Besonders kritisch: Für öffentliche Auftraggeber brauchte ECOFLAN unterschriebene Leistungsbelege nach jedem Einsatz. Diese mussten umständlich erstellt werden, und der DATEV-Export für die Buchhaltung funktionierte mit Tooltime nicht sauber. Der Steuerberater hatte Probleme mit der Abbildung von Brutto/Netto – ein Dauerthema, das Erkan viel Zeit und Nerven kostete.
⚠ Vorher mit Tooltime & Bluetem
- Bluetem zu kompliziert in der Anwendung
- Tooltime nicht branchenspezifisch – eher für Handwerker
- Zeiterfassung teilweise noch manuell
- Leistungsbelege für Kommunen umständlich
- DATEV-Export fehlerhaft, Steuerberater unzufrieden
✔ Heute mit Mendato
- Branchenspezifische Lösung für Gebäudereiniger
- Digitale Zeiterfassung für alle Reinigungskräfte
- Leistungsbelege mit Unterschrift direkt im System
- Kostenstellen sauber dokumentiert
- DATEV-Export funktioniert für den Steuerberater
Der Wechsel zu Mendato
Im Sommer 2022 startete ECOFLAN mit den ersten Mendato-Demos. Zunächst lief das System parallel zu Tooltime – doch Anfang 2023 fiel die endgültige Entscheidung: Tooltime gekündigt, Hausmeistertätigkeiten und alle Reinigungsaufträge vollständig auf Mendato umgestellt.
Ausschlaggebend war, dass Mendato alle Anforderungen in einem einzigen System vereint: digitale Zeiterfassung, Dienstplanung, Leistungsbelege mit Unterschrift, Kostenstellen-Kennzeichnung und die Verwaltung von Hausmeisteaufträgen. Alles, was ECOFLAN für seine anspruchsvollen öffentlichen Auftraggeber braucht – in einer Oberfläche, die für Gebäudereiniger gemacht ist.
„Tooltime war eher was für Handwerker, Bluetem zu kompliziert. Mendato ist die erste Software, die unsere Branche wirklich versteht – vor allem die Anforderungen von behördlichen Kunden.“
– Erkan Kec, ECOFLAN Gebäudereinigung GmbH
Das Ergebnis
ECOFLAN nutzt Mendato seit über fünf Jahren produktiv – inklusive Operations für die Dienst- und Einsatzplanung. Leistungsbelege für Kommunen und Wohnungsbaugesellschaften werden direkt im System erstellt, dokumentiert und archiviert. Kein Papier mehr, keine manuellen Nachträge.
Erkan arbeitet heute mit dem Buchhaltungsstatus der Einsätze und hat damit jederzeit im Blick, welche Leistungen bereits abgerechnet wurden und welche noch offen sind. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater läuft über saubere DATEV-Exporte – ein Thema, das vorher ein Dauerbrenner war. Für einen ISO-zertifizierten Betrieb, der für öffentliche Auftraggeber arbeitet, ist das nicht verhandelbar.
🏆 Auf einen Blick
ISO-zertifiziert und spezialisiert auf behördliche Kunden. Seit über 5 Jahren mit Mendato digitalisiert – nach gescheiterten Versuchen mit Tooltime und Bluetem. Leistungsbelege mit Unterschrift, Kostenstellen sauber dokumentiert, DATEV-Export funktioniert. Rund 30 Mitarbeitende – eine Lösung.
ECOFLAN Gebäudereinigung im Video
Genutzte Mendato-Module
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