Mitarbeitenden. Änderungen schlagen direkt auf Einsatzübersichten, Zeiten und Lohnvorbereitung durch (Video: Dienstplan in Mendato).

Sonderreinigung

TimeTac kann die Zeit für eine Sonderreinigung erfassen. Wer Kapazität hat und welche Qualifikation gebraucht wird, planst du aber außerhalb des Systems.

Mendato behandelt Sonderreinigungen als eigene, disponierbare Aufträge. Die Einsätze sind zentral sichtbar, Mitarbeitende werden gezielt zugewiesen, Änderungen gelten sofort. Der integrierte Personalfinder filtert, wer zur Einsatzzeit keinen anderen Einsatz und keine Abwesenheit hat und wer das Objekt kennt (Video: Personalfinder in Mendato).

Subunternehmer einbinden

TimeTac ist auf eigene Mitarbeitende ausgelegt. Ein eigenes Subunternehmermodell ist öffentlich nicht dokumentiert. Subunternehmer werden außerhalb des Systems verwaltet, Zeiten und Leistungen laufen nicht zusammen.

Mendato bindet Subunternehmer ab dem Pro-Paket über ein eigenes Subunternehmerportal ein. Externe Partner erhalten einen eigenen Zugang, Einsätze werden ihnen zugewiesen und Leistungen dokumentiert. Abgerechnet wird über ein integriertes Gutschriftsystem (Video: Gutschriften in Mendato).

Kundenportal und Reklamationen

TimeTac ist als internes Tool konzipiert, ein Kundenportal ist öffentlich nicht dokumentiert. Nachweise gibst du von Hand weiter, Reklamationen laufen über E-Mail oder Telefon.

Mendato bietet ab dem Pro-Paket ein eigenes Kundenportal: Auftraggeber sehen, ob Mitarbeitende eingecheckt haben und wann Einsätze stattfanden, und können Reklamationen direkt über das integrierte Ticketsystem erfassen. Das reduziert Rückfragen (Video: Kundenportal in Mendato).

Preise und Kostenstruktur

TimeTac rechnet pro Nutzer ab, mit ca. 10 € je Mitarbeitendem. Das ist transparent, steigt aber linear, weil jede Teilzeitkraft gleich viel kostet. Mendato arbeitet mit Paketpreisen, die unabhängig vom Minijob-Anteil kalkuliert sind. Bei 50 Reinigungskräften zahlst du mit Mendato rund 200 € im Monat weniger, bei größerem Funktionsumfang.

Google-Bewertungen im Vergleich

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Mendato-Bewertungen: Stand Oktober 2026

TimeTac vs. Mendato auf einen Blick

Welche Lösung passt zu deinem Betrieb?

TimeTac

TimeTac ist eine solide, branchenübergreifende Zeiterfassung. Sie passt, wenn du Zeiten sauber dokumentieren willst, die Struktur einfach ist und du Planung, Zuschläge und Abrechnung anderswo organisierst. Für kleine Teams mit überschaubaren Abläufen kann das reichen.

Kommen mehrere Objekte, Unterhaltsreinigung oder tarifliche Besonderheiten dazu, stößt der Ansatz an Grenzen. Personalplanung, Zuschläge, Subunternehmer und Kundenkommunikation laufen dann außerhalb und kosten zusätzlichen Aufwand.

Mendato

Mendato ist als Branchensoftware für Gebäudereinigungen konzipiert. Es lohnt sich, wenn du Planung, Zeiterfassung, Zuschläge, Subunternehmer und Kundenportal in einem System führen willst, statt sie neben der Zeiterfassung zu organisieren.

So hilft dir Mendato

Deine Reinigungskräfte stempeln in der Mitarbeiter-App am Objekt ein und aus, auch offline, und können die erfassten Zeiten dort nicht nachträglich ändern. Im Büro bestätigst du die Zeiten, und die Differenz zwischen Soll und Ist wird im Zeitkonto gebucht. Den Lohnexport für DATEV, Lexware oder Agenda startest du danach per Klick.

Häufige Fragen

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