Kurz gesagt
- Drei kostenlose Vorlagen: die Tagesvorlage bei vielen Objektwechseln, die Wochenvorlage bei festen Touren, die Monatsvorlage bei gleichbleibenden Zeiten. Jede gibt es als Excel-Datei mit Formeln, als Word-Datei und als PDF.
- Auf jeden Stundenzettel gehören Name, Datum, Objekt, Beginn, Ende, Pausen und Nettoarbeitszeit. Für die Gebäudereinigung schreibt § 17 MiLoG die Aufzeichnung vor.
- Ab etwa 10 Reinigungskräften kosten Papierzettel schnell mehrere Stunden pro Woche für Einsammeln, Prüfen und Übertragen.
Was eine gute Stundenzettel-Vorlage enthält
Eine Stundenzettel-Vorlage ist ein vorgefertigtes Formular für den Stundenzettel: Reinigungskräfte tragen darin ihre Arbeitszeiten für einen Tag, eine Woche oder einen Monat ein, und die Pflichtfelder sind schon vorgegeben.
Fehlen die Pflichtangaben, ist die Dokumentation im Zweifel wertlos: bei Lohnstreitigkeiten, Kundenrückfragen oder einer Zollprüfung.
Pflichtfelder auf jedem Stundenzettel
- Name der Reinigungskraft
- Datum oder Kalenderwoche
- Objekt bzw. Einsatzort
- Arbeitsbeginn und Arbeitsende
- Pausen
- Nettoarbeitszeit
- Summe pro Tag, Woche oder Monat
- Unterschrift der Reinigungskraft
Optional: Unterschrift des Vorarbeiters und ein Hinweisfeld für Besonderheiten.
Weil viele Reinigungskräfte an mehreren Einsatzorten pro Tag arbeiten, braucht jeder Objektwechsel eine eigene Zeile. Sonst fehlt bei der Lohnabrechnung die Zuordnung.
Die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG verlangt von Arbeitgebern in bestimmten Branchen, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Die Gebäudereinigung gehört dazu.
Quelle: gesetze-im-internet.de: § 17 MiLoG
Stundenzettel-Vorlage für einen Tag
Die Tagesvorlage ist in der Gebäudereinigung die häufigste Form. Sie zeigt alle Einsätze eines Tages mit Objekt, Uhrzeit und Pausen auf einem Blatt.
Sie passt, wenn deine Reinigungskräfte täglich an 2–5 verschiedenen Objekten arbeiten und oft kurze Einsätze haben. Jeder Objektwechsel steht auf dem Zettel, so kann der Objektleiter jeden einzelnen Einsatz schnell kontrollieren.
Auch als Google Sheets, Word (am PC ausfüllen) oder PDF (zum Ausdrucken).Excel herunterladen
Stundenzettel-Vorlage für eine Woche
Die Wochenvorlage fasst alle Einsätze einer Woche auf einem Blatt zusammen. Sie passt zu Teams mit festen Wochenplänen und wiederkehrenden Einsätzen und wenn du Wochenberichte brauchst.
Der Mittelweg zwischen Tages- und Monatsübersicht
Haben deine Reinigungskräfte eine feste Wochenstruktur, etwa jeden Montag und Mittwoch dasselbe Objekt, reicht ein Blatt pro Woche. Auch die Lohnvorbereitung wird einfacher, weil weniger Blätter zu prüfen sind.
Auch als Google Sheets, Word (am PC ausfüllen) oder PDF (zum Ausdrucken).Excel herunterladen
Stundenzettel-Vorlage für einen Monat
Die Monatsvorlage bringt einen ganzen Monat auf ein Blatt. Sie eignet sich für Reinigungskräfte mit festen Objekten und gleichbleibenden Arbeitszeiten, wie sie in der klassischen Unterhaltsreinigung üblich sind.
Passt nicht, wenn …
- viele Objektwechsel pro Tag anfallen
- Fehler früher als am Monatsende auffallen sollen
- Mitarbeitende den Zettel nachträglich aus dem Gedächtnis ausfüllen
Passt, wenn …
- Objekte und Zeiten feststehen
- ein Dokument pro Monat genügt
- du eine kompakte Übersicht für die Lohnabrechnung brauchst
Auch als Google Sheets, Word (am PC ausfüllen) oder PDF (zum Ausdrucken).Excel herunterladen
Welche Stundenzettel-Vorlage passt zu dir?
Welche Vorlage passt, hängt davon ab, wie oft deine Reinigungskräfte das Objekt wechseln. Die Tabelle nennt zu jeder Situation auch das passende Format.
| Situation | Empfohlene Vorlage | Bestes Format |
|---|---|---|
| Mehrere Objekte pro Tag | Tagesvorlage | Excel oder PDF |
| Feste Wochentouren | Wochenvorlage | Excel oder Word |
| Gleichbleibende Monatszeiten | Monatsvorlage | Excel oder PDF |
| Papier-Prozess bevorzugt | Tages- oder Monatsvorlage | |
| Digitales Ausfüllen | Jede Variante | Word |
| Automatische Berechnung | Jede Variante | Excel oder Google Sheets |
Du kannst auch Vorlagen kombinieren: Manche Betriebe nutzen die Tagesvorlage für mobile Teams und die Monatsvorlage für Reinigungskräfte mit festen Objekten.
Stundenzettel richtig nutzen
Eine Vorlage hilft nur, wenn sie im ganzen Betrieb konsequent genutzt wird. In der Praxis scheitert es selten an der Vorlage, meist an der Disziplin.
5 Grundregeln für Stundenzettel
- Stundenzettel zeitnah ausfüllen, am besten täglich, spätestens wöchentlich.
- Im ganzen Betrieb dieselbe Vorlage verwenden.
- Ausgefüllte Zettel digital archivieren, als Foto oder Scan.
- Mitarbeitende regelmäßig schulen, besonders neue Reinigungskräfte.
- Den Objektleiter zur Kontrolle verpflichten.
Bußgelder bei fehlender Dokumentation
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG können Bußgelder bis 30.000 € nach sich ziehen. Der Zoll prüft regelmäßig, besonders in der Gebäudereinigung.
Quelle: gesetze-im-internet.de: § 21 MiLoG (Bußgeldvorschriften)
Wer mit Stundenzetteln arbeitet, muss früher oder später Überstunden, Unterstunden und das Arbeitszeitkonto regeln. Wie das sauber geht, erklärt der Artikel Arbeitszeitkonto in der Gebäudereinigung.
Wo Vorlagen an ihre Grenzen stoßen
Für kleine Betriebe sind Vorlagen ein solider Start. Mit jeder weiteren Reinigungskraft treten aber dieselben Probleme häufiger auf.
Typische Probleme
Das passiert mit Vorlagen
- Zettel gehen verloren oder kommen zu spät
- Unleserliche Handschrift führt zu falschen Lohnabrechnungen
- Kein aktueller Überblick, wer gerade wo arbeitet
- Abtippen in Excel bedeutet doppelte Arbeit
- Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge von Hand rechnen
- Bei einer Zollprüfung beginnt die Suche nach den Zetteln
Was sich ändert
Mit digitaler Zeiterfassung
- Stempeln per App, die Zeiten sind sofort im System
- Alles lesbar und revisionssicher gespeichert
- Im Büro sehen, wer gerade wo arbeitet
- Lohndaten per Klick exportieren statt abtippen
- Zuschläge werden automatisch berechnet
- Alle Daten jederzeit prüfungsbereit
Ab etwa 10 Mitarbeitenden gehen mit Papier-Stundenzetteln schnell mehrere Stunden pro Woche verloren, allein für das Einsammeln, Prüfen und Übertragen.
„Vorher hatten wir stapelweise Stundenzettel auf dem Schreibtisch. Seit wir Mendato nutzen, kommt alles digital rein: kein Bürozwang mehr, keine Papierstapel.“
Carlos Lopes, Piccobello-Hamburg (30+ RK)
„Mendato ist so einfach, dass alle es vom ersten Tag an verstanden haben. Früher hatte ich überteuerte Zeiterfassungslösungen. Jetzt spare ich richtig Zeit für die Familie.“
Susanne Cicecüce, Susi Sauber (40+ RK)
Von der Vorlage zur Zeiterfassung mit Mendato
Die Vorlagen helfen dir sofort weiter, lösen aber das Grundproblem nicht: Mit jeder neuen Reinigungskraft wächst die Zettelarbeit, und diese Zeit fehlt dir im Kerngeschäft.
In Mendato stempeln die Reinigungskräfte per App ein und aus, und du siehst im Büro, wer gerade wo arbeitet. Die Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit berechnet Mendato nach Rahmentarifvertrag, die Lohndaten exportierst du per Klick. Umstellen kannst du schrittweise: Zeiten aus Excel-Listen überträgst du mit dem Stundenzettel-Import, ab dem Pro-Paket liest der Stundenzettel-Scan auch fotografierte Papierzettel ein. Das Mini-Paket für bis zu 15 Reinigungskräfte kostet 99 € im Monat, die übrigen Pakete findest du in der Preisübersicht.
Häufige Fragen
Welche Stundenzettel-Vorlage soll ich nehmen: für den Tag, die Woche oder den Monat?
Sind die Vorlagen wirklich kostenlos?
Was bringt die Excel-Vorlage im Vergleich zu PDF?
Kann ich die Vorlagen an meinen Betrieb anpassen?
Muss ich Stundenzettel unterschreiben lassen?
Ab wann lohnt sich der Wechsel von Stundenzetteln zur digitalen Zeiterfassung?
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