Definition
Materialwirtschaft umfasst die Planung, Beschaffung, Lagerung und Verteilung von Reinigungsmitteln, Verbrauchsmaterialien und Geräten an die einzelnen Reinigungsobjekte.
Zusammenfassung – Materialwirtschaft auf einen Blick
Materialwirtschaft steuert alles von der Bestellung bis zur Verteilung an die Objekte: Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterial, Geräte und Schutzausrüstung.
Materialkosten machen typischerweise 3–8 % des Umsatzes aus – unterschätzt, aber kalkulationsrelevant.
Der größte Hebel: Objektgenaue Zuordnung der Materialkosten und regelmäßige Bestandsprüfung statt Pauschalen und Schätzungen.
01 – GrundlagenWas gehört zur Materialwirtschaft?
In der Gebäudereinigung braucht jedes Objekt Material – aber nicht jedes Objekt das gleiche. Ein Bürokomplex hat andere Anforderungen als eine Arztpraxis oder eine Produktionshalle. Die Materialwirtschaft sorgt dafür, dass das richtige Material in der richtigen Menge am richtigen Ort verfügbar ist.
| Materialgruppe | Beispiele | Beschaffungsrhythmus |
|---|---|---|
| Reinigungschemie | Allzweckreiniger, Sanitärreiniger, Glasreiniger | Monatlich / quartalsweise |
| Verbrauchsmaterial | Müllbeutel, Handtuchpapier, Seife, WC-Papier | Wöchentlich / monatlich |
| Reinigungsgeräte | Mopps, Wischbezüge, Eimer, Tücher | Quartalsweise / bei Bedarf |
| Maschinen | Staubsauger, Scheuersaugmaschinen, Hochdruckreiniger | Jährlich / Wartungsintervalle |
| Schutzausrüstung | Handschuhe, Sicherheitsschuhe, Warnwesten | Bei Bedarf / jährlich |
Ein häufig unterschätzter Punkt: Verbrauchsmaterial für den Kunden (Handtuchpapier, Seife, WC-Papier). In vielen Verträgen stellt der Reinigungsbetrieb dieses Material – in anderen der Kunde. Das muss im Leistungsverzeichnis klar geregelt sein.
Kategorie
Organisation
Auch bekannt als
Materialmanagement, Beschaffung, Lagerwirtschaft
Relevant für
GF, Objektleiter, Einkauf, Kalkulation
Mendato-Modul
02 – KostenKostenstruktur & Kalkulation
Materialkosten werden in der Vorkalkulation oft als Prozentsatz angesetzt – typischerweise 3–8 % des Auftragswerts. Das klingt wenig, summiert sich aber schnell:
📝 Rechenbeispiel
Ein Betrieb mit 1,2 Mio. € Jahresumsatz hat bei 5 % Materialanteil Kosten von 60.000 € pro Jahr. Durch bessere Einkaufskonditionen (Rahmenverträge mit Großhändlern) und weniger Verschwendung lassen sich hier leicht 5.000–10.000 € einsparen.
Entscheidend ist die Zuordnung der Materialkosten zu einzelnen Objekten. Nur so erkennst du, welche Objekte materialintensiv sind und ob die Kalkulation stimmt. Pauschale Umlagen verdecken oft, dass einzelne Objekte deutlich mehr Material verbrauchen als kalkuliert.
03 – OrganisationBeschaffung & Verteilung organisieren
Die Organisation der Materialwirtschaft hängt von der Betriebsgröße ab:
Kleiner Betrieb (bis 30 Objekte)
Der Inhaber oder Objektleiter kauft selbst ein und verteilt das Material bei der Objekttour. Einfach, aber zeitaufwendig und schlecht skalierbar.
Mittlerer Betrieb (30–100 Objekte)
Zentrallager mit festen Liefertagen pro Region. Objektleiter melden Bedarf, das Lager kommissioniert. Rahmenverträge mit 2–3 Lieferanten für bessere Konditionen.
Großer Betrieb (100+ Objekte)
Eigene Einkaufsabteilung, mehrere Regionallager, automatisierte Nachbestellungen. Materialkosten werden pro Objekt getrackt und im Controlling ausgewertet.
⚠ Typische Materialprobleme
- Material geht mitten in der Woche aus
- Falsche Reiniger für empfindliche Oberflächen
- Überbestellung → Material verfällt
- Keine Zuordnung zu Objekten → intransparente Kosten
- Mitarbeitende nehmen Material für privat mit
✔ Best Practices
- Feste Bedarfslisten pro Objekttyp erstellen
- Rahmenverträge für Standardmaterial abschließen
- Materialkosten pro Objekt tracken
- Regelmäßige Bestandsprüfung beim Objektbesuch
- Dosieranleitungen für Reinigungschemie aushängen
04 – Digitale LösungMaterialwirtschaft mit Mendato
Viele Reinigungsbetriebe managen Material noch über Zettel, Anrufe und Bauchgefühl. Das funktioniert – bis ein Objekt plötzlich ohne Material dasteht und der Kunde sich beschwert.
Materialbestellung per App: Der Objektleiter erfasst den Bedarf direkt vor Ort in der App. Die Bestellung geht zentral ein und kann gebündelt werden.
Kostenzuordnung: Jede Bestellung wird dem jeweiligen Objekt zugeordnet. So siehst du im Controlling, welche Objekte wie viel Material verbrauchen.
Verbrauchsanalyse: Über die Zeit erkennst du Muster: Welche Objekte haben steigenden Materialverbrauch? Wo weicht der Ist-Verbrauch stark vom Soll ab?
✓ Mendato-Vorteil
Mit Mendato hast du Materialkosten pro Objekt transparent. Das hilft bei der Nachkalkulation und zeigt dir, wo Handlungsbedarf besteht – bevor die Marge schmilzt.
05 – FazitMaterial im Griff = Marge im Griff
Materialwirtschaft klingt nicht sexy – ist aber ein direkter Margenhebel. Wer seine Materialkosten kennt, objektgenau zuordnet und sauber beschafft, spart bares Geld und vermeidet Engpässe vor Ort.
Der Schlüssel liegt in der Kombination: Standardisierte Bedarfslisten, gute Lieferantenbeziehungen und digitale Erfassung. Dann wird aus einem Problemfeld ein kontrollierter Prozess.
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