Kalkulation: fotografieren statt abtippen.
Routine cleaning runs on repeat, specialty cleaning changes every week. Mendato plans both the way they really work – and every change flows straight into the digital timesheet.
Planning in Excel works – until the business grows.
With more sites and employees, the spreadsheet quickly becomes a risk.
No Overview
Nobody sees at a glance who is at which site and when. The knowledge lives in heads and spreadsheet tabs.
Absences = Chaos
Sick or on vacation – and suddenly assignments go unstaffed. Often nobody notices until the client calls.
One Logic for Everything
Recurring routine cleaning and dynamic specialty cleaning are planned with the same rigid tool.
Fotografieren. Hochladen. Fertig kalkuliert.
Mit Mendato fotografierst du Grundriss und Leistungsverzeichnis einfach ab. Den Rest übernimmt die KI: Räume anlegen, Aufgaben zuordnen, Personenstunden rechnen. Wie das genau funktioniert, zeigt Philipp Geimer, Gründer von Mendato, in diesem Video.
Two service types, two ways of planning.
Cleaning is not one single kind of planning. Mendato maps both worlds – instead of forcing a one-size-fits-all solution.
Routine Cleaning
Predictable and always the same: fixed sites, fixed times, fixed tasks. You set up such shifts once – then they run automatically on repeat.
- ✓Grundriss fotografieren: Mendato erkennt die Räume und legt sie im Objekt an. Architektenplan oder Skizze, beides funktioniert.
- ✓Größen und Bodenflächen: jeder Raum steht mit Fläche und Belag im Raumbuch.
- ✓Auch manuell: du kannst jeden Raum selbst anlegen oder nachpflegen.
Specialty Cleaning
Window, construction and deep cleaning: different every week. Here you plan dynamically – and find the right employees for the job in seconds.
- ✓Vordefiniert je Objekttyp: passende Leistungswerte sind in Mendato hinterlegt. Du startest nicht bei null.
- ✓Pro Objekt anpassbar: dein Betrieb arbeitet anders? Dann gilt dein Wert.
- ✓Pro Auftrag individualisierbar: Sonderfälle bekommen eigene Werte, ohne die Stammdaten zu ändern.
Die Häufigkeiten
Wie oft wird welcher Raum gereinigt? Du trägst es manuell ein, oder die KI zieht es direkt aus dem Leistungsverzeichnis: sie erkennt die Aufgaben und ordnet die Rhythmen den Räumen zu.
- ✓Aus dem LV gelesen: die KI erkennt, welche Leistung wie oft in welchem Raum läuft.
- ✓Manuell möglich: kein LV zur Hand? Häufigkeiten lassen sich direkt eintragen.
- ✓Sichtbar am Raum: jeder Rhythmus steht am richtigen Raum, prüfbar und korrigierbar.
Die kalkulierten Personenstunden
Aus allen Räumen, allen Aufgaben und deinen Leistungswerten rechnet Mendato die Personenstunden pro Monat. Alles ist berücksichtigt, jeder Wert bleibt sichtbar.
- ✓Alles fließt ein: Flächen, Häufigkeiten, Leistungswerte, in einer Rechnung.
- ✓Nachvollziehbar: du siehst je Raum, was die Stunden treibt.
- ✓Optimierbar: Wert ändern, Ergebnis passt sich an.
Das Angebot
Auf Basis der kalkulierten Personenstunden und deiner Preise erstellst du das Angebot. Die Zahlen kommen aus der Kalkulation, nicht aus dem Bauchgefühl.
- ✓Preis mal Stunden: das Angebot baut direkt auf der Kalkulation auf.
- ✓Belastbar beim Kunden: du kannst jede Zahl herleiten.
- ✓Angebotserstellung in Mendato: Kalkulation und Angebot bleiben in einem System.
Planung und Soll-Ist-Vergleich
Aus der Kalkulation entstehen die Schichten. Und über die Zeiterfassung siehst du später, ob die kalkulierten Stunden mit den tatsächlich geleisteten übereinstimmen.
- ✓Schichten aus der Kalkulation: die Planung fängt nicht bei null an.
- ✓Ist-Stunden aus der Zeiterfassung: geleistete Zeiten laufen automatisch auf.
- ✓Soll gegen Ist: pro Objekt siehst du, ob die Rechnung aufgeht.
The roster that shows everyone: who is where.
The central top-level view for the site manager: who is at which site and when? The complete schedule – across all sites and employees, at a glance. No Excel tabs, no searching.
- ✓Handskizze reicht: acht Räume auf Papier, fotografiert, fertig.
- ✓Du behältst die Kontrolle: jeder Raum steht sichtbar im Raumbuch, bevor gerechnet wird.
- ✓Korrigieren statt neu anlegen: ein falscher Wert ist ein Klick, kein neuer Abend.
Excel doesn't know the difference. Mendato does.
Excel & All-Round Tools
- ✕Jeder Raum wird von Hand eingetragen: Fläche, Belag, Häufigkeit.
- ✕Leistungswerte stehen in einer anderen Datei oder im Kopf.
- ✕Ein Fehler in einer Zelle rechnet sich durch die ganze Kalkulation.
- ✕Das LV liegt daneben, die Zuordnung passiert doppelt.
- ✕Aus der fertigen Kalkulation entsteht nichts: die Planung fängt bei null an.
.avif)
- ✓Räume kommen aus dem Grundriss, auch aus der Handskizze.
- ✓Leistungswerte sind hinterlegt und an deinen Betrieb anpassbar.
- ✓Jeder Wert ist sichtbar und einzeln korrigierbar.
- ✓Das LV hängt direkt an den Räumen, mit Häufigkeit je Leistung.
- ✓Aus der Kalkulation entstehen Schichten und der Soll-Ist-Vergleich.
Part of a whole.
Staff planning connects seamlessly with time tracking, site management and payroll export. Planned, recorded, billed – without media breaks.
See the Complete Mendato System →What commercial cleaners often ask
They all realized the same thing: a spreadsheet doesn't reflect how cleaning really plans. Only the distinction by service type – plus substitution via drag & drop and the direct line to the timesheet – makes planning reliable.
See All Customer Stories →Plan your staff the way your company really works.
Routine cleaning automated, specialty cleaning dynamic – and everything flows into the digital timesheet. Try staff planning free for 7 days.
Free · No commitment · Ends automatically