Einsatz einer Zeiterfassung Software in der Gebäudereinigung

Dein Schritt für Schritt Plan für den Start in die richtige Zeiterfassung Software.

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Das sind die Probleme ohne Einsatz einer Zeiterfassung Software

Gebäudereiniger, die noch auf die manuelle Erfassung der Arbeitszeit mit Stundenzetteln setzen, müssen sich mit Zettelwirtschaft abfinden und in regelmäßigen Abständen einen Wust von Stundenzetteln sortieren und strukturieren. Schon die Suche nach einem einzelnen Stundenzettel verschwendet Zeit, ist mit Ärger verbunden und hält Mitarbeiter von wichtigeren Aufgaben ab.

Im Hintergrund lauert zudem stets die Befürchtung, dass der Zoll bei einer unangemeldeten Überprüfung einzelne Stundenzettel beanstandet oder nicht zeitnah erstellte Stundenzettel reklamiert. Durch die gesetzliche Auflage, Stundenzettel über einen Zeitraum von zwei Jahren aufzubewahren, ist eine Archivierung erforderlich, was Aufwand für Lagerung und Sicherung der Dokumente mit sich zieht.

Darum sind Stundenzettel für die Zeiterfassung kritisch

Durch fehlerhafte oder unleserliche Stundenzettel kommt es immer wieder zu Nachfragen durch den Steuerberater oder die Buchhaltung. All dies verursacht Verzögerungen und Reibungsverluste, die sich letztlich in Kosten niederschlagen. Auch die Motivation der Mitarbeiter leidet, denn die Überprüfung und der manuelle Übertrag von Stundenzetteln in das System ist lästig und fehleranfällig. Die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten und der Zuordnung ist schon wegen der gesetzlichen Vorgaben aus dem Mindestlohngesetz wichtig.

Die digitale Zeiterfassung bewährt sich im Controlling

Die Auswertung der angefallenen Arbeitszeiten und geleisteten Überstunden ermöglicht eine aussagekräftige Kosten-Nutzen-Analyse. Als Gebäudereinigungsunternehmer erkennst du mit einer Auswertung der unterschiedlichen Arbeitseinsätze, welche Dienstleistungen profitabel sind und welche Kriterien ertragreiche Objekte, Leistungen und Aufträge auszeichnet. Mit digitaler Arbeitszeiterfassung optimierst du Prozesse und kannst Services aussortieren, die hohe Personalkosten verursachen.

Vorteile einer Software für die Zeiterfassung

Mit einer Software für die Zeiterfassung fällt die Kontrolle der Arbeitszeiten und des für jeden Objekts eingesetzten Personals leicht. Die lästige Verwaltung der Stundenzettel entfällt. Auf das Archivieren der papierenen Dokumente kann verzichtet werden. In digitalem Format sind alle Stundenzettel auf einen Klick verfügbar. Das freut auch deinen Steuerberater, der umgehend alle Daten für seine Abschlüsse zur Verfügung hat. Eine gute Zeiterfassungssoftware gewährleistet die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und erfasst alle Arbeitszeiten in eindeutigem Format.

Eine Zeiterfassung Software vereinfacht die Buchhaltung

Mit einer Zeiterfassung online via App steht die Entgeltabrechnung schneller zur Verfügung, sodass eine komplikationsfreie und zügige Auszahlung der Gehälter erfolgen kann. Der Überblick über geleistete Überstunden ist mit einer Zeiterfassungssoftware ein leichtes. Auch Urlaubsplanung und Dienstplanung lassen sich schnell aktualisieren. Alle Kapazitäten sind auf einen Blick verfügbar, so dass sich personelle Anforderungen direkt mit den zur Verfügung stehenden Mitarbeitern abgleichen und decken lassen.

Anwesenheiten nachhalten und Mitarbeiter motivieren

Auch deine Reinigungskräfte erkennen schnell den Wert der Zeiterfassung online und sind motiviert, ihre Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren. Dadurch hat der Einsatz einer Zeiterfassungs-App auch einen disziplinierenden Effekt, denn wer ständig zu spät komm oder falsche Arbeitszeiten angibt, ist mit der Zeiterfassungs-App schnell identifiziert und lässt sich gezielt ansprechen. Abwesenheiten und Urlaubszeiten lassen sich mit der Zeiterfassungssoftware ebenfalls leicht verwalten und kontrollieren.

Welche Funktionen sollte eine gute Zeiterfassungssoftware besitzen?

  1. Eine Grundanforderung an eine Zeiterfassungssoftware ist, dass die per App erfassten Zeiten in Echtzeit in das Backoffice übertragen werden. 
  2. Neben Arbeitszeiten sollte eine Zeiterfassungs-Software auch Urlaubstage und Krankheitstage automatisiert berücksichtigen.
  3. Arbeitszeiten sollte die Software den jeweiligen Objekten zuweisen und dem Backoffice eine schnelle Übersicht über Mitarbeiter und geleistete Stunden erlauben.
  4. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die intuitive Bedienung durch eine Benutzeroberfläche, die nicht mit Funktionen überfrachtet ist und jeden Anwender einfach navigieren lässt.
  5. Zur Übertragung der erfassten Daten an den Steuerberater sollte die Zeiterfassungssoftware außerdem sichere und kompatible Schnittstellen aufweisen.

Überblick über Zeiterfassungs-Software mit Funktionen und Preisen

Clockodo

Mit Clockodo erhält der Anwender eine digitale Stempeluhr, mit der die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten per App dokumentieren können. Im Backend von Clockodo ist neben der Arbeitszeiterfassung ein Urlaubsplaner integriert, der Urlaubs- und Krankheitstage verwalten lässt. Mit einer Projektzeiterfassung ist der zeitliche Fortschritt von Projekten erkennbar. Mit einer Berichtsfunktion hat der Anwender Kosten und Projektzeiten im Blick. Der Fokus liegt bei Clockodo auf der Zeiterfassung, wie der Name schon suggeriert. Nach einer 14-tägigen Testphase kostet Clockodo monatlich 6,50 Euro pro Nutzer. Ab dem elften Nutzer fallen 3,50 Euro im Monat an.

Personio

Personio legt den Schwerpunkt auf eine smarte und automatisierte Vernetzung aller Prozesse im Personalwesen. Neben den Bausteinen Personalmanagement, Lohnabrechnung und Recruiting ist ein weiteres Modul die Zeiterfassung. Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit per App und leiten die Daten an Backend der Software weiter. Die für Unternehmen aus allen Branchen konzipierte Personio-Software lässt sich anpassen und erlaubt die Anfertigung von Berichten. Für kleine Unternehmen bis 25 Mitarbeiter beträgt der Preis in der abgespeckten Essential-Version (ohne Recruitingmodul und DATEV-Integration) 99 Euro im Monat. Bei jährlicher Zahlung reduziert sich der Preis um 5 %.

Crewmeister

Die digitale Zeiterfassung ist der Schwerpunkt im Softwarepaket von Crewmeister. Die rechtssichere und übersichtliche Dokumentation der Arbeitszeiten ist via Smartphone, Laptop und Smartphone möglich. Der Anwender kann Pausen minutengenau erfassen oder automatisiert abziehen lassen. Auch eine Projektzeiterfassung bietet Crewmeister an. Mit einer Schnittstelle zu DATEV und einem integrierten Excel-Export bindet Crewmeister die Software an populäre Anwendungen an. Die Preise sind nach Mitarbeitergröße gestaffelt. Für Kleinbetriebe bis 5 Mitarbeiter kostet Crewmeister 9,99 Euro im Monat.

SoniQ Services

Im Gegensatz zu den meisten anderen Anbietern richtet sich SoniQ Services mit seiner Software ausschließlich an Betriebe der Gebäudereinigungsbranche. Neben der Zeiterfassung sind Module für Onboarding, Reinigungspläne, Schichtenplanung und Qualitätskontrolle integriert. Die Nutzeroberfläche lässt sich von den Reinigungskräften auf eine von hundert Sprachen einstellen und eine Chat-Funktion erleichtert die Kommunikation. Zu den Preisen macht SoniQ Services öffentlich leider keine Angaben.

Profacilio

Auch der Anbieter Profacilio hat eine Software speziell für Betriebe der Gebäudreinigungsbranche im Programm. Die Software integriert zahlreiche Module, unter anderem Objektverwaltung, Einsatzplanung, Lagerverwaltung und Mitarbeiterverwaltung. Die Zeiterfassung via App ist ein elementarer Baustein der Profacilio Software Suite. Für eine Admin-Lizenz inklusive Zeiterfassung zahlen Betriebe bis 10 Mitarbeiter 327 Euro im Monat.

Hero-Software

Mobile und einfache Zeiterfassung per App verspricht Hero. Da die Hero Software für Handwerker-Betriebe konzipiert ist, gehen einige Module wie der Baustellenplaner am Bedarf der Reinigungsbranche etwas vorbei. Die digitale Zeiterfassung funktioniert aber ähnlich wie bei anderen Anbietern und lässt sich auch als Web-Anwendung starten. Die mobile Zeiterfassungs-App gibt es jedoch nur in der Pro-Version und kostet pro Monat und pro Nutzer 21 Euro.

Warum Mendato als Zeiterfassungssoftware?

Mendato wurde speziell für die Branche der Gebäudereinigungen konzipiert. Darin unterscheidet sich die Mendato Zeiterfassungssoftware schon einmal von den meisten anderen Software-Lösungen, die oft für Unternehmen aus allen Branchen entworfen sind und notgedrungen einen Kompromiss darstellen. Da alle relevanten Funktionen in der Gebäudereinigungs-Software von Mendato integriert sind, bindet sich die Zeiterfassung nahtlos in die Mendato Gebäudereinigungsoftware ein und ermöglicht den kompatiblen Austausch sowie eine sichere Verarbeitung und Auswertung aller erfasstem Daten. Auf zusätzliche Softwarelösungen wie Lexware, Sevdesk oder Dropbox kannst du bei Mendato verzichten. Du profitierst von einer einheitlichen Systemlandschaft und sparst Kosten für ergänzende Lösungen.


Überzeuge dich in einem kostenlosen Test von den Vorzügen der Zeiterfassungssoftware Mendato und dem auf Gebäudereinigung zugeschnittenen Softwarepaket. Sprich mit unseren Experten, die Mendato Gebäudereinigung Software bereits in hunderten von Betrieben der Gebäudereinigung erfolgreich integriert und für die Anforderungen optimiert haben.

Erst nach dem unverbindlichen Test entscheidest du, ob Mendato die richtige Lösung für deinen Betrieb ist. Denn wir wollen, dass du von den Vorzügen der Mendato Gebäudereinigungssoftware vollends überzeugt bist, bevor du unsere Lösung in deinem Betrieb einsetzt.


Häufig gestellte Fragen

Nein, du kannst die Zeiterfassung deiner Mitarbeiter auch mit Stundenzetteln durchführen. Eine Zeiterfassung Software ist auch für das Backoffice keine Vorschrift. Allerdings stellst du dein Unternehmen mit einer digitalen Zeiterfassung via App und angeschlossener Software zukunftssicher auf und verschlankst viele Prozesse.

Die Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Du kannst die Mendato Software Lösung für die Zeiterfassung unverbindlich testen und dich von uns beraten lassen. So finden wir schnell gemeinsam heraus, ob Mendato die beste Lösung für dich ist.

Bei einer digitalen Zeiterfassung durch die Reinigungskraft vor Ort werden die Daten wie Arbeitsbeginn und Arbeitsende automatisch im Hintergrund in das Backoffice übertragen. Dort stehen die Daten zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

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