Handwerkerrechnung

Die Anleitung für Deine Handwerkerrechnung: Was sollte drin stehen?

Nicht nur Profi-Handwerker wissen, dass an eine Rechnung, die sich auf handwerkliche Arbeiten bezieht, bestimmte Verpflichtungen geknüpft sind. 


Auch Privatleute, die die entsprechenden Rechnungen ausgehändigt bekommen, bemerken in der Regel vergleichsweise schnell, dass hier scheinbar andere Regeln zu gelten scheinen.


Auch wenn es sich bei einer Handwerkerrechnung natürlich ebenfalls um eine übersichtliche Aufführung der Kosten und Leistungen handelt, ist es hier wichtig, einige Details zu beachten. 


  • Doch wodurch unterscheidet sich eine korrekt ausgestellte Handwerkerrechnung von Rechnungen aus anderen Bereichen? 

  •  Welche Grundsätze gelten?

  • Und wie kann ein solches Dokument am einfachsten erstellt werden? 


Immerhin sind auch Handwerker, wie jede andere Berufsgruppe auch, dazu verpflichtet, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung einzuhalten.


Im Folgenden soll auf alle Vorgaben, die mit Hinblick auf ein ordnungsgemäßes Erstellen einer Handwerkerrechnung gelten, eingegangen werden. Schnell zeigt sich: ein entsprechendes Dokument zu erstellen, ist kein Hexenwerk.


Mit dem nötigen Know-How (und einigen Tipps zur Rechnungserstellung) lassen sich die zusätzlichen Angaben leicht in den buchhalterischen Alltag integrieren.


Die Handwerkerrechnung und ihr Inhalt – welche Punkte müssen in der Rechnung an aufgeführt werden?

Grundsätzlich gilt natürlich, dass es sich bei einer Handwerkerrechnung um eine Rechnung handelt, die in den meisten Bereichen mit den entsprechenden Dokumenten aus anderen Berufsgruppen und Branchen übereinstimmt.  


Dennoch gibt es gewisse Faktoren, die auch immer in einem Rechnungsprogramm für Handwerker berücksichtigt werden müssen. Oder anders: es existieren auch hier grundlegende Pflichtangaben, die Bestandteil der Rechnung sein müssen.


Unbeteiligte Dritte müssen dazu in der Lage sein, zu verstehen, welche Arbeiten in welchem Umfang durchgeführt wurden. Immerhin muss letzten Endes auch das Finanzamt dazu in der Lage sein können, die Vorgänge nachvollziehen zu können.


Ansonsten könnte es sein, dass die betreffende Rechnung im Rahmen einer Steuererklärung bzw. Gewinnermittlung nicht anerkannt wird.


Dementsprechend haben beide Parteien -Handwerker und Kunde- ein großes (und berechtigtes) Interesse daran, dass alle Angaben vollständig und wahrheitsgemäß erfolgen. Immerhin sind viele Adressaten von Rechnungen auch zum Vorsteuerabzug berechtigt.


Dieser kann jedoch nur dann realisiert werden, wenn die formalen Angaben erfüllt worden sind.

Besonders wichtig: die Nachvollziehbarkeit – wie muss eine Handwerkerrechnung aussehen?

Gerade dann, wenn eine Rechnung beim Finanzamt eingereicht werden soll, ist es auch als Kunde wichtig, diese immer zu kontrollieren. Handwerksbetriebe sollten selbstverständlich ebenfalls schon „von Haus aus“ selbst Sorge dafür tragen, dass das betreffende Dokument auch wirklich alle Pflichtangaben auf der Rechnung erhält. Im Einzelnen handelt es sich hierbei um…:

  • 1
    die Steuernummer des Handwerksunternehmens bzw. die entsprechende USt.-ID
  • 2
    gegebenenfalls die USt.-ID des Rechnungsempfängers
  • 3
    Name und Anschrift des Handwerksbetriebes und des Kunden
  • 4
    Angaben zu der Menge/ dem Umfang und der Art der erbrachten (und in Rechnung gestellten) Leistung
  • 5
    das Rechnungsdatum und der Zeitpunkt der Leistung
  • 6
    die Rechnungsnummer
  • 7
    die angewendeten Steuersätze (sollten verschiedene Steuersätze zum Einsatz gekommen sein, sind die entsprechenden   Posten auch gesondert auszuweisen.)
  • 8
    der Steuerbetrag bzw. die Mwst. auf der Rechnung
  • 9
    die Bemessungsgrundlage für die zu zahlenden Steuern,
Rechnung mit einzelnen beschrifteten Positionen

die in einem Rechnungsprogramm für Handwerker auch meist standardisiert abgefragt werden. Sollte mit dem Kunden eine Teilzahlung vereinbart worden sein, ist es im Rahmen der handwerklichen Schlussrechnung wichtig, auf die zuvor gezahlten Summen hinzuweisen und diese entsprechend vom Gesamtbetrag abzuziehen.


Besonderheit bei privaten Haushalten

Eine weitere Besonderheit besteht im Zusammenhang mit der Handwerkerrechnung an private Haushalte. Hierbei ist es wichtig, dass der Arbeitskosten-Anteil separat aufgeführt wird.


Je genauer hier vorgegangen wird, umso besser. Wurden zum Beispiel Fahrtkosten berechnet, sind diese auch separat aufzuführen. Alles, was hilft, die Zusammensetzung des Rechnungsendbetrages noch besser zu verstehen, sollte auch dokumentiert werden.


Der Vorteil: auch der Kunde profitiert von einem hohen Maß an Transparenz und kommt gegebenenfalls eher auch in Zukunft wieder auf den Handwerksbetrieb zurück. 


Weiterhin ist der Handwerker per Gesetz dazu verpflichtet, seinen Kunden auf die Aufbewahrungspflicht (laut §14b Absatz 1, Satz 5, Umsatzsteuergesetz) der Rechnung hinzuweisen.


Diese liegt im Handwerkerbereich bei einer Dauer von zwei Jahren. Hierbei wäre es falsch, davon auszugehen, dass der Kunde über diese gesetzliche Vorgabe informiert wäre. (Ebenso sollte natürlich auch kein Handwerksbetrieb erwarten, dass einem Kunden Fehler in einer vorliegenden Rechnung auffallen. Hier ist der Rechnungsersteller zur Fürsorge verpflichtet.) 


Der Grund für die Aufbewahrungspflicht ist schnell nachvollziehbar: Mit ihr soll (seit dem Jahr 2004) Schwarzarbeit und Steuerhinterziehung entgegengewirkt werden.


Sollten bestimmte Rechnungsprogramme wie Lexware oder Debitor zum Erstellen der jeweiligen Dokumente genutzt werden, kann ein entsprechender Zusatz meist automatisch ganz unten, am Ende des Dokuments eingefügt werden.


Ideal ist es in diesem Zusammenhang natürlich auch, auf das Gesetz, welches die Aufbewahrungspflicht regelt ((§14b Abs. 1 UstG) hinzuweisen und in einem weiteren Satz zu erwähnen, dass die besagte Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Kalenderjahres startet, in dem auch die in Rechnung gestellte Leistung ausgeführt worden ist.

Die Teilzahlung und ihre Berücksichtigung auf der Handwerkerrechnung

In den meisten Fällen führt ein beauftragtes Handwerkerunternehmen zunächst die vereinbarten Arbeiten aus und erstellt dann eine Rechnung mit o. g. Pflichtangaben an den Kunden. 


Je nach Auftrag kann es jedoch auch sein, dass sich der Handwerker bzw. das Unternehmen dazu entschließt, auf der Basis von Teilzahlungen abzurechnen. Meist ist dies dann der Fall, wenn ein Projekt eine vergleichsweise lange Zeit in Anspruch nimmt oder ein neuer Kunde einen Auftrag erteilt, der mit einer hohen Rechnungsendsumme verbunden ist. 


Wichtig ist es dann, dass die entsprechenden Vorgänge natürlich auch korrekt verbucht werden.


Hierbei gilt, dass die jeweiligen Teilzahlungen bzw. Teilrechnungen ebenfalls akribisch (und nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung) dokumentiert werden müssen.


Denn: alle Summen, die vom Kunden schon im Vorfeld (vor Projektabschluss) gezahlt wurden, müssen -wie oben erwähnt- dann nochmals zusammengefasst und von der Gesamtsumme abgezogen werden.


Die entsprechenden Vorgänge müssen schlussendlich dann nicht nur vom Kunden, sondern auch vom Finanzamt nachvollzogen werden können und entsprechend über ein eventuell genutztes Rechnungsprogramm für Handwerker eingefügt werden.

Die steuerliche Bedeutung der Handwerkerrechnung

Eine Handwerkerrechnung ist sowohl für die betreffenden Unternehmen als auch für die Adressaten von enormer Wichtigkeit. 


Hier geht es nicht nur darum, Leistungen dokumentieren (und im Zuge einer etwaigen Nachreparatur nachweisen) zu können, sondern auch, die entsprechenden Beträge steuerlich geltend zu machen.


Oder anders: gewerbliche Kunden haben die Möglichkeit, sich -sofern die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind- die Vorsteuer der betreffenden Rechnungen vom Finanzamt im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung wieder zurückzuholen. 


Private Haushalte können die Rechnungen oft im Rahmen ihrer Einkommenssteuererklärung und im Zuge des so genannten „Handwerkerbonus‘“ einreichen und damit ihre jährliche Zahllast mindern. (Hierbei gilt es dann natürlich immer auch, die aktuell geltenden Höchstsätze zu beachten.)


Wie so oft, gelten jedoch auch gerade hier besondere Regeln, damit der Kunde (privat oder gewerblich) dazu berechtigt ist, die Handwerkerrechnung vor dem Finanzamt geltend zu machen.


Vor allem der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit ist hier besonders präsent. Für das Finanzamt sind lediglich Zahlungen nachvollziehbar, die über den Weg einer Überweisung stattgefunden haben. 


Wer sich hier dazu entscheidet, seinen Handwerker mit Bargeld zu zahlen, verschwendet wichtige Vorteile. Die Zahlung wird so in der Regel nicht vom Finanzamt akzeptiert. Wichtig ist zudem auch die Art der Kosten, die über die Handwerkerrechnung dokumentiert werden.


Denn: die Rechnung kann nur dann geltend gemacht werden, wenn es sich bei den betreffenden Arbeiten im Sanierungs-, Wartungs- oder Reparaturkosten handelt, die in den Räumen des Kunden durchgeführt wurden.


Vor allem das letztgenannte Kriterium spielt im Alltag oft eine entscheidende Rolle. Denn: „in den Räumen des Kunden“ ist enorm wichtig. 


Die Rechnungen von Handwerkern, die einen bestimmten Gegenstand mit in ihre Werkstatt nehmen und ihn dort reparieren, können nicht geltend gemacht werden… weder im Rahmen einer Umsatzsteuer Voranmeldung noch einer Einkommenssteuererklärung.

Fehlerhafte Handwerkerrechnungen im Alltag

Leider kommt es immer wieder vor, dass auf Handwerkerrechnungen wichtige Details fehlen und das entsprechende Dokument somit vor dem Finanzamt keinen Bestand hat.


Dabei ist es nicht schwer, zum Beispiel mit Hilfe eines passenden Rechnungsprogramms für Handwerker, dafür zu sorgen, dass die betreffenden Angaben „ganz nebenbei“ eingefügt bzw. abgefragt werden.


Weiterhin lassen sich über verschiedene Programme auch Handwerkerrechnungen Muster anlegen, auf die dann immer wieder zurückgegriffen werden kann.


Hierbei müssen dann je Kunde lediglich die entsprechenden Leistungen, Beträge und andere, nicht-fixe Daten angepasst werden.

ACHTUNG! Eine Fehlerhafte Rechnung hat Konsequenzen für Handwerker

Fehlen Angaben auf der Rechnung, so ist der Empfänger berechtig, sie nicht zu bezahlen.  Ebenso kann das Finanzamt bei einer Prüfung die Anerkennung unrichtiger Rechnungen verweigern.


Tipp: Lade dir jetzt kostenlos unsere Rechnungssoftware herunter und erstelle sofort deine kostenlosen Rechnung. Hier füllt unsere Software alle Pflichtangaben für dich als Handwerker aus und stellt sicher, dass deine Rechnungen den aktuellsten gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Rechnungen erstellen – Lösungen für Handwerker in der Übersicht

Um eine Rechnung zu erstellen (und um dafür zu sorgen, dass auch wirklich alle wichtigen Angaben auf dem Dokument vermerkt wurden), stehen einem Handwerksbetrieb mehrere Möglichkeiten offen.

Besonders weit verbreitet ist die Rechnungserstellung über:

·       Word

·       Excel

·       Online Programme

·       App

Doch worin liegen eigentlich die maßgeblichen Unterschiede?

1.     Die Rechnungserstellung über Word

Hierbei handelt es sich um einen echten Klassiker. Sicherlich gibt es wenige Unternehmer, die nicht schon mindestens eine Rechnung über Word erstellt haben.


Vorteilhaft ist hierbei, dass das Procedere insofern einfach ist, da die meisten Gewerbler wissen dürften, wie Word funktioniert.


Der Nachteil: hier liegt es natürlich am Nutzer selbst, sicherzustellen, dass die erstellen Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben genügen. Oder anders: die Rechnungserstellung über Word erfolgt auf der Basis einer (selbsterstellten!) Vorlage. Werden hier wichtige Angaben vergessen, zieht sich dieser Fehler oft durch eine große Anzahl an Rechnungen.

2.     Die Rechnungserstellung über Excel

Diese Variante bietet den Vorteil, dass die verschiedenen Funktionen des Programms (beispielsweise addieren, Prozentsätze errechnen usw.) schon integriert sind und die betreffenden Posten einfach abgefragt werden.


Dennoch muss auch hier die grundlegende Vorlage selbst erstellt oder aus dem Internet heruntergeladen werden. Die Pflicht zur Kontrolle liegt wieder beim Nutzer. Ändern sich die gesetzlichen Vorgaben, müssen auch die Rechnungen angepasst werden.

3.     Online Rechnungen erstellen

Deutlich mehr Komfort als Word und Excel bietet oft das Online-Erstellen von Handwerkerrechnungen. Nachdem sich der betreffende Betrieb einmal angemeldet hat, lassen sich die Dokumente einfach erstellen, indem die entsprechenden Angaben in den jeweiligen Feldern eingetragen werden. 


Danach müssen die pdfs nur noch erstellt und ausgedruckt bzw. versendet werden. Bei einer Recherche über das Internet fällt jedoch auf, dass sich die einzelnen Programme oft stark voneinander unterscheiden. 


Wer hierbei Wert auf einen hohen Nutzerkomfort legt, sollte entsprechend verschiedene Faktoren beachten. Praktisch ist es zum Beispiel, wenn die betreffenden Dokumente ganz einfach über die entsprechende Anwendung gespeichert und -auch von unterwegs aus- versendet werden können.


Weiterhin bieten Anbieter wie Mendato auch die Sicherheit mit Hinblick auf rechtliche Themen, wie zum Beispiel die aktuellen Bestimmungen im Zusammenhang mit der DSGVO, keine Wünsche offen zu lassen. Diese Absicherung entfällt bei der Rechnungserstellung via Word oder Excel komplett.

4.     Die Rechnungserstellung via App

Wer sich auf der Suche nach einer mobilen und unkomplizierten Möglichkeit befindet, binnen weniger Minuten Handwerkerrechnungen zu erstellen, sollte auch die Rechnungserstellung via App in seinen Vergleich miteinbeziehen. 


Diese Lösung eignet sich besonders gut für alle, die die entsprechenden Dokumente wahlweise auch gern „nebenbei“ erstellen und nicht viel Zeit darauf verwenden möchten, administrativen bzw. bürokratischen Aufgaben nachzugehen.


Egal, ob vom Schreibtisch aus oder über ein mobiles Gerät von unterwegs: so lässt sich das Erstellen von Rechnungen auf besonders komfortable Weise in den Alltag integrieren.


Mendato erweist sich hierbei insofern als vorteilhaft, als dass hier ein hoher Nutzerkomfort, eine selbsterklärende Bedienbarkeit und ein hohes Maß an Flexibilität aufeinandertreffen. Die Rechnungen können dann sogar wahlweise über E-Mail, WhatsApp oder SMS versendet werden.


Ob die Rechnungserstellung per App oder eine andere Lösung die „perfekte Wahl“ darstellt, hängt dementsprechend von mehreren Faktoren ab. Fest steht, dass der betreffende Handwerksbetrieb die verschiedenen Möglichkeiten und ihre Vor- und Nachteile miteinander vergleichen sollte, um eine individuell am besten passende Lösung zu finden.


Gerade dann jedoch, wenn ein Unternehmen eine gewisse Größenordnung erreicht hat, ist es -allein schon aufgrund der Übersicht- ratsam, auf App oder Online Programm zurückzugreifen.