Stammplanung in der Gebäudereinigung: feste Zuordnungen aufbauen und pflegen

Was ist Stammplanung in der Gebäudereinigung?

Stammplanung ist die dauerhafte Zuordnung von Reinigungskräften zu bestimmten Objekten und Schichten. Sie bildet die Grundlage des Dienstplans: Statt jeden Monat neu zu planen, pflegst du nur noch die Abweichungen.

Ein typisches Bild: Eine Reinigungskraft betreut seit Jahren dasselbe Bürogebäude. Sie kennt die Schlüssel, die Wünsche des Kunden und weiß, wo die Putzmittel stehen. Der Kunde vertraut ihr und merkt sofort, wenn plötzlich jemand anderes kommt. Genau diese feste Zuordnung hält die Stammplanung fest.

Davon zu unterscheiden sind die Einsatzplanung, die kurzfristig und tagesaktuell Schichten verteilt, und die Schichtplanung, die die Arbeitszeiten strukturiert. Die Stammplanung liegt eine Ebene darüber und legt fest, wer grundsätzlich wo arbeitet.

Kunden bekommen ihr gewohntes Personal, Reinigungskräfte wissen langfristig, wo sie arbeiten, und du musst nicht jeden Tag neu umplanen. Starr ist eine Stammplanung trotzdem nicht: Krankheit, Urlaub und neue Aufträge muss sie auffangen können.

Rechtlicher Rahmen und Dokumentations­pflichten

Die Stammplanung selbst schreibt kein Gesetz vor. Mehrere Regelwerke verpflichten dich aber, Arbeitszeiten und Einsätze lückenlos zu dokumentieren, und dafür ist ein sauberer Plan die Grundlage.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Das Arbeitszeitgesetz schreibt vor, dass die Arbeitszeit von Arbeitnehmern, die mehr als 8 Stunden täglich arbeiten, aufgezeichnet werden muss (§16 ArbZG). Mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH C-55/18) und dem nachfolgenden BAG-Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) ist die vollständige Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber rechtlich bindend, unabhängig von der täglichen Arbeitszeit.

Quelle: bmas.de: FAQ Arbeitszeiterfassung (Bundesministerium für Arbeit und Soziales)

§17 Mindestlohngesetz (MiLoG) und Zollprüfungen

In der Gebäudereinigung gilt der Mindestlohn als branchenspezifischer Tariflohn (allgemeinverbindlich erklärt). Nach §17 MiLoG müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für Minijobber und Teilzeitkräfte aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren. Bei Zollprüfungen durch das Hauptzollamt musst du diese Nachweise vorlegen können.

Rahmentarifvertrag Gebäudereiniger­handwerk (RTV)

Der Rahmentarifvertrag (RTV) regelt neben Lohngruppen und Arbeitszeiten auch die Schichtplanung und Pausenregelungen. Er ist für alle tarifgebundenen Betriebe im Gebäudereinigerhandwerk allgemeinverbindlich. Für deine Stammplanung relevant: Mindestschichtdauer, Ruhezeiten zwischen Schichten und die Ankündigungsfristen bei Schichtänderungen.

Quelle: die-gebaeudedienstleister.de: Rahmentarifvertrag Gebäudereinigerhandwerk 2019

Für die Praxis heißt das: Pflicht ist die Aufzeichnung, nicht die Stammplanung. Wer Stammzuordnungen und erfasste Zeiten im selben System führt, hat die Nachweise für den Zoll und für Kunden, die Leistungsnachweise verlangen, aber an einer Stelle beisammen.

So baust du eine Stammplanung strukturiert auf

Wer bisher im Kopf, per WhatsApp oder in Excel plant, braucht für den Aufbau einer Stammplanung einige Tage. Die Zeit holst du in den Folgemonaten zurück, weil du danach nur noch Abweichungen planst.

Schritt 1: Objekte und Leistungszeiten erfassen

Der erste Schritt ist eine vollständige Objektliste. Für jedes Objekt hältst du fest: vertraglich vereinbarte Reinigungstage, Reinigungszeiten (Früh-, Tag- oder Spätschicht), Nettostunden pro Einsatz und besondere Anforderungen (z. B. Zutrittsregelungen, Sicherheitsstufen, Kundenwunsch nach bestimmtem Personal).

Schritt 2: Mitarbeiter­kapazitäten abgleichen

Danach gehst du durch deine Mitarbeiterliste: Welche Sollzeit hat jede Kraft? Welche Verfügbarkeit und welche geografische Erreichbarkeit? Gibt es Einschränkungen (z. B. kein Nachtdienst, kein Wochenende)? Erst wenn du Kapazitäten und Anforderungen kennst, kannst du sinnvoll zuordnen.

Schritt 3: Zuordnung und Stammdaten anlegen

Jetzt kommt die eigentliche Stammplanung: Du ordnest jeder Schicht im Objekt eine primäre Reinigungskraft (Stammkraft) und idealerweise eine Vertretungskraft zu. Diese Zuordnungen werden einmal angelegt und gelten dauerhaft, bis du sie aktiv änderst.

Schritt 4: Stammdaten in den Dienstplan überführen

Aus den Stammzuordnungen entsteht der laufende Dienstplan. Sie liefern den Grundrahmen, du trägst nur noch Abweichungen wie Urlaub, Krankheit und Sondereinsätze ein. In einer Planungssoftware wird die Stammplanung dafür in die kommenden Wochen fortgeschrieben, in Mendato über den festen Ausführer im Auftrag.

Papier, Excel oder Software im Vergleich

Gebäudereiniger führen ihre Stammplanung meist auf Papier, in Excel oder in einer Planungssoftware. Die drei Wege unterscheiden sich vor allem darin, wie viel Arbeit eine Änderung macht und bis zu welcher Betriebsgröße sie tragen.

Wann der Wechsel sinnvoll ist, hängt vor allem von der Teamgröße ab. Erfahrungsgemäß rechnet sich ein digitales System spätestens ab 15–20 Mitarbeitenden innerhalb weniger Wochen, weil Abstimmung und Umplanen dann den Großteil der Planungszeit fressen.

Vertretungen gehören zur Stammplanung

Eine Stammplanung ist nur so belastbar wie ihre Vertretungsregel. Fällt eine Stammkraft aus, muss feststehen, wer übernimmt.

Der Grundsatz: Für jede Stammkraft gibt es mindestens eine eingearbeitete Vertretung. Sie kennt das Objekt, hat Zutritt und weiß um die Besonderheiten des Kunden. Im Idealfall gibt es pro Objekt eine Erst- und eine Zweitvertretung.

Springer-Pool aufbauen

Neben objektspezifischen Vertretungen braucht jeder Betrieb ab einer gewissen Größe einen Springer-Pool: Mitarbeitende, die flexibel in verschiedenen Objekten eingesetzt werden können und dafür ausgebildet sind. Viele Betriebe zahlen Springern einen Aufschlag auf den Tariflohn, weil ihr Anforderungsprofil breiter ist. Eine eigene Lohngruppe sieht der Rahmentarifvertrag dafür nicht vor.

Kommunikation bei Ausfall

Wird eine Stammkraft krank, braucht es einen festen Ablauf: wer wen informiert und wer entscheidet, wer einspringt. In einer Planungssoftware siehst du, wer verfügbar ist, besetzt den Einsatz um und benachrichtigst die Vertretung, statt zehnmal zu telefonieren.

Die häufigsten Fehler bei der Stammplanung

Fünf Fehler sehen wir in Gebäudereinigungsbetrieben immer wieder.

1. Stammplanung existiert nur im Kopf des Chefs

Du weißt, wer wo arbeitet. Bist du krank oder im Urlaub, fehlt dieses Wissen im Betrieb. Die Stammplanung gehört deshalb dokumentiert und für Objektleiter zugänglich.

2. Keine Vertretungsregelung

Jedes Objekt hat eine Stammkraft, aber keine eingearbeitete Vertretung. Bei einer Krankmeldung beginnt die Suche nach Ersatz. Fehlende Vertretungen sind ein häufiger Grund für Kundenbeschwerden.

3. Überplanung von Mitarbeitern

Wenn eine Kraft zu viele Objekte im Stamm hat, leidet die Qualität, steigt der Krankenstand und sinkt die Mitarbeiterzufriedenheit. Plane die Kapazität realistisch und rechne die Wegezeiten mit ein.

4. Stammplanung wird nie aktualisiert

Neue Aufträge kommen, alte laufen aus, Mitarbeitende wechseln, nur die Stammplanung bleibt wie vor drei Jahren. Überprüfe sie mindestens einmal im Quartal.

5. Keine Integration mit Zeiterfassung

Wenn Stammplanung und Stundenzettel / Zeiterfassung getrennt geführt werden, fehlt der Abgleich: Geplant sind 160 Stunden im Monat, gearbeitet hat die Kraft 190, und niemand merkt es rechtzeitig.

So startest du mit der Stammplanung

Fang nicht mit allen Objekten gleichzeitig an. Beginne mit den 10–20 umsatzstärksten, baue dort saubere Stammdaten auf und übertrage das Vorgehen dann auf den Rest.

Trenne Planung und Kommunikation. Eine WhatsApp-Gruppe ersetzt keinen Plan: Stammdaten, Schichten und Änderungen gehören an einen zentralen Ort, den Objektleiter, Verwaltung und Mitarbeitende einsehen können.

Ob deine Stammplanung trägt, prüfst du an fünf Punkten:

• Jedes Objekt hat eine dokumentierte Stammkraft und mindestens eine eingearbeitete Vertretung.
• Die Stammdaten sind digital hinterlegt und für Objektleiter zugänglich.
• Zeiterfassung und Stammplanung laufen im selben System.
• Du überprüfst die Zuordnungen mindestens einmal im Quartal.
• Änderungen erreichen das ganze Team ohne Umweg.

Stammplanung mit Mendato

In Mendato folgt die Planung der Struktur Kunde → Objekt → Auftrag → Einsatz. Im Auftrag hinterlegst du die vereinbarten Leistungen, die Schichtzeiten und den Ausführer, also die Stammkraft. Diese Zuordnung gilt, bis du sie änderst, und aus dem aktiven Auftrag entstehen die Einsätze im Dienstplan, täglich, wöchentlich oder in anderen Intervallen.

Im Dienstplan siehst du alle Schichten und erkennst Einsätze, die noch keinen Ausführer haben. Fällt eine Stammkraft aus, besetzt du den Einsatz dort um: Du siehst, wer an dem Tag verfügbar ist, die Vertretung bekommt eine Push-Nachricht und findet den Einsatz direkt in ihrer App.

Reinigungskräfte stempeln sich mit der Mitarbeiter-App am Objekt ein und aus. Die Zeiterfassung stellt die erfassten Zeiten der geplanten Stammschicht gegenüber, so siehst du Verspätungen und Abweichungen. Die Zeiten fließen automatisch in die Lohnvorbereitung, den Lohnexport startest du per Klick. Im Pro-Plus-Paket fließen sie zusätzlich ins Controlling je Auftrag und damit in die Nachkalkulation.

Mendato kostet 99 € im Monat für bis zu 15 Reinigungskräfte, 199 € für 16–30, 299 € für 31–50 und 499 € für 51–100 Reinigungskräfte. Größere Betriebe bekommen ein modulares Angebot.

Häufige Fragen

Weiterlesen