Der ultimative Leitfaden für die Zeiterfassung mit Excel

Dieser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch die Zeiterfassung mit Excel und hilft dir die Zeiterfassung zu vereinfachen.

Kostenlos starten

Was benötigt eine Excel-Tabelle zur Zeiterfassung?

Mit der Tabellenkalkulation Excel ist eine Zeiterfassung Vorlage schnell erstellt. Ein Excel-Tabellenblatt zur Arbeitszeiterfassung sollte folgende Spalten aufweisen:

  • Tag
  • Datum
  • Beginn
  • Ende
  • Pause
  • Arbeitszeit (in Stunden)
  • Unterschrift
  • Neben den Spalten für Beginn, Ende, Pause und Arbeitszeit sind Leerspalten anzulegen, um Abweichungen von einem mit Excel erstelltem Dienstplan zu berücksichtigen. Das mit allen Spalten und notwendigen Angaben versehene und vorbereitete Tabellenblatt lässt sich ausdrucken und dem Mitarbeiter übergeben. Wir machen es dir noch einfacher: Für die Zeiterfassung mit Excel durchzuführen, kannst du dir hier unsere Excel Zeiterfassung Vorlage für einen Stundenzettel herunterladen.

    Mit einer solchen Tabellenstruktur lassen sich neben den Arbeitszeiten auch Pausenzeiten, Abwesenheiten und Urlaubszeiten verwalten. Um einen aktuellen Datensatz zu erhalten, müssen die Daten zeitnah eingetragen werden. Dies setzt voraus, dass händisch erfasste Stundenzettel von der Personalbuchhaltung nachgehalten und übertragen werden - eine eher lästige Aufgabe. Eine Zeiterfassung App erspart dir den Aufwand, doch Excel kann zum Unternehmensstart eine Alternative sein.

    Wie solltest du mit einer Excel Datei arbeiten?

    Viele Reinigungsbetriebe setzen eine Zeiterfassung Excel Vorlage zur Planung und Digitalisierung der Stundenzettel ein. Wenn die Arbeitszeiten für den kommenden Monat feststehen, lassen sich die Daten vorab in Excel anlegen und vorbereiten. Die Reinigungskräfte erhalten die Zeiterfassung Stundenzettel ausgehändigt oder können sich die vorbereiteten und schreibgeschützten Dokumente selbst ausdrucken.

    In kleinen Reinigungsbetrieben besteht ein enger Kontakt zu den Beschäftigten. Das macht es einfach, die Reinigungskräfte einzuweisen und ihr Feedback einzuholen. Kommt eine Mitarbeiterin gut mit der Zeiterfassung via Excel App zurecht und hat Erfahrungen im Umgang mit einer Tabellenkalkulation, spricht nichts dagegen, die Zeiterfassung per Excel-App auch direkt auf dem Smartphone durchzuführen. Für die meisten Reinigungskräfte und für größere Betriebe ist dies jedoch keine Option und kann im Gegenteil schnell zu fehlerhaften Einträgen führen. Für die rein digitale Zeiterfassung in der Gebäudereinigung ist stattdessen schon aus Datenschutzgründen eine gute Zeiterfassung App zu empfehlen.

    Wie lassen sich Anpassungen in Excel vornehmen?

    Die Tabellenkalkulation Excel ist ein umfangreiches Werkzeug. Wenn du Excel für die Verwaltung der Arbeitszeiten im Backoffice nutzt, erhältst du für jeden Monat eine Darstellung der geplanten und geleisteten Arbeitszeiten. Bei Abweichungen kann Excel selbstständig die Differenz zwischen Soll-Stunden und Ist-Stunden errechnen. Die Anwendung von Funktionen macht eine automatisierte Berechnung auf vielen Ebenen möglich. Die Personalbuchhaltung erhält so stets korrekte Daten - Rechenfehler sind ausgeschlossen, sofern die richtige Funktion eingesetzt und die korrekten Arbeitszeiten erfasst wurden.

    Mit einer Arbeitszeiterfassung per Excel lassen sich auch mehrere Objekte für einen Mitarbeiter verwalten. Bei Überschreitung der für den Mitarbeiter vorgesehenen Arbeitszeiten und bei vernachlässigten Pausen kann Excel eine Warnung ausgeben. Berechnen lassen sich in Excel geleistete Arbeitsstunden im Monat, die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit, verbleibende Urlaubstage und vieles mehr. Durch Einbindung adäquater Funktionen kann Excel die Effizienz der Arbeitszeiterfassung erheblich steigern.

    Das Arbeiten mit Funktionen in Excel und deren Anpassung an betriebsinterne Anforderungen ist nicht jedermanns Sache. Insbesondere für Einsteiger ist das Arbeiten mit Excel alles andere einfach. Im Backend ist Excel ein wertvolles Tool, doch für die digitale Arbeitszeiterfassung vor Ort ist Excel auch als Excel App kaum verwendbar. Zur Erfassung der Arbeitszeiten durch Reinigungskräfte können Gebäudereinigungsbetriebe eine per Excel erstellte Zeiterfassung Vorlage oder eine zukunftssichere Zeiterfassung App einsetzen.


    Häufig gestellte Fragen

    In der Gebäudereinigung ist zur Erfassung der Arbeitszeit ein schlankes und schnelles Verfahren gefragt. Mit Excel erstellte Stundenzettel lassen sich einfach handhaben und schnell ausfüllen. Da die Excel Vorlagen nach wie vor handschriftlich ausgefüllt werden, kommt es öfters zu Fehlern. Die Verwaltung von Stundenzetteln gestaltet sich auch mit Excel Vorlagen aufwendig, da die Zeiten im Backoffice manuell übertragen werden müssen. Für eine voll digitale Lösung empfiehlt sich der Einsatz einer Zeiterfassung App.

    Mit Funktionen in Excel nehmen dem Backoffice bei der Verwaltung der Netto-Arbeitszeiten und dem Abgleich von Soll- und Ist-Stunden die manuelle Berechnung und somit viel Arbeit ab. Die Anlagen von Funktionen ist für Anfänger aber knifflig und mit einer steilen Lernkurve verbunden. Wer sich mit Excel nicht auskennt, kann die Anpassung an einen Dienstleister auslagern.

    Mit Excel lassen sich Stundenzettel Vorlagen entwerfen und ausdrucken. Im Backoffice ist Excel ein hilfreiches Tool bei der Verwaltung der Arbeitszeiten. Für die Erfassung der Arbeitszeiten durch Reinigungskräfte vor Ort kommen jedoch nur Stundenzettel oder eine Zeiterfassung App in Frage.

    Weitere Artikel

    Das könnte dich auch interessieren