Stundenzettel waren nicht durchgängig digital, Auswertungen pro Objekt waren aufwendig, und bei sich überschneidenden Einsätzen fehlte der Überblick. Der Lohn lief über Lexware – aber die Daten dafür kamen aus verschiedenen Quellen. Die klare Ansage von Karsten Frosch: „Ab 2025 nur noch ein Programm.“
⚠ Vorher mit 3 Systemen
- Schneidereit, ToolTime und PlanD parallel
- Stundenzettel nicht durchgängig digital
- Komplexe Einsätze über mehrere Tage schwer abbildbar
- Auswertungen pro Objekt extrem aufwendig
- Lexware-Lohnvorbereitung aus verschiedenen Quellen
✔ Heute mit Mendato
- Ein System für alles: Planung, Zeit, Rechnung
- Digitale Stundenzettel mit Unterschrift
- Mehrtägige Einsätze sauber abgebildet
- Kundenportal für Großkunden wie Deutsche Post
- Controlling für Margenübersicht
Der Wechsel zu Mendato
Im Spätsommer 2024 starteten die ersten Demos. Karsten Frosch und sein Büroteam – Kristina Dincer und Marta Halter – arbeiteten sich intensiv in Mendato ein. Der Import von rund 90 Mitarbeitenden sowie aller Kunden- und Objektdaten wurde strukturiert durchgeführt.
Der Plan: Zuerst Fenster- und Sonderreinigungen über Mendato Operations abbilden, dann schrittweise den gesamten Dienstplan überführen. Zander nutzt gleichzeitig das Kundenportal – so können Auftraggeber wie die Deutsche Post den Status ihrer Einsätze einsehen, ohne sensible Plan- und Ist-Zeiten offengelegt zu bekommen.
„Wir hatten ToolTime, PlanD und Schneidereit – drei Systeme für das, was Mendato alleine kann. Ab 2025 wollten wir nur noch ein Programm. Das hat geklappt.“
– Karsten Frosch, Gebäudereinigung Zander GmbH
Das Ergebnis
Zander arbeitet heute mit Mendato als zentraler Plattform für Auftragsmanagement, Zeiterfassung, Buchhaltung und Controlling. Drei verschiedene Systeme wurden durch eines ersetzt. Das Büroteam hat sich eigenständig eingeführt – Marta meldet, sie habe sich „gut eingefuchst“.
Für einen Betrieb mit über 100 Mitarbeitenden und einem Leistungsspektrum von Industriereinigung bis Bodensanierung ist das eine beachtliche Konsolidierung. Die Lohnvorbereitung für Lexware basiert jetzt auf einer einzigen Datenquelle statt auf drei verschiedenen. Und mit dem Controlling-Modul hat Karsten erstmals eine Margenübersicht über alle Aufträge hinweg.
🏆 Auf einen Blick
Etablierter Mittelständler mit über 100 Mitarbeitenden in Bielefeld. Drei Systeme (Schneidereit, ToolTime, PlanD) durch ein System ersetzt. Zeiterfassung, Planung, Buchhaltung und Controlling laufen über Mendato. Kundenportal für Großkunden aktiv.
Genutzte Mendato-Module
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