Zeiterfassung Gebäudereinigung: Der ultimative Leitfaden für Inhaber (2022)

Bist du auf der Suche nach einer guten und einfachen Lösung für die Zeiterfassung? Dann wird dir dieser Leitfaden bei der Auswahl der richtigen Lösung helfen.

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Gebäudereinigung und Zeiterfassung - ein sensibles Thema für jeden Betrieb

Die Arbeitszeiterfassung nimmt in der Gebäudereinigung einen hohen Stellenwert ein. Ein wichtiger Grund ist die gesetzlichen und im Mindestlohngesetz verankerte Richtlinie zur Arbeitszeiterfassung. Hinzu kommen der personalintensive Aufbau der Branche und die vielen unterschiedlichen Arbeitszeiten.

Vier von fünf Beschäftigten in der Gebäudereinigungsbranche arbeiten in Teilzeit. Viele der Angestellten in der Gebäudereinigung üben einen Minijob aus oder sind als Teilzeitkraft beschäftigt. Die Reinigungsarbeiten erfolgen meist zu Randzeiten: Etwa 85 Prozent der Reinigungskräfte in Deutschland arbeiten am frühen Morgen, am Abend oder in der Nacht.

Innerhalb eines Objekts kommt es oft zu Abweichungen bei Arbeitszeiten und Arbeitsaufwand. Einzelne Räume werden im Lauf der Zeit aufgegeben, anders genutzt oder erweitert. Die Notwendigkeit einer übersichtlichen und einfach zu handhabenden Lösung zur Arbeitszeiterfassung wächst mit der Größe des Betriebs und mit der Zahl der Beschäftigten.

Lösungen für die Zeiterfassung in der Gebäudereinigung

Die klassische Methode zur Zeiterfassung besteht aus dem Stundenzettel. Für kleine Betriebe sind Stundenzettel noch relativ gut zu handhaben. Die Vorlagen lassen sich per Word oder Excel erstellen und der Reinigungskraft übergeben. Auf dem Stundenzettel eines Objekts trägt der Mitarbeiter seine Daten ein und füllt die Spalten mit Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, etwaigen Pausenzeiten und der absolvierten Arbeitszeit aus. Am Ende des Monats gibt die Reinigungskraft den Stundenzettel ausgefüllt und unterschrieben zurück.

Stundenzettel - problematisch und wenig zuverlässig

Die Erfassung der Arbeitszeiten mit Stundenzetteln kann zu Problemen führen. Zu den Nachteilen von Stundenzetteln zählen:

Verspätung

Stundenzettel werden von der Reinigungskraft zu spät beim Ansprechpartner abgegeben.

Abweichungen

Stundenzettel werden am Monatsende erfasst. Dadurch kommt es oft zu Abweichungen zu den Arbeitszeiten.

Nicht Gesetzeskonform

Stundenzettel, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, können vom Zoll beanstandet werden.

Manueller Aufwand

Reinigungskräfte empfinden das Hantieren mit den Stundenzetteln als lästig - ebenso wie der Unternehmer.

Keine Kontrolle

Ob die Reinigungskraft überhaupt vor Ort war, lässt sich nicht überprüfen, da die einzelnen Arbeitspakete von der Reinigungskraft oft selbstständig ausgeübt und frei eingeteilt werden.

Unleserlich

Das handschriftliche Erfassen der Arbeitszeiten kann zu schwer leserlichen Einträgen führen. Durch fehlende Stundenzettel entstehen Aufwände, die man sich gern ersparen würde.

Wie lässt sich mit Stundenzetteln eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten gewährleisten?

Eine gewisse Erleichterung bietet die Erfassung mit einer Tabellenkalkulation wie Excel. Mit Excel lassen sich Arbeitsstunden und Urlaubstage erfassen und berechnen. Doch Excel lässt sich nur umständlich mit anderen Programmen aus dem Bereich Buchhaltung verbinden. Eine Verknüpfung mit Aufträgen, Objekten und der Personalplanung findet nicht statt. Durch die Installation auf einem PC ist ein Echtzeit-Zugriff auf die Daten von anderen Endgeräten und Abteilungen aus nicht ohne weiteres möglich.

Der Einsatz einer Tabellenkalkulation ist problematisch, dennoch kann Excel für junge Unternehmen eine Zwischenlösung sein. Als dauerhaftes Provisorium eignet sich die Zeiterfassung mit Excel nicht. Eine digitale und vernetzte Zeiterfassung, wie sie mit moderner und vielseitiger Reinigungssoftware möglich ist, bringt viele Vorteile. Einer davon ist die hohe Zeitersparnis. Doch das ist nur ein Aspekt.

Als Unternehmer sorgst du mit einer Zeiterfassung durch eine App für eine reibungslose Dokumentation der Arbeitszeiten. Anders als bei einer Zeiterfassung mit Excel können die Reinigungskräfte mit dem Smartphone ihre Arbeitszeiten selbst erfassen. Die digitale Zeiterfassung erleichtert so auch die Kontrolle der Anwesenheit und kommt auch der Sicherheit der Beschäftigten zugute, die oftmals in frühen Morgenstunden oder zu später Abendzeit arbeiten und Zwischenfälle umgehend melden können.

Wie sieht eine moderne Zeiterfassung aus?

Die Zeiterfassung mit einer App macht die Erfassung der Arbeitszeiten vor Ort einfach. Durch Anbindung an eine Zeiterfassungs-Software lassen sich die Zeiten aller Mitarbeiter digital erfassen und bündeln. Beginn und Ende der Arbeitszeit teilt der Mitarbeiter über die App durch Tippen auf klar gekennzeichnete Buttons mit.

Bei übersichtlicher Gestaltung der App kommen auch neue Mitarbeiter schnell mit der Bedienung und der Erfassung der Arbeitszeit klar. Wichtig ist die rechtskonforme Gestaltung der Zeiterfassung der MItarbeiter, damit der Zoll bei einer Überprüfung alles abnicken kann. Durch eine integrierte GPS Funktion lässt sich der Standort der Reinigungskraft ermitteln, so dass für den Zoll auch ihre Anwesenheit am Arbeitsort nachweisbar ist.

Im Backend der Zeiterfassungs-Software sollten die erfassten Zeiten für die Buchhaltung übersichtlich dargestellt werden. Bei Abweichungen von den Sollzeiten gibt eine gute Software-Lösung Hinweise und Warnungen aus, so dass eine zeitnahe Kommunikation erfolgen kann. Mit digital erfassten Stundenzetteln und eindeutigen Angaben ist sichergestellt, dass auch der Steuerberater auf Anhieb mit den Daten arbeiten kann und Nachfragen ausbleiben.

Warum Mendato - was bietet mir Mendato?

Mendato kombiniert die mobile Zeiterfassung per App durch die operativ tätigen Mitarbeiter mit einer Zeiterfassungs-Software für die Mitarbeiter im Backoffice. Doch die vollständige Erfassung der Arbeitszeiten in Verbund mit der im Hintergrund erfolgenden Anwesenheitskontrolle ist nur ein Plus der Mendato-Lösung.

Mendato hebt sich von anderen Zeiterfassungs-Lösungen ab, da es speziell für die Anforderungen der Gebäudereinigung konzipiert und stetig optimiert wurde. Über 300 Gebäudereinigungen, die erfolgreich mit Mendato arbeiten, sind der beste Beweis.

Mendato ist die ganzheitliche Lösung für Gebäudereiniger, die weit mehr kann als die Arbeitszeiterfassung. Durch die nahtlose Integration von Personalplanung und Buchhaltung haben Gebäudereiniger eine Software-Suite zur Hand, mit der sie ihren Betrieb modern und zeitsparend administrieren können und jederzeit die Übersicht behalten.

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Wir stehen mit über 1.000 Gebäudereinigungen in Kontakt und wissen durch das Feedback aus kleinen und großen Gebäudereinigungsbetrieben, wo der Schuh drückt und welche Lösungen gebraucht werden. Die Zeiterfassung ist ein Punkt, der vielen auf den Nägeln brennt und wofür sich Gebäudereiniger eine zeitgemäße digitale Anwendung wünschen.

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Häufig gestellte Fragen

Das Mindestlohngesetz schreibt nach §17 vor, dass Arbeitgeber aus der Gebäudereinigung und weiteren Branchen die Zeiten der Beschäftigten festhalten muss. Zu dokumentieren sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Die Gebäudereinigung Zeiterfassung wird meist mit Stundenzetteln durchgeführt. Es ist aber auch eine digitale Zeiterfassung erlaubt. Die Herausforderung für die Zeiterfassung in der Gebäudereinigung besteht darin, dass Mitarbeiter meist in verschiedenen Objekten und oft zu Randzeiten arbeiten.

Je mehr Mitarbeiter mit unterschiedlichen Beschäftigungsmodellen angestellt sind, desto schwieriger und fehleranfälliger wird die Zeiterfassung mit Stundenzetteln. Eine Zeiterfassung per App erleichtert die Dokumentation und lässt sich gesetzeskonform durchführen.

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