Zeiterfassung Gebäudereinigung: Der ultimative Leitfaden für Inhaber (2023)

Gebäudereinigung und Zeiterfassung - ein sensibles Thema für jeden Betrieb

Die Arbeitszeiterfassung nimmt in der Gebäudereinigung einen hohen Stellenwert ein. Ein wichtiger Grund ist die gesetzlichen und im Mindestlohngesetz verankerte Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung. Hinzu kommen der personalintensive Aufbau der Branche und die vielen unterschiedlichen Arbeitszeiten.

Vier von fünf Beschäftigten in der Gebäudereinigungsbranche arbeiten in Teilzeit. Viele der Angestellten in der Gebäudereinigung üben einen Minijob aus oder sind als Teilzeitkraft beschäftigt. Die Reinigungsarbeiten erfolgen meist zu Randzeiten: Etwa 85 Prozent der Reinigungskräfte in Deutschland arbeiten am frühen Morgen, am Abend oder in der Nacht.

Innerhalb eines Objekts kommt es oft zu Abweichungen bei Arbeitszeiten und Arbeitsaufwand. Einzelne Räume werden im Lauf der Zeit aufgegeben, anders genutzt oder erweitert. Die Notwendigkeit einer übersichtlichen und einfach zu handhabenden Lösung zur Arbeitszeiterfassung wächst mit der Größe des Betriebs und mit der Zahl der Beschäftigten.

Lösungen für die Zeiterfassung in der Gebäudereinigung

Die klassische Methode zur Zeiterfassung besteht aus dem Stundenzettel. Für kleine Betriebe sind Stundenzettel noch relativ gut zu handhaben. Die Vorlagen lassen sich per Word oder Excel erstellen und der Reinigungskraft übergeben. Auf dem Stundenzettel eines Objekts trägt der Mitarbeiter seine Daten ein und füllt die Spalten mit Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, etwaigen Pausenzeiten und der absolvierten Arbeitszeit aus. Am Ende des Monats gibt die Reinigungskraft den Stundenzettel ausgefüllt und unterschrieben zurück.

Stundenzettel - problematisch und wenig zuverlässig

Die Erfassung der Arbeitszeiten mit Stundenzetteln kann zu Problemen führen. Zu den Nachteilen von Stundenzetteln zählen:

Wie lässt sich mit Stundenzetteln eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten gewährleisten?

Eine gewisse Erleichterung bietet die Erfassung mit einer Tabellenkalkulation wie Excel. Mit Excel lassen sich Arbeitsstunden und Urlaubstage erfassen und berechnen. Doch Excel lässt sich nur umständlich mit anderen Programmen aus dem Bereich Buchhaltung verbinden. Eine Verknüpfung mit Aufträgen, Objekten und der Personalplanung findet nicht statt. Durch die Installation auf einem PC ist ein Echtzeit-Zugriff auf die Daten von anderen Endgeräten und Abteilungen aus nicht ohne weiteres möglich.

Der Einsatz einer Tabellenkalkulation ist problematisch, dennoch kann Excel für junge Unternehmen eine Zwischenlösung sein. Als dauerhaftes Provisorium eignet sich die Zeiterfassung mit Excel nicht. Eine digitale und vernetzte Zeiterfassung, wie sie mit moderner und vielseitiger Reinigungssoftware möglich ist, bringt viele Vorteile. Einer davon ist die hohe Zeitersparnis. Doch das ist nur ein Aspekt.

Als Unternehmer sorgst du mit einer Zeiterfassung durch eine App für eine reibungslose Dokumentation der Arbeitszeiten. Anders als bei einer Zeiterfassung mit Excel können die Reinigungskräfte mit dem Smartphone ihre Arbeitszeiten selbst erfassen. Die digitale Zeiterfassung erleichtert so auch die Kontrolle der Anwesenheit und kommt auch der Sicherheit der Beschäftigten zugute, die oftmals in frühen Morgenstunden oder zu später Abendzeit arbeiten und Zwischenfälle umgehend melden können.

Wie sieht eine moderne Zeiterfassung aus?

Die Zeiterfassung mit einer App macht die Erfassung der Arbeitszeiten vor Ort einfach. Durch Anbindung an eine Zeiterfassungs-Software lassen sich die Zeiten aller Mitarbeiter digital erfassen und bündeln. Beginn und Ende der Arbeitszeit teilt der Mitarbeiter über die App durch Tippen auf klar gekennzeichnete Buttons mit.

Bei übersichtlicher Gestaltung der App kommen auch neue Mitarbeiter schnell mit der Bedienung und der Erfassung der Arbeitszeit klar. Wichtig ist die rechtskonforme Gestaltung der Zeiterfassung der MItarbeiter, damit der Zoll bei einer Überprüfung alles abnicken kann. Durch eine integrierte GPS Funktion lässt sich der Standort der Reinigungskraft ermitteln, so dass für den Zoll auch ihre Anwesenheit am Arbeitsort nachweisbar ist.

Im Backend der Zeiterfassungs-Software sollten die erfassten Zeiten für die Buchhaltung übersichtlich dargestellt werden. Bei Abweichungen von den Sollzeiten gibt eine gute Software-Lösung Hinweise und Warnungen aus, so dass eine zeitnahe Kommunikation erfolgen kann. Mit digital erfassten Stundenzetteln und eindeutigen Angaben ist sichergestellt, dass auch der Steuerberater auf Anhieb mit den Daten arbeiten kann und Nachfragen ausbleiben.

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