Zusammenfassung – Nachweisgesetz auf einen Blick
Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich festzuhalten und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
Seit der Reform vom 1. August 2022 umfasst der Pflichtenkatalog über 15 Angaben – von Entgelt und Arbeitszeit über Probezeit und Überstundenregelungen bis hin zu Kündigungsverfahren und betrieblicher Altersvorsorge.
Neu seit 2022: Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 2.000 € pro Fall und pro Arbeitnehmer.
Für Gebäudereiniger mit vielen Teilzeitkräften und Minijobbern ist das besonders relevant – jeder Arbeitsvertrag muss die Pflichtangaben enthalten.
01 – DefinitionWas ist das Nachweisgesetz?
Das Nachweisgesetz (NachwG) ist ein Bundesgesetz, das Arbeitgeber verpflichtet, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.
Es existiert seit 1995, wurde aber zum 1. August 2022 grundlegend überarbeitet – als Umsetzung der EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie (EU 2019/1152). Die Reform hat den Pflichtenkatalog deutlich erweitert und erstmals Bußgelder eingeführt.
Warum ist das für Gebäudereiniger wichtig?
Die Branche hat eine hohe Personalfluktuation und beschäftigt viele Minijobber und Teilzeitkräfte. Bei jeder Neueinstellung muss ein NachwG-konformer Arbeitsvertrag vorliegen. Wer mit veralteten Vertragsmuster arbeitet, riskiert systematische Verstöße – bei 50 Mitarbeitenden potenziell 100.000 € Bußgeld.
02 – PflichtangabenWas muss im Nachweis stehen?
Der Pflichtenkatalog nach § 2 NachwG umfasst seit der Reform 2022 folgende Angaben:
| Nr. | Pflichtangabe | Praxishinweis für Gebäudereiniger |
|---|---|---|
| 1 | Name & Anschrift der Vertragsparteien | Vollständige Firmierung + Mitarbeiteradresse |
| 2 | Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses | Erstes Einsatzdatum |
| 3 | Bei Befristung: Enddatum oder vorhersehbare Dauer | Befristungen bei Saisonreinigung üblich |
| 4 | Arbeitsort (oder Hinweis auf wechselnde Orte) | Wichtig: „Wechselnde Einsatzorte im Raum [Stadt/Region]“ |
| 5 | Beschreibung der Tätigkeit | z. B. „Unterhaltsreinigung gemäß Leistungsverzeichnis“ |
| 6 | Dauer der Probezeit | Max. 6 Monate, kürzere Fristen möglich |
| 7 | Zusammensetzung & Höhe des Entgelts | Lohngruppe, Stundenlohn, Zuschläge einzeln aufschlüsseln |
| 8 | Fälligkeit des Entgelts | Auszahlungstag (z. B. „zum 15. des Folgemonats“) |
| 9 | Vereinbarte Arbeitszeit | Wochenstunden + ggf. Verteilung auf Wochentage |
| 10 | Regelungen zu Überstunden & deren Vergütung | Neu seit 2022: Konkrete Regelung erforderlich |
| 11 | Urlaubsanspruch | Tariflicher Urlaub (oft über gesetzlichem Minimum) |
| 12 | Ggf. betriebliche Altersversorgung | Neu seit 2022 |
| 13 | Kündigungsfristen | Gestaffelt nach Betriebszugehörigkeit (RTV) |
| 14 | Kündigungsverfahren (Schriftform + Klagefrist) | Neu seit 2022: Hinweis auf § 7 KSchG (3-Wochen-Frist) |
| 15 | Hinweis auf anwendbare Tarifverträge | RTV, Lohntarifvertrag – allgemeinverbindlich |
| 16 | Ggf. Anspruch auf Fortbildung | Neu seit 2022 |
Praxistipp: Arbeitsvertrag = Nachweis
Du musst kein separates Dokument erstellen. Wenn dein Arbeitsvertrag alle Pflichtangaben enthält, erfüllt er gleichzeitig die Nachweispflicht. Die meisten Gebäudereiniger lösen es so – aber dafür müssen die Vertragsmuster aktuell sein.
03 – FristenWann muss was vorliegen?
Das NachwG staffelt die Fristen in drei Stufen:
Praxisempfehlung
Die gestaffelten Fristen sind in der Praxis unnötig kompliziert. Am einfachsten: Unterschriebener Arbeitsvertrag mit allen Pflichtangaben liegt am ersten Arbeitstag vor. Dann bist du automatisch NachwG-konform – ohne über Fristen nachdenken zu müssen.
04 – Reform 2022Was sich geändert hat
Vor der Reform (bis 31.07.2022)
- Nur 10 Pflichtangaben
- Keine Bußgelder bei Verstößen
- Frist: 1 Monat für alles
- Kein Hinweis auf Kündigungsverfahren nötig
- Keine Überstundenregelung erforderlich
Nach der Reform (ab 01.08.2022)
- Über 15 Pflichtangaben
- Bußgelder bis 2.000 € pro Verstoß
- Gestaffelte Fristen (Tag 1 / Tag 7 / Monat 1)
- Kündigungsverfahren + Klagefrist-Hinweis
- Überstundenregelung, Probezeit, Fortbildung, bAV
Galt die Reform rückwirkend?
Für Neuverträge ab dem 1. August 2022 gelten die neuen Regeln sofort. Für Bestandsverträge mussten die fehlenden Angaben auf Verlangen des Arbeitnehmers innerhalb von 7 Tagen bzw. einem Monat nachgereicht werden. Viele Betriebe haben ihre Vertragsmuster bis heute nicht aktualisiert – ein Risiko.
05 – FormSchriftform – Papier oder digital?
Das NachwG verlangt die Schriftform nach § 126 BGB: ein Dokument auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift des Arbeitgebers.
Keine elektronische Form erlaubt
Im Gegensatz zu vielen anderen arbeitsrechtlichen Dokumenten reicht weder E-Mail noch PDF noch elektronische Signatur. Das NachwG schließt die elektronische Form ausdrücklich aus (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG).
Das wird vielfach kritisiert – ändert aber aktuell nichts an der Rechtslage. Ein rein digital geschlossener Arbeitsvertrag erfüllt die Nachweispflicht nicht.
Tipp: Der unterschriebene Arbeitsvertrag in Papierform erfüllt die Nachweispflicht – wenn er alle Pflichtangaben enthält. Digital erstellte Verträge müssen also ausgedruckt und unterschrieben werden.
06 – BußgelderWas bei Verstößen droht
Seit der Reform 2022 ist ein Verstoß gegen das NachwG eine Ordnungswidrigkeit (§ 4 NachwG):
| Verstoß | Bußgeld | Berechnung |
|---|---|---|
| Fehlende Niederschrift | Bis 2.000 € | Pro Arbeitnehmer |
| Unvollständige Angaben | Bis 2.000 € | Pro fehlende Angabe & pro AN |
| Verspätete Aushändigung | Bis 2.000 € | Pro Arbeitnehmer |
| Nicht-Aktualisierung bei Änderungen | Bis 2.000 € | Pro Arbeitnehmer |
Rechenbeispiel
Ein Betrieb mit 50 Reinigungskräften hat veraltete Vertragsmuster ohne Überstundenregelung und Kündigungsverfahrens-Hinweis (2 fehlende Angaben).
Maximales Bußgeld: 50 AN × 2 Verstöße × 2.000 € = 200.000 €
In der Praxis fallen die Bußgelder meist niedriger aus – aber die Summe bei vielen Mitarbeitenden ist das Risiko.
07 – ChecklisteNachwG-Checkliste für Gebäudereiniger
Prüfe deinen Arbeitsvertrag – enthält er alles?
✓ Name & Anschrift beider Vertragsparteien
✓ Arbeitsbeginn (und ggf. Befristungsdatum)
✓ Arbeitsort – bei wechselnden Objekten: „Wechselnde Einsatzorte im Raum [Region]“
✓ Tätigkeitsbeschreibung – z. B. „Unterhaltsreinigung gem. Leistungsverzeichnis“
✓ Probezeit – Dauer explizit angeben
✓ Entgelt – Lohngruppe, Stundenlohn, Zuschläge einzeln aufschlüsseln
✓ Entgelt-Fälligkeit – Auszahlungstag benennen
✓ Arbeitszeit – Wochenstunden + Verteilung
✓ Überstundenregelung – ob/wie Überstunden anfallen und vergütet werden
✓ Urlaubsanspruch – tariflich + ggf. übertariflich
✓ Kündigungsfristen – gestaffelt nach Betriebszugehörigkeit
✓ Kündigungsverfahren – Schriftform-Hinweis + 3-Wochen-Klagefrist
✓ Tarifvertrags-Hinweis – „Es gilt der allgemeinverbindliche RTV der Gebäudereinigung“
✓ Betriebliche Altersvorsorge – ob vorhanden + Träger
✓ Fortbildungsanspruch – ob vorhanden
✓ Papierform – unterschrieben, nicht nur per E-Mail
08 – DigitalisierungUmsetzung mit Mendato
Das NachwG erfordert zwar Papierform für den Nachweis selbst – aber die dahinterliegenden Daten können digital verwaltet werden:
Mitarbeiterdaten zentral pflegen
In Mendato sind alle vertragsrelevanten Daten je Mitarbeiter hinterlegt: Lohngruppe, Wochenstunden, Arbeitsort, Vertragsbeginn, Befristung. So hast du die Grundlage für NachwG-konforme Verträge.
Änderungen dokumentieren
Bei Änderungen der Arbeitsbedingungen (z. B. Lohnerhöhung, neuer Einsatzort) muss der Nachweis aktualisiert werden. Mendato dokumentiert alle Änderungen mit Zeitstempel – so weißt du, wann ein neuer Nachweis fällig ist.
Vorbereitende Lohnbuchhaltung
Die in Mendato gepflegten Entgeltdaten fließen direkt in die vorbereitende Lohnbuchhaltung ein – konsistent mit den im Arbeitsvertrag festgehaltenen Angaben.
FazitNachwG-Compliance ist günstig – Verstöße sind teuer
Die Anpassung der Vertragsmuster kostet einmalig ein paar Stunden – Verstöße kosten dauerhaft. Wer seine Arbeitsverträge seit August 2022 nicht aktualisiert hat, sollte das jetzt nachholen.
Deine nächsten Schritte:
• Aktuelles Vertragsmuster mit allen 15+ Pflichtangaben erstellen (lassen)
• Bestehende Verträge prüfen und bei Bedarf Ergänzungsvereinbarungen aushändigen
• Bei jeder Änderung der Arbeitsbedingungen den Nachweis aktualisieren
• Immer Papierform mit Unterschrift – kein E-Mail-Versand
• Aushändigung dokumentieren (Empfangsbestätigung unterschreiben lassen)
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