Gemeinkosten­zuschlag in der Gebäude­reinigung berechnen

Was ist der Gemeinkostenzuschlag?

Der Gemeinkostenzuschlag, auch GK-Zuschlag oder Gemeinkostensatz genannt, ist der Prozentsatz, mit dem du Kosten, die keinem einzelnen Objekt zuzuordnen sind, auf deine Stunden verteilst. Büro, Objektleitung, Fahrzeuge, Versicherungen und Software laufen weiter, egal ob du zehn oder hundert Objekte reinigst. Bezahlt werden sie trotzdem nur über die Preise deiner Objekte, und der Zuschlag sorgt dafür, dass jede verkaufte Stunde ihren Anteil trägt.

Im Stundenverrechnungssatz ist der Gemeinkostenzuschlag die dritte Stufe. Aus den Lohnkosten je produktive Stunde wird mit ihm der Kostensatz, deine Preisuntergrenze:

23,17 € Lohnkosten × 1,20 = 27,80 € Kostensatz

Die 20 % in dieser Rechnung sind kein Richtwert, sondern das Ergebnis eines Beispielbetriebs, den du weiter unten Schritt für Schritt siehst. Deinen eigenen Wert rechnest du aus den Zahlen deines letzten Jahres.

Was in einem Reinigungsbetrieb zu den Gemeinkosten zählt

Die Grenze verläuft zwischen Kosten, die ein Objekt auslöst, und Kosten, die der Betrieb als Ganzes hat. Einzelkosten rechnest du direkt in die Stunden oder als eigene Position ins Angebot, Gemeinkosten über den Zuschlag.

Ein Anhaltspunkt aus der Branche: Der Bundesinnungsverband nennt in seiner Muster-Preisanpassungsklausel für öffentliche Reinigungsverträge neben den Löhnen genau diese Blöcke als eigene Kostenbestandteile: Reinigungsmaterial, Chemie, Geräte und Maschinen, sonstige Personalkosten wie Arbeitskleidung und Schutzausrüstung, Gehälter von Betriebsleitung und Objektleitung sowie den Fuhrpark.

Bei der Objektleitung lohnt ein zweiter Blick. Steht eine Objektleitung fest in einem großen Objekt und wird dort abgerechnet, ist sie eine Einzelkostenposition dieses Objekts. Kontrollgänge, Einweisungen und Kundentermine für viele Objekte gehören in die Gemeinkosten. Wie du Personalkosten sauber trennst, steht im Artikel Personalkosten direkt und indirekt.

Wie berechnest du den Gemeinkostenzuschlag?

Du teilst die Gemeinkosten eines Jahres durch die Lohnkosten deiner Reinigungskräfte im selben Jahr und nimmst das Ergebnis mal 100. Die Zahlen stehen im Jahresabschluss oder in den zwölf Monats-BWAs des Vorjahres. So gehst du vor:

1. Gemeinkosten des Vorjahres summieren

   Geh die Konten durch und nimm alles, was kein einzelnes Objekt verursacht hat: Gehälter im Büro, Fahrzeuge, Miete, Versicherungen und so weiter. Einmalige Ausgaben wie ein neues Büro verteilst du über die Jahre der Nutzung.

2. Lohnkosten der Reinigungskräfte summieren

   Bruttolöhne der gewerblichen Kräfte plus Arbeitgeberanteile, Umlagen und Berufsgenossenschaft, für das ganze Jahr. Urlaub und Krankheit sind darin schon enthalten, weil du diese Tage bezahlst. Gehälter aus dem Büro gehören nicht dazu, die stehen in Schritt 1.

3. Teilen und mal 100 nehmen

   Das Ergebnis ist dein Zuschlag auf die Lohnkosten. Teilst du die Gemeinkosten zusätzlich durch die produktiven Stunden des Jahres, siehst du, wie viel Euro Gemeinkosten jede verkaufte Stunde tragen muss.

4. Für das kommende Jahr prüfen

   Ändert sich etwas, das du schon kennst, etwa ein zusätzlicher Transporter, eine neue Bürokraft oder ein großes Objekt, das wegfällt, rechne den Zuschlag mit den erwarteten Zahlen neu.

Beispielbetrieb: Ein Einzelunternehmen, das im Jahr 40.000 Stunden in Objekten reinigt, rund 25 Vollzeitstellen. Die Inhaberin bezahlt sich aus dem Gewinn, deshalb fehlt ein Geschäftsführergehalt. Die Gemeinkosten des Vorjahres:

Die Lohnkosten der Reinigungskräfte lagen bei 40.000 produktiven Stunden × 23,17 € = 926.800 €. Damit ergibt sich:

185.360 € ÷ 926.800 € × 100 = 20,0 %

185.360 € ÷ 40.000 Std. = 4,63 € je produktive Stunde

Genau diese 4,63 € liegen im Stundenverrechnungssatz zwischen Lohnkosten und Kostensatz. Im Objekt aus der Vorkalkulation, einem Bürogebäude mit 45,12 Stunden im Monat, trägt der Preis damit 208,91 € Gemeinkosten pro Monat.

Rechner: dein Zuschlag aus den Jahreszahlen

Die Bezugsgröße entscheidet über die Prozentzahl

Ein Gemeinkostenzuschlag ohne Bezugsgröße ist nichts wert. Dieselben 185.360 € Gemeinkosten aus dem Beispiel ergeben je nach Basis einen ganz anderen Prozentsatz, obwohl jede Stunde genau 4,63 € tragen muss:

Die Basis Stundenlohn ist 15,00 € je Stunde, die Bruttolohnsumme und der Umsatz sind Jahreswerte. Übernimmst du einen Prozentsatz aus einer Kalkulationshilfe, einem Seminar oder einer Software, prüfe deshalb zuerst, worauf er sich bezieht. Der Anteil am Umsatz, im Beispiel 15,4 %, eignet sich gut, um Jahre miteinander zu vergleichen. Für die Kalkulation brauchst du den Zuschlag auf die Lohnkosten oder auf den Stundenlohn.

Wenn der Betrieb wächst oder schrumpft

Gemeinkosten steigen nicht mit jeder Stunde, sondern in Sprüngen: eine zusätzliche Bürokraft, eine zweite Objektleitung, ein weiterer Transporter. Dazwischen verteilen sich dieselben Kosten auf mehr oder weniger Stunden, und der Zuschlag ändert sich mit:

Der letzte Fall ist der gefährliche. Verliert der Betrieb 8.000 Stunden, steigt der Zuschlag auf 25 %, und der Kostensatz müsste 28,96 € statt 27,80 € betragen. Kalkuliert der Betrieb weiter mit 20 %, fehlen ihm 1,16 € je Stunde, bei 32.000 Stunden 37.120 € im Jahr. Nach dem Verlust eines großen Objekts gehören deshalb beide Seiten auf den Tisch: die Preise der nächsten Angebote und die Gemeinkosten selbst.

Drei Fehler beim Gemeinkostenzuschlag

Gemeinkosten in Mendato

In der Kalkulation von Mendato (ab dem Starter-Paket) trägst du die Gemeinkosten als Prozentsatz in die Kostensätze jeder Leistung ein, neben Stundenlohn, Lohnnebenkosten, Maschinen und Material sowie Wagnis und Gewinn. Deinen Standardwert hinterlegst du einmal in den Kalkulations-Einstellungen, er füllt jede neue Leistung vor. Für einzelne Leistungen, etwa eine Glasreinigung mit eigenem Fahrzeug, kannst du ihn anpassen.

Mendato bezieht alle Prozentsätze auf den Stundenlohn. Hast du deinen Zuschlag wie in diesem Artikel auf die Lohnkosten je produktive Stunde gerechnet, rechne ihn um: 20 % × 23,17 € ÷ 15,00 € = 30,9 %. Der Rechner oben zeigt dir diesen Wert direkt an. Im Controlling (Pro-Plus-Paket) siehst du je Auftrag Umsatz, Kosten und Ergebnis. Die Kosten dort sind die direkten Kosten aus Lohn, Lohnnebenkosten, Zuschlägen und Subunternehmern, aus der Summe der Ergebnisse müssen also deine Gemeinkosten und dein Gewinn kommen.

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