Mendato vs. Aplano – Der vollständige Softwarevergleich für Gebäudereiniger

01 – EinführungWarum dieser Vergleich?

Wenn du eine Software für deinen Gebäudereinigungsbetrieb suchst, stolperst du früher oder später über Aplano. Die Plattform wirkt auf den ersten Blick kompakt und günstig – Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheiten. Doch wie gut passt ein Schichtplaner wirklich zur Realität in der Gebäudereinigung?

In diesem Vergleich schauen wir uns beide Lösungen ehrlich an: Aplano als schichtbasierte Dienstplan- und Zeiterfassungssoftware und Mendato als spezialisierte Einsatzplanungs-Software für Gebäudedienstleister. Der Schwerpunkt liegt auf Personalplanung, Zeiterfassung, Zuschlägen, Lohnvorbereitung und Preisen.

02 – ProduktfokusSchichtplaner vs. Branchensoftware

Aplano positioniert sich als Lösung rund um Schichtplanung, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Stundenkonto. Je nach gewähltem Paket (Core, Basic oder Pro) stehen unterschiedliche Funktionsblöcke bereit. Die Schichtplaner-App ist das zentrale Element: Schichten tauschen, offene Schichten besetzen und Änderungen per Push-Benachrichtigung erhalten. (Quelle: aplano.de/preise)

Mendato ist als Branchenlösung für Gebäudedienstleister gebaut. Es geht nicht nur um Zeitpläne, sondern um die gesamte Objekt- und Auftragsrealität im Alltag – von der Auftragsverwaltung über die operative Steuerung bis zur Buchhaltung.

03 – SoftwareaufbauWie sind die Systeme aufgebaut?

In Gebäudedienstleistern arbeiten verschiedene Rollen parallel: Die Objektleitung plant Einsätze, die Buchhaltung braucht korrekte Zeiten und Zuschläge, und die Reinigungskräfte arbeiten mobil im Objekt. Je mehr Mitarbeitende und Objekte du hast, desto wichtiger wird die Frage: Wie ist das System aufgebaut?

Aplano bietet eine webbasierte Lösung plus App. Die App wird für Dienstplan-Zugriff und Mitarbeiterfunktionen wie Schichttausch und Änderungsanträge genutzt. Die konkreten Funktionsblöcke sind nach Paketen aufgelistet (Core/Basic/Pro). (Quelle: aplano.de)

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht – der Objektleiter den Dienstplan, die Buchhaltung die Lohndaten.

04 – OrganisationslogikStandort-Schichtlogik vs. Kunde–Objekt–Auftrag

Für Gebäudereiniger ist das oft der wichtigste Punkt. Denn die Realität ist selten „ein Standort". Meist ist sie mehrstufig: Ein Kunde hat mehrere Objekte, pro Objekt gibt es mehrere Leistungen, und Zeiten hängen am Objekt und an der Leistung.

Aplano arbeitet mit einer Standort- und Schichtlogik. Im Core- und Basic-Paket ist ein Standort enthalten, unbegrenzte Standorte gibt es im Pro-Paket. Für wechselnde Einsatzorte können Schichtadressen angelegt und mit Geofencing kombiniert werden. Ein eigenes „Kunde → Objekt → Auftrag"-Modell ist auf den Aplano-Standardseiten nicht als Gebäudereinigungs-Modell beschrieben. (Quelle: aplano.de/preise)

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Jeder Auftrag hat seine eigenen Leistungen, Zeiten, Einsätze und Abrechnungslogik. Du siehst sofort, was in welchem Objekt passiert – und kannst den Deckungsbeitrag pro Objekt berechnen.

05 – ZeiterfassungZeiterfassung im Vergleich

Zeitmodelle

Aplano bietet ein laufendes Stundenkonto (Pro-Paket) und Funktionen wie Überstundenberechnung (Core). Zeiterfassung ist als Feature im Pro-Paket verfügbar. (Quelle: aplano.de/preise)

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Sollzeit kommt aus dem Auftrag, die Planzeit aus dem Dienstplan, die Istzeit aus der Stempeluhr. Abweichungen werden sofort sichtbar – pro Objekt und pro Mitarbeitenden. ▶ Video: Zeiterfassung in Mendato

Erfassungsmethoden & GPS

Aplano beschreibt Zeiterfassung über die App mit Schichtadressen und Geofencing. Damit kann der Radius begrenzt werden, in dem per Mobile App ein- und ausgestempelt wird. (Quelle: aplano.de/arbeitszeiterfassung)

Mendato bietet GPS-Zeiterfassung direkt am Objekt, Offline-Modus (Stempelung ohne Internetverbindung) und die App in 16 Sprachen – ein entscheidender Punkt, weil viele Reinigungskräfte nicht Deutsch als Muttersprache haben. ▶ Video: GPS-Ortung in Mendato

Hybridmodell: Papier + App

Aplano fokussiert sichtbar auf digitale Erfassung über System und App. Ein klassischer Stundenzettel-Importer wird auf den Standardseiten nicht als Kernfunktion beschrieben.

Mendato kennt die Realität: Nicht jeder Betrieb kann von heute auf morgen komplett digital arbeiten. Deshalb gibt es ein Hybridmodell – Stundenzettel können abfotografiert und digital importiert werden. ▶ Video: Stundenzettel-Import

06 – LohnvorbereitungLohnvorbereitung & Zuschläge

Wer Zeiten erfasst, braucht am Ende korrekte Lohndaten – mit den richtigen Zuschlägen nach dem Rahmentarifvertrag (RTV) der Gebäudereinigung. Genau hier trennt sich oft Schichtplaner von Branchensoftware.

Aplano nennt Zuschläge als Feature im Pro-Paket und bietet Auswertungen sowie Datenexporte. Das ist der typische Weg: Zeiten erfassen, prüfen, dann per Export an den Steuerberater geben. Eine fertige RTV-Gebäudereinigung-Logik als Standard wird auf den Aplano-Seiten nicht hervorgehoben. (Quelle: aplano.de/preise)

Mendato hat die vorbereitende Lohnbuchhaltung als festen Bestandteil. Zuschläge nach dem Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung werden automatisch berechnet und die Lohndaten können strukturiert exportiert werden – inklusive Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlägen. ▶ Video: Lohndaten-Export

07 – PersonalplanungPersonalplanung: Unterhalts- & Sonderreinigung

Unterhaltsreinigung

Aplano bietet für die Unterhaltsreinigung mehrere Bausteine: wiederholende Schichten (Basic-Paket), Schichtvorlagen und Wochenplan-Vorlagen. Damit lassen sich wiederkehrende Dienstpläne gut standardisieren. Was auf den Standardseiten nicht beschrieben wird: eine LV-Logik mit Räumen und Revier-Strukturen, die Aufgaben pro Bereich und Intervall ableitet. (Quelle: aplano.de/preise)

Mendato plant die Unterhaltsreinigung objektbezogen: Jeder Auftrag hat sein Leistungsverzeichnis, daraus ergibt sich der Personalbedarf. Der Dienstplan wird direkt am Objekt erstellt – nicht als abstrakte Schicht, sondern als konkreter Einsatz im Gebäude.

Sonderreinigung

Aplano bietet für dynamische Planung offene Schichten (Pro-Paket) und App-Funktionen wie Schichttausch und Bewerbung auf offene Schichten. Außerdem helfen Schichtadressen mit Geofencing bei wechselnden Einsatzorten. Eine Touren-/Routenoptimierung wird auf den Standardseiten nicht als Kern positioniert. (Quelle: aplano.de)

Mendato plant Sonderreinigung auftragsbasiert: Jeder Sonderauftrag erhält eigene Mitarbeitende, Zeiten und Materialien. Einsätze lassen sich schnell umplanen, ohne dass die gesamte Schichtstruktur angepasst werden muss.

08 – SubunternehmerSubunternehmer-Verwaltung

Aplano fokussiert sichtbar auf Mitarbeiterplanung, Schichten und Zeiterfassung. Subunternehmer-Steuerung wird auf den Standardseiten nicht als eigener Kernbereich beschrieben. (Quelle: aplano.de)

Mendato bietet ein eigenes Subunternehmerportal mit separater Zeiterfassung, Gutschriftverfahren und Leistungsnachweisen. Dein Subunternehmer bekommt einen eigenen Zugang – ohne Zugriff auf deine internen Daten.

09 – PreisePreise & Kostenstruktur

Aplano rechnet pro Mitarbeiter und Monat ab. Rechenbeispiele (Pro-Paket, ohne MwSt.): 50 MA = 225 €, 100 MA = 450 €, 1.000 MA = 4.500 €. (Quelle: aplano.de/preise)

Mendato arbeitet mit festen Paketpreisen nach Anzahl der Reinigungskräfte. Bei Mendato ist immer der volle Funktionsumfang enthalten – keine Unterscheidung nach Core/Basic/Pro.

10 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Bewertungen zeigen, wie zufrieden echte Nutzer im Alltag mit einer Software sind. Hier die öffentlich einsehbaren Zahlen für beide Anbieter:

11 – VergleichstabelleAplano vs. Mendato auf einen Blick

12 – FazitAplano oder Mendato – Was passt zu dir?

Aplano

Aplano ist öffentlich klar als Schichtplaner mit Zeiterfassung, Abwesenheiten, Stundenkonto und Datenexporten positioniert. Die Software passt gut, wenn dein Betrieb wie ein klassischer Schichtbetrieb funktioniert und du über Standorte und Schichten strukturierst. Für wenige Standorte mit klarer Schichtlogik ist das ein solides Werkzeug – und preislich sehr günstig.

In der Gebäudereinigung wird es typischerweise dann anspruchsvoll, wenn du viele Kunden mit vielen Objekten hast und Leistungen pro Objekt sauber getrennt steuern musst. Zuschlagslogik nach dem RTV, Subunternehmer-Verwaltung und objektbezogenes Controlling sind Themen, die über einen reinen Schichtplaner hinausgehen.

Mendato

Mendato ist für genau diese Realität gebaut. Die Struktur Kunde → Objekt → Auftrag bildet deinen Alltag als Gebäudedienstleister direkt ab. Zeiterfassung mit GPS, Offline-Modus und 16 Sprachen, vorbereitende Lohnbuchhaltung mit RTV-Zuschlägen, Subunternehmerportal und Kundenportal – alles in einer Lösung, ohne Feature-Pakete.

13 – FAQHäufig gestellte Fragen

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