Rechnungsvorlage excel

Rechnungsvorlage Excel: Schnell und einfach

Unternehmen stellen sich zu Beginn der entsprechenden Tätigkeit oft die Frage, welches Programm genutzt werden sollte, um Rechnungen zu erstellen.

Bei genauer Hinsicht zeigt sich hierbei, dass die Möglichkeiten in diesem Bereich durchaus vielseitig sind.

Jede Variante charakterisiert sich hierbei durch ihre ganz spezifischen Details.

Gerade am Anfang entscheiden sich viele Unternehmen für die Rechnungserstellung via Excel und das Erstellen einer entsprechenden Rechnungsvorlage.

Immerhin handelt es sich hierbei um eines der bekanntesten Programme, wenn es darum geht, Summen unterschiedlicher Größenordnung zusammenzuzählen und entsprechend darzustellen.

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Die Recherche – der Nutzer und seine Eigenverantwortung

Jeder, der sich jedoch in der Vergangenheit schon einmal mit dem Erstellen einer Rechnungsvorlage Excel befasst hat, weiß auch, dass es hierbei nicht reicht, lediglich die entsprechenden Beträge zusammenzuaddieren.

Auch rechtliche Vorgaben müssen beachtet werden. Da es sich bei Excel jedoch nicht um ein klassisches Rechnungsprogramm handelt, wird hierauf zunächst einmal nicht hingewiesen.


Vielmehr steht der Nutzer in der Pflicht, sich selbst zu informieren, um schlussendlich auch Rechnungen erstellen zu können, die den gesetzlichen Standards entsprechen (und damit auch vor dem Finanzamt Bestand haben).


Verschiedene Seiten im Internet bieten unter anderem auch Rechnungsvordrucke über Excel an. Diese müssen lediglich heruntergeladen und bearbeitet werden.

Wer jedoch besonders individuell (und angepasst an die aktuelle Gesetzgebung) arbeiten möchte, sollte sich seine Rechnung über Excel einfach selbst erstellen.

Welche Angaben gehören auf die Excel Rechnung?

Egal, ob eine Rechnung über eine Rechnungsvorlage Excel, Word, eine App oder die Online Variante erstellt wird: die Pflichtangaben müssen in der Rechnung enthalten sein und sind in der Rechnungsvorlage entsprechend zu berücksichtigen!


Doch welche Vorgaben gelten hierbei eigentlich im Detail?


Zu den besagten Pflichtangaben gehören…:

  • die Firmierung und die Anschrift des Unternehmens, welches die Rechnung ausstellt
  •  das Rechnungsdatum
  • die Rechnungsnummer (im Sinne einer ordnungsgemäßen Buchführung fortlaufend)
  • die Leistung, die erbracht wurde bzw. eine Auflistung über die ausgelieferten Waren
  •  die USt.-ID bzw. die Steuernummer des Rechnungsausstellers
  • den angewendeten Steuersatz
  •  die Endsumme

Übrigens: im Zeitalter von E-Mails ist es natürlich nicht mehr zwangsläufig nötig, eine Rechnung auszudrucken und auf dem Postweg zu versenden.


Auch das Verschicken über Mail (am besten im pdf Format) bzw. App ist natürlich erlaubt. Dies ermöglicht es unter anderem auch, bequem von unterwegs aus, die entsprechenden Dokumente (zum Beispiel auch Mahnungen) zu versenden.


Eine Tatsache, die im Zeitalter der digitalen Rechnungserstellung und auch im Zusammenhang mit der Rechnungsvorlage Excel jedoch leider auch immer wieder vergessen wird, ist, dass eine Rechnung unterschrieben werden muss.


Selbstverständlich ist es hierbei nicht notwendig, das betreffende Dokument auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen! Eine digitale Unterschrift ist hierbei stattdessen vollkommen ausreichend.


So wird der Rechnungsvordruck über Excel erstellt

Die gute Nachricht zuerst: wurde eine Rechnungsvorlage Excel einmal erstellt, kann dieser im Zuge verschiedener Rechnungen natürlich immer wieder verwendet werden.

Über den Vordruck werden besondere Details des Dokuments festgelegt.


Eine besonders wichtige Rolle spielt hierbei zunächst einmal das Einrichten der Seite.


Um hier entsprechend vorgehen zu können, klickt der Nutzer im ersten Schritt auf den Bereich „Seitenlayout auf Seitenränder“.


Nachdem auf „Benutzerdefinierte Seitenränder“ geklickt wurde, können hier individuelle Einstellungen vorgenommen werden.


Wichtig: sollten die Rechnungen -ganz klassisch- per Post versendet werden, ist es sinnvoll, beim Festlegen der Seitenränder darauf zu achten, dass die Anschrift im Fenster des Umschlags zu sehen ist.


Danach kann auch schon die Grundlage für den eigentlichen Rechnungsinhalt gelegt werden. Der Nutzer vermerkt im Programm hierzu einfach Angaben wie…:

  • Laufende Nummer
  • Datum
  • Auftragsnummer
  • Verkäufer

als „fixe Informationen“, ohne beispielsweise eine tatsächliche Rechnungsnummer einzutragen.


Lediglich die Stammdaten des eigenen Unternehmens können schon komplett (inkl. Adresse, USt. ID usw.) in der Rechnungsvorlage Excel eingetragen werden, da sich diese ohnehin auf den verschiedenen Rechnungen immer wiederholen.


Als „Layout“ gilt es in diesem Zusammenhang lediglich zu beachten, dass die „Basis“ (also: Absender oben rechts, Datum links usw.) stimmen sollte. Besondere Formatierungen müssen an dieser Stelle jedoch noch nicht vorgenommen werden.


Dennoch ist es auch hier immer ratsam, die Angaben und deren Vollständigkeit mit den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zu vergleichen.


Für mehr Übersichtlichkeit: das passende Layout

Entspricht alles den Vorgaben, ist es an der Zeit, die Rechnungsvorlage über Excel entsprechend anschaulich und übersichtlich zu gestalten.


Eine besonders große Rolle spielt in diesem Zusammenhang natürlich unter anderem auch die gewählte Schriftart.


Auch wenn Unternehmen aus kreativen Branchen hier oft dazu neigen, ein wenig mehr zu experimentieren, hat sich der Klassiker „Arial“ hier besonders bewährt.


Damit nicht jede Box einzeln ausgewählt werden muss, um eine einheitliche Schrift festzulegen, hat der Nutzer die Möglichkeit, mit einem Klick das komplette Blatt (und dessen Inhalt) zu markieren.


Danach lässt sich die gewünschte Schriftart wie gewohnt auswählen.


Besonders wichtig: die Formeln in der Excel Rechnung Vorlage

Eine Rechnungsvorlage Excel zu nutzen, ist unter anderem natürlich auch deswegen so praktisch, weil das Programm bekanntermaßen dazu in der Lage ist, Summen aufzurechnen.


Der Nutzer erspart sich damit ein lästiges Zusammenrechnen mit dem Taschenrechner, wie es beispielsweise im Zuge der Rechnungserstellung via Word notwendig ist.


Um die entsprechenden Formeln hier festzulegen, braucht es zumindest grundlegende Excel Kenntnisse.

Unter anderem sind die Formeln…:

  •  Zwischensumme
  • Wenn, dann (oft im Zusammenhang mit dem Gewähren von Rabatten ab einer bestimmten Bestellmenge)
  • Mehrwertsteuer

hierbei hilfreich.


Auch hier gilt jedoch, wurden die Formeln einmal in der Rechnungsvorlage Excel gespeichert, können diese im Zuge der folgenden Rechnungen bequem wiederverwendet werden.


Für eine Speicherung als Vorlage klickt der Nutzer einfach auf „Excel-Vorlage“. Wurde besagte Vorlage einmal erstellt, hat der Nutzer die Möglichkeit, immer wieder auf dieses Dokument zurückzugreifen.


Hierzu wird einfach auf den Bereich „Neu aus bestehenden Vorlagen“ geklickt. Die variablen Daten, wie Rechnungsnummer, Auftragsnummer und Co., können dann immer wieder neu eingegeben werden.


Absender, USt. ID und alle anderen, fixen Daten (inklusive Formeln) stehen direkt zur Verfügung.


Die Währungsformatierung

Zu einer Rechnungserstellung in Excel gehört es natürlich auch, die entsprechenden Summen in Euro (bzw. der jeweiligen Währung) anzeigen zu lassen.


Die betreffenden Zeilen müssen hierzu lediglich markiert werden. Danach wählt der Nutzer „Zeilen formatieren“, „Währung“ und „OK“ aus.


Die Rechnungserstellung über Excel für Kleinunternehmer

Selbstverständlich haben auch Unternehmen, die auf Basis der Kleinunternehmerregelung fakturieren, die Möglichkeit, ihre Rechnungen über Excel zu erstellen.


Die entsprechenden Vorgaben und die Daten, die auf der Excel Rechnung vermerkt werden müssen, sind natürlich gleich.


Dennoch entfällt bei den Kleinunternehmern die Umsatzsteuerpflicht. Das bedeutet unter anderem, dass auch dieser Posten im Zuge der Rechnung nicht angegeben werden muss.


Weiterhin gilt jedoch auch, dass der Kleinunternehmer auf seinen Status im Rahmen der Rechnungserstellung hinweisen muss. Hierzu nutzt er einfach den Satz: „Aufgrund der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen.“


Interessant ist in diesem Zusammenhang auch der Vermerk der Steuernummer bzw. der USt. ID auf den betreffenden Rechnungen.


Die Frage, die sich in diesem Zusammenhang immer wieder stellt, ist: Muss die Steuernummer auf der Rechnung angegeben werden?


Hierbei gilt: wird die oben erwähnte Kleinunternehmerregelung angewendet, muss die Steuernummer (besteht aus 13 Ziffern) auf den Rechnungen angegeben werden.


Wer nicht mehr in die Riege der Kleinunternehmen fällt, ist hingegen dazu verpflichtet, die USt ID anzugeben.


Hierbei ist es dann auch legal, nur besagte USt ID und nicht zusätzlich die 13stellige Steuernummer auf der Excel Rechnung anzugeben.


Wurde die USt ID jedoch beantragt und liegt noch nicht vor, muss 

übergangsweise noch die Steuernummer angegeben werden.


Die Vor- und Nachteile der Rechnungserstellung via Excel in der Übersicht

Das Erstellen einer Excel Rechnungsvorlage ist mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen verbunden.

So wissen Nutzer hierbei unter anderem…:

  • das unkomplizierte Erstellen von Vorlagen
  • den vergleichsweise leichten Umgang
  • die Möglichkeit zur Nutzung von Formeln

zu schätzen.


Nachteile zeigen sich hierbei jedoch unter anderem gerade auch mit Hinblick auf die Tatsache, dass Rechnungsnummern nicht fortlaufend dargestellt werden.


Der Rechnungsersteller ist stattdessen in der Pflicht, hier nachzuhalten und bereits vergebene Nummern separat zu vermerken. Gleichzeitig kann ein in der Rechnungsvorlage festgelegter Mwst. Satz nicht variabel geändert werden.


Wer beispielsweise sowohl Leistungen bzw. Produkte auf der Basis eines Steuersatzes von 7% bzw. 19% anbietet, muss hierfür jeweils eine separate Excel Vorlage erstellen.


Zudem kommen Excel Rechnungen oft ein wenig schlicht daher und vermitteln, je nach Aufteilung und Vorlage, manchmal sogar einen eher unprofessionellen Eindruck.


Die Rechnungserstellung via Excel und App im direkten Vergleich

Vor allem die Tatsache, dass es beispielsweise auch über die Nutzung von Apps möglich ist, Rechnungen nicht nur zu erstellen, sondern auch nachzuhalten und einen Überblick über die Rechnungsnummern zu bewahren, veranlasst viele Excel Nutzer früher oder später zu einem Wechsel.


Mit Hinblick auf eine Zusammenfassung aller zur Verfügung stehenden Lösungen zeigt sich: Apps unterscheiden sich vor allem durch einen noch höheren Nutzerkomfort von der Rechnungsvorlage Excel (bzw. auch dem Pendant in Word) und bieten die Möglichkeit, das Erstellen von Rechnungen noch komprimierter und einfacher zu gestalten.


Dennoch handelt es sich bei der Nutzung von Excel zweifellos um eine praktische Möglichkeit, die sich gut in den Arbeitsalltag am PC integrieren lässt.


Wer hingegen mobiler agieren und noch nutzerfreundlicher vorgehen möchte, sollte sich auch mit den Vorteilen der einschlägigen Apps und der Online Variante befassen und diese mit der Excel Rechnung vergleichen.