⚠ Vorher mit Zettel & Excel
- Zeiten auf Zetteln in Objekten gesammelt
- Stundenzettel monatlich in Excel übertragen
- Kein systematischer Dienstplan für 150 RK
- Lohnvorbereitung extrem aufwändig
- Keine Auswertungen pro Objekt möglich
✔ Heute mit Mendato
- Aufträge und Rechnungen vollständig digital
- DATEV-Export für den Steuerberater
- Zeiterfassung schrittweise ausgerollt
- Nur noch 23 Aufträge ohne Ausführer
- Controlling-App für Stunden und Kosten
Der Wechsel zu Mendato
Sauberca ist seit 2021 Mendato-Kunde – einer der ältesten im Portfolio. Der Aufbau lief schrittweise: Erst Aufträge und Buchhaltung, dann die Erweiterung um Operations für die Zeiterfassung. Sophia in der Verwaltung hat alle Aufträge überarbeitet und fehlende Aufträge ergänzt – heute gibt es nur noch 23 Aufträge ohne Ausführer.
Betriebsleiter Joshua Klupp treibt den DATEV-Export voran, um die Buchhaltung sauber an den Steuerberater anzubinden. David hat die Controlling-App aktiviert, um endlich Auswertungen und Filtermöglichkeiten für Stunden und Kosten pro Objekt zu bekommen. Und für 2025 ist der vollständige OP-Rollout geplant.
„Wir hatten 150 Reinigungskräfte und keinen einheitlichen digitalen Prozess. Zeiten auf Zetteln, Stundenzettel in Excel, Dienstpläne in Listen. Mit Mendato bauen wir das jetzt Schritt für Schritt um – und merken bei jedem Modul, wie viel einfacher es wird.“
– David Casselmann, Sauberca Service GmbH
Das Ergebnis
Heute nutzt Sauberca Mendato für Auftragsabwicklung, Rechnungen, DATEV-Export und die Controlling-App. Die Zeiterfassung wird schrittweise ausgerollt – erst Subunternehmer und ausgewählte Objekte, dann der Rest. Sophia, Joshua und David arbeiten alle im System. Die Zettelwirtschaft wird Monat für Monat kleiner.
Was Sauberca besonders macht: Es ist die Geschichte eines großen Betriebs, der sich bewusst Zeit nimmt für die Digitalisierung. Kein Big Bang, sondern kontrollierter Aufbau – Modul für Modul, Objekt für Objekt. Bei 150 Mitarbeitenden mit 130 Minijobbern ist das die einzig realistische Strategie. Und sie funktioniert: Seit 2021 wird das System immer breiter genutzt, immer tiefer integriert.
🏆 Auf einen Blick
Über 150 Reinigungskräfte in Neu-Isenburg. Von Zettel und Excel zur digitalen Plattform. Seit 2021 mit Mendato – einer der ältesten Kunden. Schrittweiser Ausbau: Aufträge, Buchhaltung, Zeiterfassung, Controlling. Kontrollierter Aufbau statt Big Bang.
Genutzte Mendato-Module
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