Die Kleinunternehmer Rechnung

Die Anleitung für Deine Kleinunternehmer
Rechnung (2020)

Du bist Fachmann auf deinem Gebiet und führst dein Geschäft mit Leidenschaft, hast jedoch keine Ahnung von Buchhaltung?

Kein Problem, wir klären dich auf, was du als Kleinunternehmer beim Rechnungen schreiben beachten musst und welche Fallstricke lauern.

Denn auch Kleinunternehmer müssen gesetzliche Vorschriften bei der Rechnungserstellung einhalten.

Welche Gesetze sind bei der Kleinunternehmer Rechnung zu beachten?

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) gilt für alle Selbstständigen, Freiberufler wie Gewerbetreibende. Darin ist beispielsweise geregelt, dass Kleinselbstständige innerhalb von maximal sechs Monaten eine Rechnung schreiben müssen als Kleinunternehmer, wenn ihr Geschäftspartner ebenfalls eine Firma ist.


Die wichtigsten Vorschriften für die Rechnung als Kleinunternehmer sind § 14 zu den Pflichtbestandteilen einer Rechnung und § 19 UStG, der die Kleinunternehmerregelung beinhaltet.

Wann bin ich Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer firmieren Freiberufler und Gewerbetreibende, sofern sie die Kleinunternehmer Umsatzgrenze einhalten.


Sie dürfen im Vorjahr oder im ersten Jahr ihrer Gründung nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz realisieren sowie im darauffolgenden Jahr nicht über 50.000 Euro Umsatz kommen.


Der Selbstständige darf auf seiner Rechnung als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen.


Daher braucht ein Kleinunternehmer auch keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Finanzamt.


Zur Kleinunternehmerregelung mit Rechnung kannst du dich im Artikel Kleinunternehmerregelung ausführlich informieren.

Wie melde ich die Kleinunternehmerregelung an?

Zuständig ist deine örtliche Finanzbehörde. 


Du füllst bei Unternehmensgründung oder auch später einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und kreuzt die entsprechende Zeile auf dem Formular an, damit du die Kleinunternehmerregelung auf deiner Rechnung angeben kannst. 


Erklärst du zum Jahreswechsel den Verzicht auf diese Regelung, bist du fünf Jahre daran gebunden.


Du solltest daher deine künftigen Umsätze verantwortungsvoll einschätzen und prüfen, ob du viele Investitionen tätigen musst. 


In diesem Fall lohnt es sich, Vorsteuer in Form der von dir bezahlten Mehrwertsteuer geltend zu machen.

Besonderheiten für Kleinunternehmer in Bezug auf die Umsatzsteuer

Mit der Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung ersparen sich Gründer und Unternehmer die monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung und die Kalkulation der Umsatzsteuereinnahmen.

Auch wenn sie keine Mehrwertsteuer auf die Rechnung schreiben können als Kleinunternehmer, müssen Kleinselbstständige eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben, in der sie bestätigen, keine Umsatzsteuer eingenommen zu haben.

Ebenso darf der Kleinunternehmer auf Rechnungen ins EU-Ausland keine Mehrwertsteuer aufführen, gleichgültig, welchen Status seine Kunden haben.

Eine Kleinunternehmer rechnung fliegt durch die Gegend

Welche Vorzüge hat die Kleinunternehmerregelung?

Kleinselbstständige müssen auf ihren Rechnungsdokumenten keine Brutto- und Nettobeträge aufführen, der bürokratische Aufwand verringert sich.


Die Gefahr, den falschen Mehrwertsteuersatz zu verwenden, besteht nicht.


Du musst als Kleinunternehmer nicht unterscheiden, ob du 19 oder 7 Prozent oder gar keine Umsatzsteuer ansetzen darfst.

Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer Mehrwertsteuer ausweise?

Wenn Kleinunternehmer auf Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen, droht Ungemach.


Sie müssen diese Mehrwertsteuer umgehend an das Finanzamt abführen, dürfen jedoch selbst keine Vorsteuer aus gezahlter Mehrwertsteuer zur Anrechnung bringen.


Kleinunternehmer dürfen erst Umsatzsteuer berechnen, wenn sie die vorgeschriebene Umsatzgrenze überschreiten.


Sie fallen dann unter die Regelbesteuerung. Nähere Erläuterungen zu Steuern für Kleinunternehmer erhältst du im Artikel Kleinunternehmer Steuer.

Was muss auf der Rechnung vom Kleinunternehmer stehen?

Du bist verpflichtet, auf die Kleinunternehmerregelung auf deiner Rechnung hinzuweisen.


Für Abnehmer und Kunden muss ersichtlich sein, weshalb keine Mehrwertsteuer auf der Rechnung vom Kleinunternehmer steht.


Dabei muss nicht explizit auf die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung Bezug genommen werden.


Ein neutraler Vermerk wie: 

  • Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
  • Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 UStG.
  • Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.
  • Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach 19 UStG.


reicht aus.


So umgehst du den Anschein, dass deine Firma unprofessionell arbeitet. Jedoch kann dein Kunde ebenso keine Vorsteuer zurückfordern.

Welche Pflichtangaben gehören auf eine Kleinunternehmerrechnung?

Neben dem Zusatz, dass kein Ausweis von Umsatzsteuer erfolgt, fordert der Gesetzgeber obligatorische Bestandteile auf deiner Rechnung als Kleinunternehmer. Es handelt sich dabei um:

  • Name und korrekte Adresse des Rechnungsausstellers sowie des Rechnungsempfängers,
  • Steuernummer des Kleinunternehmers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung als Kleinunternehmer,
  • fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben werden darf,
  • Art und Menge der gelieferten Güter oder ausgeführten Leistungen,
  • Lieferungs- oder Leistungsdatum,
  • Entgelt für die erbrachten Güter und Leistungen, einschließlich vereinbarter Rabatte und Skonti.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Für Rechnungen, die insgesamt nicht mehr als 250 Euro betragen, sind weniger umfangreiche Vorgaben zu berücksichtigen.


Auf deiner Rechnung als Kleinunternehmer reichen folgende Angaben aus:

  • Name und Anschrift des Rechnungsausstellers, also des Kleinunternehmers,
  • Ausstellungsdatum der Kleinunternehmerrechnung,
  • Menge und Art des Leistungsumfangs,
  • Entgelt für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,
  • Hinweis auf Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.

Mehrere Ausgangsrechnungen unter 250 Euro, die sich auf die gleiche Leistung beziehen, sind nicht als Kleinbetragsrechnung zu betrachten.

Wie werden die Rechnungen übermittelt?

Die Rechnung kann der Kleinunternehmer auf sämtlichen Wegen an den Empfänger übermitteln: in Papierform per Post, Fax oder online per E-Mail.


Kriterien für ein ordnungsgemäß versendetes Dokument sind dessen echte Herkunft, dass erkennbar ist, von wem es stammt, dass es unversehrt bleibt, also nicht nachträglich geändert wurde, und lesbar ist.

Wie lange muss ich eine Kleinunternehmerrechnung aufbewahren?

Damit das Finanzamt deine Buchungsunterlagen nachprüfen kann, musst du deine Rechnungen zehn Jahre lang in deinen Akten aufbewahren.


Das betrifft die schriftlichen Rechnungen, die per Post übermittelt wurden. Digitale Rechnungen können elektronisch gespeichert werden, allerdings nur auf Datenträgern, die nicht veränderbar sind, wie auf einer CD oder DVD.


Du solltest beachten, dass du nicht nur die Rechnungen für deine Leistungen, sondern auch deine Eingangsrechnungen für Anschaffungen und Investitionen genauso lange aufbewahren musst.


Von den Ausgangsrechnungen musst du eine Kopie abheften bzw. speichern.

Was ist eine Rechnungskopie?

Die Kopie der Rechnung für Kleinunternehmer muss mit dem Original der Kleinunternehmerrechnung vollständig übereinstimmen.


Es darf nachträglich auf der Rechnungskopie nichts hinzugefügt oder gestrichen worden sein.


Online-Rechnungen müssen vom Original eingescannt und gespeichert werden.


Nur so dient die Kopie als Beweis, dass die Rechnung vom Kleinunternehmer vorhanden war, falls sie durch einen Fehler oder ein Missgeschick vernichtet wurde.

Warum sind fehlerfreie Kleinunternehmerrechnungen wichtig?

Eine ordentliche Rechnungslegung gewährleistet, dass deine Kunden einen professionellen Eindruck von deinem Unternehmen bekommen und sich die Rechnungsbezahlung nicht aufgrund von Nachfragen oder Einsprüchen verzögert.


Du ersparst dir damit viel Arbeitsaufwand, zum Beispiel für Mahnungen.


Gesetzeskonforme Rechnungen sind für das Finanzamt notwendig, damit deine Geschäftsabschlüsse steuerlich anerkannt werden.


Wenn dir die Finanzbehörde Fehler nachweist, kommen unter Umständen nicht nur Steuerschulden, sondern sogar Strafzahlungen auf dich zu.

Wie nützlich ist ein Rechnungsmuster?

Jede Rechnung mit dem dazugehörigen Kunden ist individuell, du müsstest also mit dem Rechnung schreiben als Kleinunternehmer bei jedem Geschäftsvorgang von vorn anfangen.


Stellst du dir selbst eine Vorlage für die Rechnung als Kleinunternehmer zusammen, brauchst du nur noch die spezifischen Daten des Auftrags eintragen und nicht mehr kontrollieren, ob die Rechnung für Kleinunternehmer alle notwendigen Angaben enthält.


Durch eine Musterrechnung für Kleinunternehmer sparst du viel Zeit, die deinem Kerngeschäft zugute kommt.

Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kostenlos zum Download

Du musst dir jedoch nicht mühselig eine Mustervorlage zusammenbasteln, wir stellen dir eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kostenlos zur Verfügung.


In zwei Varianten (Word/ Excel) kannst du unsere Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kostenlos nutzen.


Dir fällt es dadurch viel leichter, schnell und fehlerlos eine Rechnung zu schreiben als Kleinunternehmer.


Die Musterrechnung für Kleinunternehmer ist ebenso Bestandteil eines Rechnungsprogramms für Kleinselbstständige.

Welche Effekte bringt ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmen?

Noch weniger Anstrengungen bedarf es, wenn du ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer verwendest.


Die Software vom Profi verhindert Fehler oder dass du etwas vergisst.


Du musst weder Buchhalter noch Steuerexperte sein, um eine Rechnung zu schreiben als Kleinunternehmer, wenn du ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer nutzt.


Softwarelösungen gibt es viele am Markt. Kannst du die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kostenlos testen, findest du heraus, welche Software sich für dich am besten eignet.


Detailliert aufgeführt findest du die Vorteile eines Rechnungsprogramms im Artikel Rechnungsprogramm für Kleinunternehmen.

Praxisbeispiele zu Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer

Ein gutes Rechnungsprogramm erstellt nicht nur vorschriftsmäßige Rechnungsdokumente, sondern auch Angebotsunterlagen und Lieferscheine.


Wiederkehrende Daten musst du nicht zeitraubend jedes Mal aufs Neue heraussuchen.


Du verfügst mit dem Programm auch über ein professionelles Mahnwesen.


Die Software lässt sich ebenso deinen individuellen geschäftlichen Anforderungen rasch anpassen, wie beispielsweise bei Lexware.


Damit du das für dein Business ideale Rechnungsprogramm findest, solltest du nicht automatisch den Testsieger kaufen, sondern erst vergleichen und testen.


Du musst dafür herausfinden, welche Bedürfnisse deine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer erfüllen soll.


Ein Kleinunternehmer braucht beispielsweise keine komplexen betriebswirtschaftlichen Auswertungen, sondern lediglich einen umfassenden Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Überschüsse wie zum Beispiel bei Fastbill.


Damit machst du mit dem unerfreulichen Papierkram Schluss und setzt deine Zeit gewinnbringender für dein Business ein.


Du kannst deine Rechnung für Kleinunternehmer mithilfe der Rechnungssoftware mit persönlichen Merkmalen wie deinem Logo, Grafiken und einem spezifischen Design versehen.


Flexibel und ortsunabhängig kannst du Rechnungsprogramme über dein Smartphone oder Tablet von unterwegs nutzen, zum Beispiel Debitoor.


Damit gewährleistest du ganz nebenbei, dass dein Kunde schneller und rechtzeitig deine Rechnung als Kleinunternehmer begleicht.


Eine subjektiv anpassbare, mit deinem Unternehmen wachsende Lösung bietet dir unser Mendato Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.


Mit ihm kannst du eine für dein Geschäft maßgeschneiderte Rechnung schreiben für Kleinunternehmer.

Vorteile des Mendato Rechnungsprogramms für Kleinunternehmer

Ganz mühelos geht das mit unserer App, mit der du eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer nutzen kannst.


Du hast deine Rechnungen sicher an einem Ort, in der Cloud, verwahrt.


Damit gehen dir keine Daten verloren und du bist immer auf dem neuesten Stand.


Um deine Rechnung für Kleinunternehmer per E-Mail zu übermitteln, wird sie als PDF-Datei abgespeichert.


Unsere App ist einfach zu bedienen, du kannst sie von unterwegs aus verwenden, ob im Büro, zu Hause, im Urlaub oder auf dem Weg zu deinen Kunden.


Du hast stets Rechtssicherheit und bist DSGVO-konform.


Informiere dich im folgenden Artikel ausführlich über die Stärken unseres Rechnungsprogramms: Das Mendato Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Zusammenfassung

Kleinunternehmer haben die gleichen Vorschriften zur Rechnungserstellung einzuhalten wie andere Selbstständige.


Die Angabe der Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung gehört auf eine einwandfreie Rechnung für Kleinunternehmer.


Der Hinweis kann beispielsweise lauten: „Als Kleinunternehmer nach 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Die Kleinunternehmer Umsatzgrenze liegt bei 17.500 Euro Umsatz im Vorjahr bzw. 50.000 Euro im Folgejahr.


Wird diese eingehalten, sind Unternehmer und Existenzgründer von lästigen Bürokratiepflichten in Buchhaltung und Besteuerung befreit.


Sie dürfen eine vereinfachte Buchführung mit Einnahmenüberschussrechnung anwenden.


Dennoch ist auf die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten sowie Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungen zu achten, insbesondere nützt dir eine Vorlage für die Rechnung als Kleinunternehmer.


Das passende Rechnungsprogramm mit unkomplizierter Bedienung und persönlicher Anpassungsmöglichkeit findest du durch ausgiebiges Testen und Vergleichen.


Ein überzeugender Service ist für die Softwareanwendung nicht unerheblich. So vermeidest du ein häufiges Umstellen deiner Rechnungssoftware, das oft mit großen Aufwendungen verbunden ist.