⚠ Vorher: Lexware + Outlook
- Rechnungsprogramm + Mailprogramm – das war alles
- Personalplanung komplett im Kopf
- Kein Dienstplan, kein Prozess für gar nichts
- Stundenzettel am Monatsende zusammensuchen
- Rechnungen vergessen – Geld verschenkt
- Subunternehmer per WhatsApp gesteuert
- Kein Gutschriftprozess für Kooperationspartner
✔ Heute mit Mendato
- Dienstplanung, Zeiterfassung & Buchhaltung integriert
- Alle Mitarbeiter digital eingeplant
- Keine vergessenen Rechnungen mehr
- Subunternehmer sauber über Gutschriften abgerechnet
- Klare Prozesse statt Kopfwissen
- Skalierung auf 1,5 Mio. € Umsatz ermöglicht
Warum Lexware und Outlook an ihre Grenzen stoßen
Lexware ist ein solides Rechnungsprogramm – für Steuerberater und Buchhalter. Für einen wachsenden Gebäudereinigungsbetrieb ist es aber nur ein kleines Puzzlestück. Was fehlt: Alles, was vor der Rechnung passiert.
Justin kannte das gut: Termine in Outlook planen, Mitarbeiter manuell einteilen, Stundenzettel sammeln, Rechnungen schreiben – jeder Schritt in einem anderen System, viele davon überhaupt nicht digital. Das funktioniert, solange der Betrieb klein ist. Aber sobald man wächst, sobald mehr Mitarbeiter, mehr Objekte, mehr Subunternehmer dazukommen, wird das Kopfwissen zur Wachstumsbremse.
„Es gab keinen Prozess für nichts, für gar nichts. Die Mitarbeiter wurden nicht eingeteilt, es gab keinen Dienstplan. Subunternehmer habe ich noch über WhatsApp angefragt – hey, kannst du das Objekt machen? 5 Mann, 2 Stunden. Ja, kann ich machen. Und dann musste jemand aufpassen, das in den Kalender einzutragen. Und wenn die das vergessen hat, war das halt weg.“
– Justin Canga, Südwest Reinigung
Mendato als Betriebssystem für den Reinigungsbetrieb
Mit Mendato hat Justin alle operativen Prozesse an einem Ort zusammengeführt: Dienstplanung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung laufen nicht mehr über drei verschiedene Werkzeuge – sondern über ein einziges System, das speziell für Gebäudereiniger gebaut ist.
Das bedeutet konkret: Mitarbeiter werden digital im System eingeplant, nicht mehr im Kopf. Die Zeiterfassung läuft über die App – kein Stundenzettel-Chaos mehr am Monatsende. Und weil Planung und Abrechnung direkt verknüpft sind, geht keine Rechnung mehr verloren.
💡 Der Unterschied zu Lexware + Outlook
Lexware und Outlook lösen Teilprobleme – Rechnungen hier, Termine dort. Mendato denkt den gesamten Prozess eines Reinigungsbetriebs: von der Mitarbeiterplanung über die Zeiterfassung bis zur fertigen Rechnung. Kein manuelles Brückenbauen zwischen Systemen, kein Informationsverlust zwischen den Schritten.
Subunternehmer sauber abrechnen – statt per WhatsApp
Ein Thema, das viele wachsende Reinigungsbetriebe kennen: Kooperationspartner und Subunternehmer. Justin hat früher genau das gemacht, was die meisten machen – WhatsApp-Nachrichten hin und her, mündliche Absprachen, manuelle Nachverfolgung.
Mit Mendato lässt sich das sauber lösen: über das Subunternehmerportal und den Gutschriftprozess, der Kooperationspartner automatisch und korrekt abrechnet. Kein WhatsApp mehr, kein manuelles Nachrechnen, keine Streitigkeiten über geleistete Stunden.
„Das Geile an einer branchenspezifischen Lösung ist, dass Erweiterungen genau dort greifen, wo man sie braucht. Gutschriften für Kooperationspartner? Zack – ich weiß, dass ich das über Mendato abbilden kann.“
– Justin Canga, Südwest Reinigung
Von 500.000 auf 1,5 Mio. € – Wachstum braucht Struktur
In 1 bis 2 Jahren hat Justin die Südwest Reinigung von rund 500.000 Euro auf 1,5 Millionen Euro Jahresumsatz skaliert – ein Wachstum von 200 Prozent. Ob Mendato der Grund dafür ist? Nein. Ob es ohne Mendato möglich gewesen wäre? Sehr unwahrscheinlich.
Wer schnell wächst, braucht Systeme, die mitwachsen. Mit Lexware und Outlook in Kopfwissen lässt sich ein Betrieb bis zu einer gewissen Größe führen. Aber ab einem bestimmten Punkt – mehr Mitarbeiter, mehr Objekte, mehr Subunternehmer, mehr Kunden – braucht es klare Prozesse, die nicht von einzelnen Personen abhängen. Genau das liefert Mendato.
🏆 Auf einen Blick
Von Lexware + Outlook zu einem vollständigen Betriebssystem für Gebäudereiniger. Dienstplanung, Zeiterfassung und Buchhaltung in einem System. Subunternehmer sauber über Gutschriften abgerechnet. Wachstum von 500k auf 1,5 Mio. € in 1–2 Jahren.
Genutzte Mendato-Module
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