Kurz gesagt
- Fehlzeiten lassen sich in drei Gruppen teilen: planbare wie Urlaub, bedingt planbare wie wiederkehrende Kurzerkrankungen und nicht planbare wie akute Krankheit.
- Ein BEM-Gespräch ist vorgeschrieben, wenn jemand innerhalb von 12 Monaten länger als 6 Wochen arbeitsunfähig war.
- Es gibt zwei Hebel: Prävention durch betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) und Führung sowie eine schnelle Reaktion über die Disposition mit einer festen Vertretungsreihenfolge je Objekt.
Was ist Fehlzeitenmanagement?
Fehlzeitenmanagement, auch Abwesenheitsmanagement oder Ausfallmanagement genannt, umfasst das systematische Erfassen, Auswerten und Steuern aller Abwesenheiten von Mitarbeitenden, von Krankheit über Urlaub bis zu ungeplanten Ausfällen.
In der Gebäudereinigung wirkt jeder ungeplante Ausfall direkt: Fehlt eine Reinigungskraft, bleibt ein Objekt ungereinigt oder eine Vertretung muss zusätzlich ran. Deshalb reicht es nicht, Fehlzeiten nur zu verwalten. Du wertest ihre Ursachen aus und regelst Vertretungen, bevor der Ausfall eintritt.
Planbare und nicht planbare Fehlzeiten
Wie gut du auf eine Fehlzeit reagieren kannst, hängt davon ab, wie früh du von ihr weißt.
| Art | Beispiele | Steuerbarkeit |
|---|---|---|
| Planbar | Urlaub, Fortbildung, Elternzeit, Mutterschutz | Hoch, frühzeitig bekannt |
| Bedingt planbar | Wiederkehrende Kurzerkrankungen, saisonale Häufungen | Mittel, Muster erkennbar |
| Nicht planbar | Akute Krankheit, Unfall, krankes Kind, Notfälle | Gering, schnelle Reaktion nötig |
Werkzeuge des Fehlzeitenmanagements
Fehlzeiten erfassen: Alle Abwesenheiten an einer Stelle erfassen und auswerten, etwa die Krankenquote pro Mitarbeiter, Team und Objekt.
BEM-Gespräche: Das betriebliche Eingliederungsmanagement ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn jemand innerhalb von 12 Monaten länger als 6 Wochen arbeitsunfähig war. Im Gespräch sucht ihr gemeinsam nach Lösungen, etwa angepassten Tätigkeiten, weniger Stunden oder einem Arbeitsplatzwechsel.
Vertretungsregelung: Lege für jedes Objekt eine Vertretungskaskade fest, also wer in welcher Reihenfolge einspringt. Im Ausfall informiert die Disposition die nächste Vertretung.
Rückkehrgespräche: Nach längerer Abwesenheit fragst du wertschätzend nach, ob sich am Arbeitsplatz etwas verbessern lässt.
Fehlzeiten mit Mendato steuern
In Mendato verwaltest du Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit ab dem Starter-Paket an einer Stelle. Mitarbeitende melden sich direkt in der App krank oder beantragen Urlaub, die Disposition wird sofort informiert und besetzt betroffene Einsätze im Dienstplan um. Krankmeldung, Disposition und Vertretung laufen so in einem Ablauf, ohne Telefon-Ping-Pong und Zettel. Im Controlling (Pro-Plus-Paket) siehst du je Mitarbeiter Soll-Zeit, Arbeitszeit aus der Zeiterfassung, Urlaub, Krankheit, den Krankheitsanteil in Prozent und Ausfälle, pro Objekt außerdem Fehlzeiten, Ausfälle und Verspätungen.
Häufige Fragen
Was ist Fehlzeitenmanagement?
Was ist ein BEM-Gespräch?
Wie organisiere ich Vertretungen schnell?
Wie hilft Software beim Fehlzeitenmanagement?
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