Die Ausgangslage
Die RKS Dienstleistung GmbH aus Dorsten ist ein Familienbetrieb: Horst Hohenstein leitet die Technik, Christoph Hohenstein die Disposition, Annegret Hohenstein die Verwaltung und Buchhaltung. Das Team betreut Glasreinigung, Unterhaltsreinigung, Winterdienst und Hausmeisterservice – ein breites Spektrum mit 31 bis 50 Mitarbeitenden.
Vor Mendato war der Alltag von Insellösungen geprägt: Dienstpläne liefen über Outlook-Kalender – ein eigener Kalender pro Mitarbeitenden. Angebote, Aufträge und Rechnungen wurden in verschiedenen Tools erstellt. Leistungsbelege dienten als Nachweis, mussten aber manuell in Rechnungen übertragen werden. Bankabgleich lief klassisch über Kontoauszüge. Und über 4.000 Einsätze hatten keinen zugewiesenen Ausführer – die Datenbasis war nicht vertrauenswürdig.
⚠ Vorher mit Insellösungen
- Outlook-Kalender als Dienstplan (pro MA)
- 4.000+ Einsätze ohne zugewiesenen Ausführer
- Leistungsbelege manuell in Rechnungen übertragen
- Bankabgleich über Kontoauszüge
- Kein durchgängiger Prozess Angebot → Rechnung
✔ Heute mit Mendato
- 4.000+ Einsätze bereinigt und strukturiert
- Kennzahlen, denen man wirklich vertraut
- Leistungsbelege, Rechnungen und Lohnexport integriert
- Touren und Einsatzplanung digital
- Drei Familienmitglieder arbeiten täglich im System
Der Wechsel zu Mendato
RKS wollte eine branchenspezifische Gesamtlösung, die nach und nach Outlook, KingBill und manuelle Prozesse ersetzt. Mendato wurde gewählt, weil es Auftragsabwicklung, Zeiterfassung, Leistungsbelege und Buchhaltung in einem System vereint – speziell für Gebäudedienstleister.
Die größte Aufgabe: Über 4.000 Einsätze bereinigen. Gemeinsam mit dem Mendato-Team wurden Einsätze ohne Ausführer zugeordnet, Touren aufgebaut, Abrechnungslogik für Storno und Minderung sauber eingerichtet. Annegret „seziert“ das System und kommt „immer besser klar“, Christoph prüft Einsätze und steuert Subunternehmer und Touren.
„Mit Mendato konnten wir unsere 4.000 Einsätze sauber strukturieren und nutzen jetzt Kennzahlen, denen wir wirklich vertrauen. Stichproben mit Mendato-Daten haben bereits Unstimmigkeiten bei Arbeitszeiten gezeigt – das konnten wir vorher nicht.“
– Christoph Hohenstein, RKS Dienstleistung GmbH
Das Ergebnis
Heute arbeiten alle drei Hohensteins täglich mit Mendato: Annegret für Aufträge, Leistungsbelege, Rechnungen und Buchungsexporte. Christoph für Disposition, Einsatzplanung und Subunternehmer-Steuerung. Horst für die technische Leitung. Lohn- und Buchungsexporte gehen direkt an den Steuerberater, die Zeiterfassung über Operations deckt Unstimmigkeiten auf.
Was RKS besonders macht: Es ist die Geschichte eines Betriebs, der gemeinsam mit Mendato besser geworden ist. Keine One-Shot-Implementierung, sondern kontinuierliche Verbesserung. Von 4.000+ unstrukturierten Einsätzen zu sauberen Kennzahlen. Von Outlook-Kalendern zu digitaler Einsatzplanung. Von Insellösungen zu einem System, dem die ganze Familie vertraut.
🏆 Auf einen Blick
Familienbetrieb aus Dorsten. Über 4.000 Einsätze bereinigt – jetzt Kennzahlen, denen man vertraut. Glasreinigung, Unterhaltsreinigung, Winterdienst und Hausmeisterservice. Von Outlook und Insellösungen zu einer integrierten Plattform. Gemeinsam besser geworden.
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