Kurz gesagt
- Ein vollständiger Dienstplan nennt pro Kraft Arbeitstage, Schichtzeiten, Objekt, Pausen, freie Tage und die Vertretung.
- Das Arbeitszeitgesetz verlangt mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten, 30 Minuten Pause ab 6 Stunden und 45 Minuten ab 9 Stunden.
- Der Dienstplan ersetzt keine Zeiterfassung: Die tatsächlichen Arbeitszeiten müssen zusätzlich erfasst werden, und ein Betriebsrat bestimmt bei der Dienstplangestaltung mit.
Was gehört in den Dienstplan?
Ein Dienstplan, auch Schichtplan oder Wochenplan genannt, legt fest, wann welche Mitarbeitenden arbeiten, mit Schichtzeiten, freien Tagen, Pausen und Vertretungsregelungen. In der Gebäudereinigung ist er die Grundlage der täglichen Personalsteuerung.
Ein Dienstplan in der Gebäudereinigung muss verschiedene Arbeitszeitmodelle zusammenbringen: Vollzeitkräfte mit 8-Stunden-Schichten, Teilzeitkräfte mit 3–4 Stunden und Minijobber mit flexiblen Einsätzen.
Ein vollständiger Dienstplan enthält Name und Personalnummer, Arbeitstage und Schichtzeiten, das zugeordnete Objekt, geplante Pausen, freie Tage und Vertretungsregelungen. Hinterlege außerdem Qualifikationen, denn nicht jede Kraft kann jedes Objekt übernehmen.
Viele Reinigungsbetriebe arbeiten mit festen Wochenplänen, die sich wiederholen. Aufwendig wird es bei Änderungen durch Krankheit, Urlaub oder neue Aufträge.
Rechtliche Vorgaben für den Dienstplan
Die wichtigsten Regeln für den Dienstplan stammen aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG):
| Regelung | Vorgabe | Praxis-Tipp |
|---|---|---|
| Max. Arbeitszeit | 8 Std./Tag (10 Std. möglich bei Ausgleich) | Bei Doppelschichten aufpassen |
| Ruhezeit | Mind. 11 Std. zwischen zwei Schichten | Häufiger Fehler bei Früh-/Spätwechsel |
| Pausenregelung | 30 Min. ab 6 Std., 45 Min. ab 9 Std. | Im Plan explizit einplanen |
| Sonntagsarbeit | Mind. 15 freie Sonntage/Jahr | Bei Dauerobjekten dokumentieren |
| Vorlaufzeit | Mindestens 2 Wochen (Empfehlung: 4 Wochen) | Tarifvertrag prüfen |
Dokumentationspflicht
Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden systematisch erfassen. Der Dienstplan allein reicht dafür nicht, es braucht zusätzlich eine Zeiterfassung, die Soll- und Ist-Zeiten vergleicht.
Zusätzlich gelten die Regelungen des Rahmentarifvertrags für die Gebäudereinigung, der unter anderem Zuschläge für Nacht- und Sonntagsarbeit regelt. Der Betriebsrat hat bei der Dienstplangestaltung ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG.
Dienstplan vs. Einsatzplanung
Dienstplan und Einsatzplanung werden oft synonym verwendet, meinen aber Verschiedenes:
Dienstplan
- Regelt: Wer arbeitet wann?
- Fokus: Arbeitszeiten & Schichten
- Zeithorizont: Woche / Monat
- Rechtsrelevant: ArbZG, Tarifvertrag
Einsatzplanung
- Regelt: Wer arbeitet wo & was?
- Fokus: Objekt- & Aufgabenzuordnung
- Zeithorizont: Täglich / Woche
- Operativ: Kapazität & Vertretung
In der Praxis greifen beide ineinander. Am einfachsten ist es, wenn Dienstplan und Einsatzplanung in einem System liegen und du auf einen Blick siehst, wer wann und wo arbeitet.
Dienstplan mit Mendato
Ein Dienstplan auf Papier am schwarzen Brett hat ein Grundproblem: Änderungen erreichen die Mitarbeitenden nicht, Kopien veralten, und der Objektleiter verliert den Überblick.
In Mendato sehen Reinigungskräfte ihren Plan in der Mitarbeiter-App, und jede Änderung ist sofort für Planer und Mitarbeitende sichtbar. Du weist eine Kraft einem einzelnen Einsatz, bis zu einem Datum oder der ganzen Schicht zu; fällt sie aus, findest du die Vertretung über Filter wie „Ohne zeitgleichen Einsatz“, „Ohne Abwesenheit“ und „Kennt das Objekt“, und die Vertretung bekommt eine Push-Nachricht in der App. Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten fließen ab dem Starter-Paket direkt in die Planung ein, so siehst du früh, wo Unterbesetzung droht. Pro Woche zeigt der Dienstplan, wie viele Stunden jeder Kraft verplant sind, gemessen an ihren Vertragsstunden. Weil Dienstplan und Zeiterfassung in einem System liegen, siehst du auf einen Blick, ob der Plan auch gelebt wird und wo Plan- und Ist-Zeit auseinandergehen.
Häufige Fragen
Was muss ein Dienstplan in der Gebäudereinigung enthalten?
Wie weit im Voraus muss ein Dienstplan erstellt werden?
Darf ich den Dienstplan kurzfristig ändern?
Welche Software erstellt Dienstpläne für Reinigungsbetriebe?
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