Freiberufler Rechnung

Der ultimative Leitfaden für Deine Freiberufler Rechnung (2020)

Bevor Selbständige, die freiberuflich arbeiten, Geld einnehmen können, müssen sie eine Freiberufler Rechnung scheiben. Je häufiger Freiberufler Verkaufen, Beraten oder gestalten, desto mehr Büroarbeit fällt an.

Damit du nicht bei jeder Rechnung von vorn anfangen musst, empfiehlt es sich, den Prozess zu vereinfachen, indem du deine Rechnungslegung vereinheitlichst und effizienter gestaltest. In diesem Artikel erfährst du, wie du die beste Lösung für dieses Problem findest.

Wer gehört zu den Freiberuflern?

Als Angehörige der freien Berufe gelten alle Selbstständigen, die in so genannten Katalogberufen tätig sind. Im Einkommensteuergesetz (EstG) ist geregelt, dass:


auf selbstständiger Basis zu den Freiberuflern gehören. Dazu zählen auch katalogähnliche Berufe wie Logopäden, Schauspieler oder Grafiker.

  • Wissenschaftler

  • Künstler

  • Lehrer

  • Erzieher 

  • Notare

  • Rechtsanwälte

  • Architekten

  • Ärzte

  • Ingenieure 


Aufschlüsselung für wen die Freiberufler Rechnung relevant ist

Wer gehört zu den Freiberuflern

Freiberufler sind Selbstständige, die kein Gewerbe ausüben und eigenverantwortlich sowie zeitlich flexibel über ihre Berufstätigkeit entscheiden können. 


Sie genießen einige Vorteile, die ihnen mehr Freiheit in ihren wirtschaftlichen Entscheidungen gewähren. 


So müssen Freiberufler keine Gewerbesteuer zahlen, sich nicht bei der IHK oder HWK registrieren und auch nicht im Handelsregister eintragen lassen. 


Falls du nicht genau weißt, ob deine Selbstständigkeit in die freien Berufe einzuordnen ist, frag beim Finanzamt nach und stimme dich mit der Behörde ab.


Bei ihr musst du als Freiberufler deine Steuernummer beantragen, das kann online erfolgen. 


Die Steuernummer brauchst du, um eine Rechnung zu schreiben als Freiberufler. Klicke hier um dein zugehöriges Finanzamt herauszufinden.


Was müssen Freiberufler beim Rechnung schreiben beachten?

Eine ordnungsgemäße Rechnungslegung unterstützt die korrekte Buchführung. Rechnungsdokumente sind zur Nachweisführung zehn Jahre aufzubewahren, dies kann elektronisch geschehen.

Alle Dokumente müssen lückenlos archiviert werden, unversehrt sein und für das Finanzamt nachprüfbar abgelegt oder abgespeichert werden.

Mit einer individuellen Vorlage für die Rechnung für Freiberufler kann der Selbstständige auch auf Besonderheiten und Wünsche seiner Auftraggeber eingehen.

Die Vorlage der Freiberufler Rechnung oder deine Angebotsvorlage kannst du an spezifische Kundenanforderungen anpassen
.

Mit einem cloudbasierten Rechnungsprogramm spart du dir den ganzen Papierkram. Denn alle deine Dokumente werden digital abgesichert und können jederzeit exportiert werden.


So schreibst du als Freiberufler Rechnungen richtig

Welche Pflichtangaben gehören auf eine Freiberufler Rechnung?

  • Adresse und Firmenbezeichnung des Freiberuflers
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des freiberuflichen Unternehmens
  • Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Art der ausgeführten Leistung und, falls erforderlich, Anzahl der dafür erbrachten Stunden
  • Termin der Leistung oder Lieferung
  • Netto-Honorar bzw. Nettopreis, wenn zutreffend Honorar pro Stunde
  • Umsatzsteuer, falls MwSt.-Pflicht besteht, oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • im Voraus vereinbarte Rabatte, Boni oder Skonti
Muster für Freiberufler Rechnung

Musterrechnung für Freiberufler


Dies gilt für alle Rechnungen, die brutto über mehr als 250 Euro lauten.

Zu den Kleinbetragsrechnungen

  • Folgende Angaben müssen bei Rechnungen bis 250 Euro enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Unternehmers

  • Ausstellungsdatum

  • Art und Menge der Leistung

  • Bruttoentgelt bzw. -preis

  • Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung der Leistung.


Bei Kleinunternehmern entfällt der Ausweis der Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer. Du musst nicht darauf hinweisen, dass du die Kleinunternehmerregelung anwendest.


Um Nachfragen und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden, ist es jedoch ratsam, auf der Rechnung einen Vermerk, zum Beispiel: "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)" anzubringen.


Die Anforderungen sind in der Rechnung Freiberufler Muster ohne MwSt. berücksichtigt. Detaillierte Erläuterungen sind hier zu finden: Pflichtangaben auf Rechnung

ACHTUNG! Eine Fehlerhafte Rechnung hat Konsequenzen für Freiberufler

Fehlen Angaben auf der Rechnung, so ist der Empfänger berechtig, sie nicht zu bezahlen.  Ebenso kann das Finanzamt bei einer Prüfung die Anerkennung unrichtiger Rechnungen verweigern.

Tipp: Lade dir jetzt kostenlos unsere Rechnungssoftware herunter und erstelle sofort deine kostenlosen Rechnung. Hier füllt unsere Software alle Pflichtangaben für dich als Freiberufler aus und stellt sicher, dass deine Rechnungen den aktuellsten gesetzlichen Anforderungen entsprechen.


Worauf haben Freiberufler bei Steuern zu achten?

Freiberufler sind grundsätzlich einkommensteuerpflichtig. Sie zahlen auf ihren Gewinn, der sich aus Umsätzen abzüglich der Kosten ergibt, den persönlichen Einkommensteuersatz. Die Umsatzsteuer ist die zweite wichtige Steuer für freiberuflich Tätige.


In Deutschland entspricht die Mehrwertsteuer (MwSt.) der Umsatzsteuer.


Der gebräuchliche Satz liegt bei 19 Prozent, ermäßigt für bestimmte Waren und Dienstleistungen sind es 7 Prozent. Gewöhnlich kommt der höchste Satz infrage, für Künstler und Schriftsteller gelten 7 Prozent und ausgewählte medizinische Berufe sind von der Umsatzsteuer befreit.


Die Steuersätze darf der Selbstständige auf seine Leistungen aufschlagen, muss die Steuer jedoch komplett an das Finanzamt abführen.


Die Finanzbehörde verrechnet dem Freiberufler die Steuern, dabei wird die eingenommene Umsatzsteuer mit der selbst gezahlten Mehrwertsteuer an Lieferanten, für Anschaffungen oder Investitionen saldiert. Sie ist mit der Steuervorauszahlung beglichen und wird später anhand des Steuerbescheids korrigiert.


Sind Freiberufler Rechnungen in elektronischer Form zulässig?

Wenn du eine elektronische Rechnung erstellst, ist es wichtig, dass die oben genannten Angaben enthalten sind. Dazu kommt, dass deren Echtheit und Unversehrtheit gegeben sein muss. Mit Hilfe der elektronischen Signatur kann die Rechnung als korrekt ausgewiesen werden.


Bei Erstellung von elektronischen Rechnungen über Rechnungsprogramme werden die Rechnungen im System gespeichert. Damit können Zahlugnsvorgänge verfolgt werden und Mahnwesen automatisiert werden.


Vor allem erfüllen die Programme die gesetzlichen Anforderungen (GoBD) an eine elektronische Archivierung der Rechnung, die sie schreiben.



Welche Möglichkeiten bestehen für Freiberufler, Rechnungen zu schreiben?

Einen allgemeingültigen Vordruck zum Rechnung schreiben für Freiberufler gibt es nicht. Du kannst dir beispielsweise eine eigene Rechnungsvorlage basteln oder eine eigene Muster Rechnung für Freiberufler entwickeln.


Diese muss jedoch sämtliche Pflichtangaben des Gesetzgebers enthalten. Du kannst dazu eine Excel-Tabelle oder das Word-Programm verwenden. Damit erfasst du am heimischen PC die Geschäftsvorfälle rascher, als wenn du jede Freiberufler Rechnung einzeln anfertigst.


Mit einem kostenpflichtigen Rechnungsprogramm wie Lexware, Debitor oder Sevdesk erstellst du online nicht nur deine Freiberufler Rechnungen, du kannst auch Angebote, Lieferscheine und Gutschriften ohne großen Aufwand damit ausstellen.


Noch schneller sowie örtlich und zeitlich unabhängig bist du beim Rechnung schreiben für Freiberufler mithilfe unserer App. In nur 3 Minuten hast du eine professionelle, gesetzeskonforme Freiberufler Rechnung erstellt und versendet. Klicke hier und erfahre die einzigartigen Vorteile der Rechnungserstellung über App. 


Welche Vorschriften sind bei der Rechnungslegung einzuhalten?

Gesetze und Erlasse geben vor, was auf einer Freiberufler Rechnung stehen muss. Laut Umsatzsteuergesetz muss eine Freiberufler Rechnung vollständig und richtig sein. Führt der Freiberufler für eine juristische Person oder einen Unternehmer Leistungen aus, hat er die Rechnung binnen sechs Monaten zu schreiben.

Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass eine Rechnung fortlaufend nummeriert sein muss und die Nummer nur einmal vergeben werden darf. Auf jeder Rechnung für Freiberufler muss die Freiberufler Steuernummer angegeben sein. Und zwar die Steuernummer, die dir das Finanzamt für dein Business zugewiesen hat.


Auf gedruckten Ausgangsrechnungen unterstreicht deine Unterschrift den offiziellen Charakter der Freiberufler Rechnung, zwingend erforderlich ist sie keinesfalls. Nicht vergessen solltest du den Ausweis der Mehrwertsteuer auf dem Rechnungsdokument.

Du bist jedoch nur dann berechtigt, die Mehrwertsteuer auf deiner Freiberufler Rechnung aufzuführen, wenn du keine Kleinunternehmerregelung beantragt hast.

Wer ist Kleinunternehmer?

Freiberufler, deren Umsätze im vergangenen Jahr nicht mehr als 17.500 Euro betrugen und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht 50.000 Euro überschreiten werden, dürfen die Vorteile der Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.


Kleinunternehmer brauchen keine Umsatzsteuer als Freiberufler auf ihren Ausgangsrechnungen auszuweisen. Das ermöglicht die Reduzierung deines Verwaltungsaufwands, weil du keine unterschiedlichen Sätze der Umsatzsteuer als Freiberufler auf deinen Rechnungen beachten musst.


Außerdem erleichtert dir die Umsatzsteuerbefreiung deine Abrechnung und die Ausfertigung deiner Steuererklärung erheblich.


Kleinunternehmer dürfen jedoch im Gegenzug keine Mehrwertsteuer, die sie selbst bezahlt haben, als Vorsteuer geltend machen.


Damit entfällt die Prognose der Umsatzsteuer, die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung sowie die Steuervorauszahlung gegenüber dem Finanzamt.


Deinen Status als Kleinunternehmer musst du zur Existenzgründung auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt beantragen. Dies ist auch später noch möglich. Einzelheiten findest du in folgendem Artikel: Kleinunternehmerregelung

Muss eine Freiberufler Rechnung ein Logo haben?

Viele Freiberufler haben nicht einmal ein Logo – und brauchen gesetzlich auch keines.


Wer ein Logo hat, hat selbstverständlich die Möglichkeit, dieses auf seiner Rechnung zu platzieren. Eine Rechnung mit Logo erscheint professionell und  auch ansprechend. 


Doch Vorsicht: Ein schlechtes (beispielsweise pixeliges) Logo kann schnell das Gegenteil bewirken und dafür sorgen, dass der Freiberufler seinem Kunden in schlechter Erinnerung bleibt. Im Zweifelsfall solltest besser auf das Logo verzichtet werden. Eine Pflichtangabe ist es definitiv nicht.


Wie lässt sich das Rechnung schreiben als Freiberufler vereinfachen?

Deine eigene Rechnungsvorlage für Freiberufler ständig an den Anforderungen des Marktes und aktuellen Vorschriften auszurichten, kann sehr aufwendig und anstrengend sein. Schließlich brauchst du mit fortschreitender Selbstständigkeit mehr Zeit für dein Kerngeschäft.


Um Zeit zu sparen und dir die Buchungen zu erleichtern, ist eine Muster Rechnung für Freiberufler unentbehrlich. Dann kannst du nichts übersehen und das Freiberufler Rechnung Muster als Rechnungsvorlage für Freiberufler verwenden.


Unsere App mit professionellen Rechnungsvorlagen eröffnet dir ganz neue Möglichkeiten, um deine Arbeitszeit effektiver zu gestalten.


Welche Vorteile bietet dir unsere App?

Lade dir die App herunter und du kannst mit wenigen Klicks eine korrekte Freiberufler Rechnung stellen.


Angebote und Ausgangsrechnungen kannst du direkt über Email, Whatsapp oder SMS mit deinen Kunden teilen.


Unsere App enthält zudem eine Musterrechnung für Freiberufler und ein Rechnung Freiberufler Muster ohne MwSt. für Kleinunternehmer.


Auch deine Kunden werden die Bequemlichkeit der Rechnungsausstellung schätzen, denn sie benötigen nur einen Klick, um deine Rechnung anzunehmen.


Du musst dazu nicht im Büro oder zu Hause am PC sitzen, du kannst deine Rechnungen für Freiberufler sogar im Urlaub erstellen.


Der größte Vorteil resultiert für dich daraus, dass du direkt beim Kunden vor Ort eine Freiberufler Vorlage ausfüllen kannst.


So kommt es zu keinerlei Missverständnissen oder Zeitverzug bei der Bezahlung.


Auch Wegezeiten vom oder zum Kunden kannst du auf diese Weise produktiv nutzen.


Gegenüber einer komplizierten Rechnungssoftware ist die Bedienung unserer App nicht schwer, du wirst durch jeden Arbeitsschritt mit selbsterklärenden Infos geleitet.


Du musst den Inhalt der App nicht ständig selber aktualisieren wie beispielsweise deine Freiberufler Rechnung Vorlage in Word oder Excel, falls sich gesetzliche Änderungen ergeben.


So entspricht unsere App auch der neuesten Version der DSGVO. Mit dieser Rechtskonformität wirst du als Freiberufler von aufwendigen und unangenehmen Arbeiten entlastet.


In der gewonnen Zeit kannst du mehr Kunden akquirieren und deine Umsätze steigern.

Welche Vorteile bietet dir die Mendato-App?

  • Auf Freiberufler zugestimmte Musterrechnungen
  • Mit nur wenigen Klicks eine Rechnung erstellen
  • Rechnung über Whatsapp, Email, SMS oder Post automatisiert verschicken
  • Rechnungen unterwegs erstellen und abschicken
  • Bankanknüpfung
  • Kinderleichte Bedienung
  • DSGVO Komform

Hier erfährst du mehr zur App: Rechnung Erstellen App

Fazit für dich als Freiberufler und deiner Rechnung

Wenn Freiberufler eine Rechnung stellen, müssen sie sich an rechtlichen Vorgaben orientieren. Um keine Pflichtangaben zu vergessen, können Selbstständige eine Rechnung für Freiberufler Vorlage und ein Freiberufler Rechnung Muster einsetzen.


Freiberufler, deren Umsätze 17.500 Euro nicht übersteigen und die im Folgejahr weniger als 50.000 Euro umsetzen, profitieren von einfacheren gesetzlichen Regelungen.


Bei Kleinunternehmern entfällt der Ausweis von Brutto- und Nettopreisen sowie die komplizierte Umsatzsteuervoranmeldung für das Finanzamt, weil diese keine Umsatzsteuer ausweisen müssen.


Die vorschriftsmäßige Rechnungsausstellung ist Voraussetzung für eine korrekte, übersichtliche und von Behörden akzeptierte Buchhaltung. In nur wenigen Minuten kannst du ein rechtssicheres Dokument für die Abrechnung deiner Leistungen anfertigen.


Am schnellsten und einfachsten gestaltest du deine Rechnungserstellung über unsere kostenlose App.