Bill subcontractors with legal certainty – via credit note.
For general contractors who work with subcontractors: no more incorrect invoices, missing documents and WhatsApp chaos. Mendato flips billing around – you issue the credit note yourself, GoBD-compliant and audit-proof.
Working with subcontractors
is a risk – but it doesn't have to be.
Customs and the tax office are scrutinising subcontractor relationships ever more closely. Three things go wrong most often.
Incorrect invoices
The subcontractor invoices incorrectly, incompletely, too late – not GoBD-compliant. You chase after it and correct in endless loops.
Missing documents
Public liability insurance, certificates – if a document is missing during an audit, it quickly becomes a liability risk.
Communication chaos
Assigning jobs via WhatsApp and phone – and losing track of which subcontractor is working where.
You no longer wait for the invoice.
You write the credit note.
The biggest problem in the subcontractor business is billing. Mendato flips it around – and makes it audit-proof.
The invoice from the subcontractor
In practice, the subcontractor sends the general contractor an invoice. Something constantly goes wrong – and in the end you carry the risk.
- ✕Mandatory details missing, not GoBD-compliant.
- ✕Wrong amount, arrives too late – you chase after it.
- ✕Correction loops – and the tax office may not even recognise it.
Der Vier-Schritte-Plan für Subunternehmer-Kontrolle.
Übermitteln. Vor Ort sicherstellen. Nachweisen. Dem Kunden zeigen. So wird aus Hoffen ein System.
Saubere Übermittlung: jeder weiß, was zu tun ist
Du hinterlegst je Objekt das Leistungsverzeichnis. Dein Subunternehmer sieht es in seinem Zugang und gibt es genauso einfach an seine Reinigungskräfte weiter – eine Kette ohne Missverständnisse, vom Generalunternehmer bis zur Reinigungskraft.
- ✓Leistungen je Objekt hinterlegt – verbindlich statt Zuruf.
- ✓Dein Sub sieht alles in seinem eigenen Zugang.
- ✓Und gibt es genauso einfach an seine Reinigungskräfte weiter.
Vor Ort: du siehst in Echtzeit, dass gereinigt wird
Die Reinigungskräfte deines Subunternehmers melden sich am Objekt an. Du siehst in Echtzeit, dass vor Ort gearbeitet wird – ohne hinzufahren, ohne hinterherzutelefonieren.
- ✓Anwesenheit am Objekt in Echtzeit sichtbar.
- ✓Kein Erscheinen? Du siehst es sofort – nicht erst beim Kunden.
- ✓Objekt für Objekt, Tag für Tag.
Nachweis: die Arbeit ist ordnungsgemäß erledigt
Die Reinigungskraft dokumentiert die Durchführung direkt am Objekt: Fotos, Videos oder ein digital unterschriebener Arbeitsschein. Alles landet in Echtzeit bei dir – statt Aussage gegen Aussage.
- ✓Fotos und Videos der Durchführung, direkt vom Objekt.
- ✓Arbeitsschein digital unterschrieben.
- ✓In Echtzeit bei dir – rechtssicher dokumentiert.
Kundenportal: dein Auftraggeber sieht es selbst
Du stellst deinem Kunden die gesamte Dokumentation im Kundenportal zur Verfügung: vor Ort bestätigt, Fotos der Durchführung, unterschriebene Arbeitsscheine. Er sieht selbst, dass geliefert wurde – und bleibt, obwohl Subs im Objekt arbeiten.
- ✓Vor-Ort-Bestätigung und Fotos für den Kunden sichtbar.
- ✓Reklamationen strukturiert im System statt per Anruf.
- ✓Ergebnis: dein Kunde bleibt – du skalierst mit Subs.
Subcontractors in the roster – no more WhatsApp.
Instead of assigning jobs by WhatsApp and phone, you schedule subcontractors directly in the roster. You see where each sub is working – and the subcontractor sees all their jobs in their own access.
Invoices & WhatsApp are a risk.
Mendato makes it safe.
Invoice from the sub + Excel + WhatsApp
- ✕Incorrect invoices, endless correction loops.
- ✕Risk that the tax office won't recognise the invoice.
- ✕Documents scattered – a liability risk during audits.
- ✕Jobs via WhatsApp – no overview.
Mendato – built for commercial cleaning
- ✓Billing via credit note – GoBD-compliant & audit-proof.
- ✓You stay in control – no waiting, no correcting.
- ✓Digital subcontractor folder – everything complete & ready to present.
- ✓Scheduling in the roster + your own sub access.
What general contractors often ask
subcontractors with Mendato
Two companies that work with subcontractors across Germany – and run their billing, documents and scheduling through Mendato.
“The switch to Mendato was remarkably smooth. Today we bill our subcontractors cleanly via credit note – a strong partner for our growth to €10M in annual revenue.”
Read the customer story →
“No more isolated solutions – everything communicates in real time. Our subcontractors also run cleanly through one system, from scheduling to billing.”
Read the customer story →Kontrolle ist die eine Hälfte. Die Abrechnung die andere.
Wenn die Leistung sitzt, muss auch das Geld sauber fließen: Mendato rechnet deine Subunternehmer per Gutschrift ab – GoBD-konform, prüfungssicher, ohne Korrekturschleifen.
Manage subcontractors with legal certainty.
Billing via credit note, a digital document folder, structured scheduling – all in one system. Try subcontractor management free for 7 days.
Free · No contract · Ends automatically