⚠ Vorher mit ClockIn + Google Forms
- Mehrere Systeme parallel – kein zentraler Überblick
- Verfügbarkeiten über Google-Formulare abgefragt
- Fake-Einsätze in ClockIn, um freie Zeiten zu sehen
- Keine PLZ-/Radiusfilter für Tourenplanung
- Kein integriertes Urlaubskontingent
- Keine Buchhaltungs- oder DATEV-Schnittstelle
✔ Ziel mit Mendato
- Planung, Zeiterfassung und Abrechnung in einem System
- Kalenderübersicht: Wer ist wo, wie lange, welche Aufgabe?
- Saubere Überstundenlogik und Minderungsabrechnung
- Vorbereitende Lohnbuchhaltung mit DATEV-Übergabe
- Rechnungswesen und offene Posten im Griff
- Ein Softwarepartner, der mitwachsen kann
Das Problem: Viele Tools, kein System
Julius ist technikaffin – er kennt gute Webtechnik und weiß, was Software leisten kann. Genau deshalb hatte er sich mit ClockIn und Google Forms einen eigenen Workflow zusammengebaut: Über Formulare fragte er täglich die Verfügbarkeiten seiner Mitarbeitenden ab, über ClockIn steuerte er die Zeiterfassung. Das funktionierte – solange das Team klein war.
Mit dem Wachstum kamen die Grenzen: In ClockIn legte Julius sogar Fake-Einsätze an, um zu sehen, wann jemand verfügbar ist. Eine Übersicht über Einsatzorte, Arbeitszeiten und Aufgaben auf einen Blick? Gab es nicht. Und Themen wie Lohnvorbereitung, Minderungen oder eine saubere DATEV-Übergabe waren mit dem Tool-Mix schlicht nicht abbildbar.
„Ich kenne gute Webtechnik – und am Anfang hatte ich das Gefühl, dass ich in Mendato länger brauche als in ClockIn. Aber ClockIn und Google Forms können eben nicht alles abdecken, was ich brauche.“
– Julius Arntzen, Fensterzauber Gebäudereinigung
Warum Mendato?
Julius suchte eine integrierte Lösung, die den gesamten Prozess abbildet: Vom Auftrag über die Personalplanung und Zeiterfassung bis hin zur vorbereitenden Lohn- und Finanzbuchhaltung. Keine Insellösungen mehr, kein Hin-und-Her-Springen zwischen Tools.
Was ihn bei Mendato überzeugte: Die Software ist speziell für Gebäudereiniger gebaut. Statt generische Projektmanagement-Tools an seine Branche anzupassen, findet Julius hier eine Plattform, die seine Sprache spricht – mit Objektlogik, Einsatzplanung und branchenspezifischer Abrechnungslogik.
💡 Das überzeugte Julius
Alles in einem System: Personalplanung, Zeiterfassung, Buchhaltung und Schnittstellen – statt ClockIn + Google Forms + eigene Listen. Dazu persönliche Betreuung durch das Mendato-Team bei der Einrichtung seiner individuellen Prozesse.
Der Weg: Schritt für Schritt zum Vollbetrieb
Julius geht den Umstieg bewusst gründlich an. Nach der Erstberatung und Demo im September 2025 arbeitet er gemeinsam mit dem Mendato-Team daran, seine Prozesse sauber in der Software abzubilden. Konkret stehen auf der Agenda:
🛠 Aktuell in Einrichtung
- Überstundenlogik korrekt abbilden
- Minderungen richtig abrechnen
- Controlling-Modul im Testbetrieb
- DATEV-Schnittstelle vorbereiten
🎯 Ziel: Zentrale Steuerung
- Kalender: Wer, wo, wie lange, welche Aufgabe
- Lohndaten per Klick an DATEV übergeben
- Rechnungen und offene Posten zentral im Blick
- Kein Tool-Hopping mehr im Tagesgeschäft
Julius bringt dabei sehr konkrete Verbesserungsvorschläge ein – von Verfügbarkeitsanzeigen über PLZ-basierte Routenplanung bis hin zu übersichtlichen Kalenderansichten. Das Mendato-Team nimmt dieses Feedback direkt auf – die Software wächst mit ihren Kunden.
„Mein Ziel ist: Im Kalender auf einen Blick sehen, wo welcher Mitarbeitende wie lange arbeitet und was dort zu tun ist. Und dann Planung, Zeiterfassung und Abrechnung in einem System sauber abbilden – inklusive Übergabe an DATEV.“
– Julius Arntzen, Fensterzauber Gebäudereinigung
Warum diese Story zählt
Die Geschichte von Fensterzauber zeigt einen typischen Weg vieler Gebäudereiniger: Am Anfang reicht eine einfache Lösung wie ClockIn. Doch sobald das Unternehmen wächst, stoßen generische Tools an ihre Grenzen. Die Folge: Immer mehr Workarounds, immer mehr manuelle Arbeit, immer weniger Überblick.
Mendato setzt genau hier an – als Branchensoftware, die vom ersten Tag an für Gebäudereiniger gebaut ist. Mit einer Plattform, die Personalplanung, Zeiterfassung und Buchhaltung verbindet. Und mit einem Team, das bei der Einrichtung persönlich unterstützt – auch dann, wenn der Einstieg herausfordernd ist.
🏆 Auf einen Blick
Von ClockIn + Google Forms zu Mendato gewechselt. Gebäudedienstleister aus Sendenhorst (NRW). Schwerpunkt: Glas- und Gebäudereinigung. Genutzte Module: Personalplanung, Zeiterfassung, Buchhaltung. Ziel: Komplette Prozesskette von Auftrag bis DATEV-Übergabe in einem System.
Genutzte Mendato-Module
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