Kleinunternehmerregelung

Die Perfekte Anleitung für die Kleinunternehmerregelung (2020)

Mit der Kleinunternehmerregelung genießen Selbstständige bei der Abrechnung und Dokumentation ihrer Leistungen Vorteile, die ihnen Rechnungslegung und Buchführung erleichtern.
 
Ist die Kleinunternehmerregelung für dich relevant und empfehlenswert? Wann musst du sie beantragen? Diese und weitere Fragen beantworten wir im folgenden Artikel.

Was beinhaltet die Kleinunternehmerregelung?

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hängt weder vom Gewinn noch vom Verdienst des Unternehmers, sondern von den jährlichen Umsätzen der Firma ab.


Der Kleinunternehmer Umsatz darf im ersten oder vorherigen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überschreiten und im laufenden Jahr wahrscheinlich nicht über 50.000 Euro liegen. 

Bei der Höhe des Umsatzes ist die Umsatzsteuer zu berücksichtigen, also der Brutto-Umsatz zugrunde zu legen.

Es müssen beide Voraussetzungen erfüllt sein, um die Kleinunternehmerregelung zu beantragen. 

Gesetzlich geregelt ist die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer in § 19 Umsatzsteuergesetz (UstG). Die Umsatzgrenze betrifft sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende wie Selbstständige in der Land- und Forstwirtschaft.


Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung für Unternehmer?

Für Selbstständige, deren Umsatz als Kleinunternehmer unter der genannten Kleinunternehmer Grenze liegt bedeutet dies Folgendes:

  • Die Umsatzsteuerpflicht als Kleinunternehmer entfällt
  • Du brauchst auf deinen Rechnungen keine Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer auszuweisen
  • Sparst dir die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung für Kleinunternehmer
  • Darfst deinen Gewinn durch einfache Gegenüberstellung von betrieblichen Einnahmen und Ausgaben ermitteln

Damit reduziert sich für dich der Verwaltungsaufwand deutlich.


Die Umsatzsteuervoranmeldung für Kleinunternehmer ist mit erheblichem Arbeitsaufwand verbunden, da zwischen Brutto- und Nettopreisen sowie verschiedenen Umsatzsteuersätzen zu differenzieren und die Mehrwertsteuer durch den Kleinunternehmer pünktlich abzuführen ist.


Praxisbeispiel in der Kleinunternehmerregelung:

Eine Logopädin hat im August 2015 ihr Geschäft eröffnet. Sie schätzt, dass sie anfangs einen Umsatz von monatlich 1.000 Euro realisieren kann. Für das Gesamtjahr hochgerechnet wären das 12.000 Euro, somit kann sie als Kleinunternehmerin starten.

 

Weil sie im zweiten (ersten vollen) Jahr ihrer unternehmerischen Tätigkeit einen Umsatz von 17.000 Euro erwirtschaftet, kann sie weiter mit der Regelung arbeiten.

 

Im dritten Jahr ihrer Selbstständigkeit hat die Kleinunternehmerin eine Angestellte eingestellt, so dass sich ihr Umsatz auf ca. 35.000 Euro verdoppelt.

 

Da sie 2018 mit 52.000 Euro erneut mehr Umsatz einplant, muss sie in diesem Jahr einen Wechsel als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung vornehmen, da sie bereits im Vorjahr mehr als 17.500 Euro Umsatz generiert hat.

Wo und wann muss ich die Kleinunternehmerregelung beantragen?

Beantragt werden muss die Regelung bei dem Finanzamt, das für deine Firma zuständig ist, also dort, wo sich deine Betriebsstätte befindet. 


Du kannst dies entweder bereits zur Existenzgründung oder erst später im Laufe deiner Geschäftstätigkeit tun. 


Dazu ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Du erhältst ihn mit der Gewerbeanmeldung bzw. als Freiberufler direkt vom Finanzamt.


Gewerbetreibende müssen eine Gewerbeanmeldung als Kleinunternehmer vorweisen, das Gewerbeamt leitet die Anmeldung an das örtliche Finanzamt weiter.


Du kannst den Vordruck auch online hier abrufen:

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Muss ich auf der Rechnung auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen?

Du hast die Pflicht, auf deinen Ausgangsrechnungen einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung als Kleinunternehmer anzubringen, dass du als Kleinunternehmer nach UstG. tätig bist. 


Der Vermerk ist obligatorisch, er könnte beispielsweise folgendermaßen lauten:


  • Nach §19 UStG. wird keine Umsatzsteuer für den Rechnungsbetrag ausgewiesen.

  • Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UstG. keine Umsatzsteuer enthalten.


Zum Vergleichen: Kleinunternehmerrechnung

Muss ich im Impressum auf die Keinunternehmerregelung hinweisen

Auf der Internetseite ist das Impressum für jeden Kleinunternehmer Pflicht. Im Impressum muss der Kleinunternehmer jedoch nicht auf seinen Status als Kleinunternehmer nach UstG. hinweisen.

Wie lange gilt die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung gilt, bis die Grenze für Kleinunternehmer hinsichtlich des Umsatzes überschritten wurde. Der Selbstständige kann auch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, falls er mit einem baldigen Überschreiten der Grenze für Kleinunternehmer rechnet.

 

An den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung sind Existenzgründer fünf Jahre lang gebunden. Ein Wechsel des Kleinunternehmers zur Regelbesteuerung ist dagegen jederzeit möglich.

 

Dieser kann formlos schriftlich erfolgen. Wer als Selbstständiger mit Kleinunternehmerregelung seinen Umsatz steigert, sollte sich bereits frühzeitig über einen Wechsel zur Regelbesteuerung Gedanken machen.

 

Weil Kleinunternehmer dann Mehrwertsteuer an das Finanzamt abführen müssen, sollten sie dafür Liquidität einplanen. Wenn du außerdem Rechnungen nachträglich korrigieren musst, führt das nicht nur zu erhöhtem Arbeitsaufwand, sondern eventuell zum Ärger mit Kunden.

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmer Umsatzgrenze überschritten habe?

Haben Kleinunternehmer die Umsatzgrenze überschritten, ist die Anwendung der Regelung im Folgejahr automatisch beendet.


Die Umsatzsteuerpflicht für Kleinunternehmer tritt zwangsläufig mit Beginn des folgenden Jahres in Kraft.

 

Die Kontrolle der Kleinunternehmer Umsatzgrenze solltest du sehr ernst nehmen, da du andernfalls die Mehrwertsteuer für Kleinunternehmer nachzahlen musst, obwohl du für deine Leistungen keine Mehrwertsteuer berechnen kannst.

 

Ein Wechsel als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung kann bei langjährigen Selbstständigen jederzeit erfolgen, dies trifft umgekehrt auch auf den Wechsel zurück zur Kleinunternehmerbesteuerung zu.

Welche Buchhaltung muss ich als Kleinunternehmer machen?

Als Kleinunternehmer darfst du dich prinzipiell auf eine vereinfachte Buchhaltung freuen.


Denn durch den Wegfall der Umsatzsteuer ist es auch überflüssig, die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung zu machen.


Davon abgesehen gibt es aber keine nennenswerten Unterschiede zu den anderen Unternehmen.


Auch als Kleinunternehmer musst du deine jährliche Steuererklärung machen. Wie diese genau aussieht, hängt in erster Linie von deiner Rechtsform ab:


Die Jahres-Umsatzsteuererklärung muss auch von Kleinunternehmern gemacht werden. Der Aufwand hierfür hält sich allerdings stark in Grenzen.

Was muss ich bei der Steuererklärung beachten?

Kleinunternehmer sind nicht steuerfrei. Auch wenn du keine Umsatzsteuer abführen musst, zahlst du wie jede steuerpflichtige Person Einkommensteuer, sofern du über den steuerlichen Freibeträgen liegst.

 

Daher hast du deine Einkommensteuererklärung im Normalfall bis zum 31. Juli des folgenden Jahres abzugeben. Diese muss dennoch eine Umsatzsteuererklärung enthalten.

 

Den Gewinn ermittelst du unkompliziert über die Einnahmenüberschussrechnung als Differenz zwischen deinen betrieblichen Einnahmen und Ausgaben.

 

Wer als Kleinunternehmer steuerfrei bleibt, liegt mit seinem Gewinn unter dem festgelegten steuerfreien Existenzminimum, was jedoch nicht unbedingt auf die Einhaltung der Kleinunternehmer Umsatzgrenze schließen lässt.


Du solltest aus ökonomischen wie steuerlichen Gründen die Beibehaltung der Kleinunternehmerregelung inklusive Umsatz ständig überprüfen.


Weitere Informationen findest du unter: Kleinunternehmer Steuer

Welches Elster-Formular gilt für Kleinunternehmer?

Wenn du deine Steuererklärung über Elster abgeben willst, dann gilt für dich das gleiche Formular wie für alle anderen Unternehmen auch.


Außerdem kannst du ebenfalls das Formular für die Jahres-Umsatzsteuererklärung verwenden.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Kleinunternehmer?

Die gängigen Aufbewahrungsfristen gelten auch für Kleinunternehmer.

Das heißt, du musst den Großteil deiner geschäftlichen Unterlagen mindestens zehn Jahre aufheben, ehe du sie vernichten oder löschen darfst.

Die Vorteile der Kleinunternehmerregelung

  • Du kannst sowohl steuerlich als auch bei deiner Buchhaltung von der Kleinunternehmergrenze profitieren.

  • Die fehlende Umsatzsteuerpflicht für Kleinunternehmer garantiert dir mehr Zeit für dein Kerngeschäft, da du eine vereinfachte Buchführung mit Einnahmenüberschussrechnung nutzen kannst. 
  • Weil du keine Umsatzsteuer berechnen musst, kannst du deinen Abnehmern und Kunden geringere Preise in Rechnung stellen, so dass du deine Leistungen günstiger als die Wettbewerber anbieten kannst. 
  • Du brauchst keine doppelte Buchführung mit Bilanzierung nachweisen, die Einnahmenüberschussrechnung entlastet dich von Bürokratie. 

Die einfache Buchführung mit der bloßen Gegenüberstellung von betrieblichen Einnahmen und Ausgaben dürfen Selbstständige anwenden, sofern ihre Umsätze 600.000 Euro und ihre Gewinne 60.000 Euro im Jahr nicht überschreiten und sie nicht als Kaufleute gelten bzw. im Handelsregister eingetragen sind.

 

Dennoch muss jeder einzelne Geschäftsvorfall dokumentiert und gebucht werden.

 

Deine Buchhaltung kannst du darüber hinaus für dich wesentlich bequemer und unkomplizierter gestalten, zum Beispiel, indem du Rechnungsprogramme zur Vereinheitlichung nutzt.


Zum Nachlesen: Rechnungsprogramme für Kleinunternehmen

Die Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Die Nachteile aus der Regelung sind überschaubar, jedoch nicht zu unterschätzen.  

Die Kleinunternehmergrenze sollte dich nicht verleiten, weniger Umsätze anzustreben, nur, damit du die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer einhältst.
 
Genau wie du deinen Kunden keine Umsatzsteuer berechnen kannst, darfst du im Gegenzug keine Vorsteuer für Güter, Materialien oder Büroausstattung gegenüber dem Fiskus geltend machen.
 
Dies erhöht unter dem Strich deine Betriebsausgaben. Außerdem musst du auf jeder Rechnung auf deinen Status als Kleinselbstständiger hinweisen, was dem Image deiner Firma in den Augen von Geschäftspartnern schaden könnte.

Wann ist es sinnvoll, die Kleinunternehmerregelung zu beantragen?

Vorwiegend Freiberufler und Einzelunternehmer nehmen die Regelung für Kleinselbstständige in Anspruch, weil sie von der Reduzierung des Abrechnungs- und Buchhaltungsaufwands überproportional profitieren.

 

Die Rechtsform von Kleinunternehmern spielt dabei keine Rolle, auch eine GbR kann die Regelung nutzen.


Nebenberuflich Selbstständige ersparen sich dadurch viel Abrechnungsaufwand. 

Gehören ausschließlich oder überwiegend Privatleute zu deiner Kundschaft, kann die Anwendung der Regelung ebenfalls richtig sein.


Privatkunden können sich ohnehin keine Mehrwertsteuer vom Finanzamt erstatten lassen.

 

Gründer, die den festen Vorsatz haben, ihre Familie von ihrem Business zu ernähren, sollten jedoch keine Umsatzgrenze für Kleinunternehmer in Betracht ziehen.

 

Wenn du nicht sicher bist, ob die Regelung für dich günstig ist, beispielsweise weil du für Investitionen hohe Ausgaben mit Umsatzsteuer tätigst, frag beim Steuerberater nach.

Kann die Kleinunternehmerregelung auch noch nach der Gründung beantragt werden?

Ja, indem du ein formloses Schreiben an das für dich zuständige Finanzamt schickst und den Status des Kleinunternehmen erbittest.

Was sollten Gründer bei der Kleinunternehmerregelung beachten?

Selbstständige sollten sich genau überlegen, ob sie mit Firmengründung die Umsatzsteuerbefreiung als Kleinunternehmer in Anspruch nehmen wollen.

 

Auf die Gewerbeanmeldung als Kleinunternehmer hat dies keinen Einfluss, ebenso nicht, in welcher Rechtsform Kleinunternehmer gründen.

 

In Ermangelung von Vorjahreszahlen und Erfahrungswerten muss der Umsatz des Kleinunternehmers geschätzt werden.


Dabei ist für Existenzgründungen während eines Kalenderjahrs zu beachten, dass der Kleinunternehmer Umsatz auf das gesamte Geschäftsjahr hochzurechnen ist.

 

Arbeitet der Selbstständige nur ein halbes Jahr, beträgt die Kleinunternehmerregelung Grenze 8.750 Euro. Sein Umsatz sollte in den verbleibenden sechs Monaten die Hälfte von 17.500 Euro voraussichtlich nicht überschreiten.

 

Übst du mehrere selbstständige Tätigkeiten aus, gilt die Kleinunternehmerregelung Grenze für die Tätigkeiten insgesamt.

Erbringen alle Geschäfte mehr als 17.500 Euro und im Folgejahr mehr als 50.000 Euro Umsatz, musst du als Kleinunternehmer Mehrwertsteuer ausweisen und die Besteuerung wechseln.

Zusammenfassung

  • Prüfe vor Unternehmensgründung, ob der Kleinunternehmerstatus für dich zweckmäßig wäre.

  • Voraussetzung ist, dass du als Kleinunternehmer mit deinem Umsatz unter 17.500 bzw. 50.000 Euro im folgenden Jahr liegst. 
  • Für Unternehmer, die vorrangig Geschäftskunden betreuen, lohnt sich eine Beantragung beim Finanzamt nicht. 
  • Geringe Umsätze bedeuten für den Selbstständigen niedrige Einkünfte, jedoch weniger Bürokratie bei der Besteuerung des Unternehmens. 
  • Die vereinfachte Buchhaltung erleichtert die tägliche Arbeit von Kleinselbstständigen.

Damit du bei der Steuer nichts falsch machst und die Kleinunternehmer Grenze einhältst, solltest du stets auf dem aktuellen Stand sein und alle Vorschriften berücksichtigen.


Das gewährleistet unser Rechnungsprogramm, mit dem du schnell und unkompliziert Rechnungen erstellst. Informiere dich unter:

Das Mendato Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer