Mobile Zeiterfassung in der Gebäudereinigung

Erfahre, worauf du als Inhaber einer Gebäudereinigung bei der Zeiterfassung per App achten solltest.

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Probleme der mobilen Zeiterfassung in der Gebäudereinigung

Viele Gebäudereiniger verwenden zur Zeiterfassung der Mitarbeiter Stundenzettel, auf denen die Beschäftigten Arbeitszeiten und Pausenzeiten erfassen. Die Reinigungskräfte erhalten die Stundenzettelvorlagen persönlich ausgehändigt oder per E-Mail und WhatsApp zugesandt. Weiterhin gebräuchlich ist der postalische Versand der Stundenzettel. Die Übergabe von Ausdrucken hat den Vorteil, dass für Mitarbeiter keine Barrieren zum Ausfüllen des Stundenzettels bestehen. Alles, was die Reinigungskraft zur Erfassung der Arbeitszeit braucht, ist ein Kugelschreiber.

Bis vor wenigen Jahren gab es gute Gründe, auf die konventionelle Art der Zeiterfassung durch Stundenzettel zu setzen. Eine mobile Zeiterfassung durch den Mitarbeiter war lange schwierig umzusetzen. Längst nicht jedes Handy konnte Apps herunterladen, Handytarife waren teuer und die Displays vieler Endgeräte waren klein.

Das Smartphone macht die Zeiterfassung einfach

Seit Smartphones guter Qualität selbst beim Discounter angeboten werden, ist fast jeder Beschäftigte mit einem modernen Smartphone ausgestattet. Durch Flatrates , WLAN-Netze und großzügige Datenpakete schlägt der Datenverbrauch einer Zeiterfassung-App kaum mehr zu Buche. Der Umgang mit Apps aller Art ist jungen wie älteren Menschen innerhalb kurzer Zeit in Fleisch und Blut übergegangen. Damit waren die Voraussetzungen für die mobile Zeiterfassung in der Gebäudereinigung gegeben.

Die Pandemie hat die Nutzung und weite Verbreitung von Apps noch beschleunigt. Der beste Zeitpunkt für Reinigungsbetriebe, die Zeiterfassung zu verschlanken und per App durchzuführen. Mit der Mendato App steht ein Tool bereits, das die mobile Zeiterfassung in der Reinigungsbranche digitalisiert und modernisiert. Durch die Integration in die Gebäudereinigungssoftware stehen die erfassten Arbeitszeiten, Urlaubszeiten und Abwesenheiten in allen Anwendungen innerhalb der Mendato Software-Suite für Gebäudereiniger zur Verfügung.

Stundenzettel - oftmals fehlerbehaftet oder verspätet

Die händische Zeiterfassung per Stundenzettel funktioniert und erfordert zunächst einen geringen Aufwand, hemmt jedoch das Wachstum und führt öfters zu Problemen. Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter die als lästig empfundene Erfassung der Arbeitszeiten versäumen, inkorrekte Angaben machen oder uneindeutige Einträge vornehmen. Das Nachhalten und Korrigieren der papiernen Stundenzettel ist mit Aufwänden verbunden und erschwert die Arbeitszeitverwaltung. Hinzu kommen Übertragungsfehler, die sich für alle Beteiligten ärgerlich auswirken. Eine Verbesserung der Qualität ist beim Festhalten an die handschriftliche Erfassung der Arbeitszeiten schwer zu erreichen und lässt sich kaum durchsetzen.

Korrekte Abrechnungen brauchen korrekte Arbeitszeiten

Bei einer Erfassung der Arbeitszeiten mit Stundenzetteln hat der Unternehmer keinen Überblick darüber, wie viel Zeit tatsächlich für ein Objekt aufgewandt wurde, da die Zeiten nicht selten nachträglich und aus der Erinnerung des Arbeitnehmers heraus erfasst werden. Dies verursacht Abweichungen, die sich im Laufe der Zeit summieren und die Personalplanung bei einer zunehmenden Anzahl von Mitarbeitern erschweren. Die fortschreitende Digitalisierung der Gesellschaft erlaubt es heute dem Gebäudereiniger, die Zeiterfassung mit einer Zeiterfassungs-App vorzunehmen und alle mit der Zeiterfassung verzahnten Abläufe auf mehreren Ebenen zu optimieren.

Moderne und zukunftssichere Zeiterfassung mit der Zeiterfassung App

Personalwesen, Buchhaltung und Steuerberater sind auf sauber dokumentierte Arbeitszeiten angewiesen, um Mitarbeiter korrekt abzurechnen und ein reibungsloses Zusammenspiel mit der Dienstplan App zu gewährleisten.

Das Mindestlohngesetz verlangt für bestimmte Branchen eine minutengenaue Erfassung der Arbeitszeiten und Pausen. Zu diesen Branchen zählt auch die Gebäudereinigung. Jeder Mitarbeiter ist gehalten, seine Arbeitszeiten und Pausen zeitnah zu dokumentieren. Aus verschiedenen Gründen ist dies nicht immer praktikabel und wird oft vom Vorarbeiter übernommen. Dadurch kommt es nicht selten zu Verzögerungen in der Zeiterfassung.

Sanktionen vermeiden mit akkurat erfassten Arbeitszeiten

Das mag nebensächlich erscheinen, hat aber im Ernstfall Auswirkungen. Denn der Zoll überprüft die Einhaltung der im Mindestlohngesetz festgelegten Vorgaben im Rahmen des Kampfes gegen Schwarzarbeit. Hohe Bußgelder können die Folge sein und für kleinere Betriebe das Aus bedeuten. Umso wichtiger ist es für Betriebe in der Gebäudereinigung, die Arbeitszeiten akkurat festzuhalten. Hierfür gibt der Gesetzesgeber eine Frist von 7 Tagen vor.

Arbeitszeiten dokumentieren hilft Kapazitäten zu optimieren

Papier ist geduldig - das gilt auch für Stundenzettel. Ob die Zeiten richtig erfasst wurden, Pausen eingehalten wurden und der Mitarbeiter überhaupt vor Ort war, lässt sich mit einem Stundenzettel nicht überprüfen. Bei der Gestaltung der Arbeitszeiten und Pausenzeiten sind gesetzliche Arbeitszeitregelungen zu beachten. Dies gilt auch für Überstunden und Ruhezeiten, die beim Schichtwechsel einzuhalten sind. Mit Stundenzetteln ist das schwer überprüfbar.

Doch auch aus wirtschaftlicher Perspektive ist die Zeiterfassung mit Stundenzetteln problematisch. Eine Analyse der erfassten Daten ist erst nach Übertrag in die eingesetzte Buchhaltungssoftware und eine manuelle Auswertung möglich. Das erschwert die Kostenoptimierung und die Suche nach Engpässen, die das Wachstum des Betriebes hemmen.

Arbeitszeiten belegen und Vertrauen stärken

Offen ausgesprochen werden muss auch, dass die händische Erfassung den Arbeitszeitbetrug erleichtert. Die überwiegende Mehrzahl der Mitarbeiter ist ehrlich, doch schon ein oder zwei Vorfälle können Vorgesetzte misstrauisch machen. Wenn ein Unternehmer neuen Mitarbeitern aus schlechter Erfahrung heraus misstraut oder vielmehr misstrauen muss, erschwert das die Zusammenarbeit mit allen Kollegen.

Mit einer modernen Zeiterfassung im digitalen Format unter Verwendung einer Zeiterfassung-App schaffen Gebäudereinigungsbetriebe die beste Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Der gesamte Prozess der digitalen Zeiterfassung per App und Zeiterfassungssoftware ist auch für Mitarbeiter transparent, einheitlich gestaltet und erschwert die missbräuchliche oder fehlerhafte Verwendung.

So funktioniert die Mitarbeiter Zeiterfassung mit App

  • Die Reinigungskraft loggt sich mit der Mitarbeiter Zeiterfassung App bei der Ankunft im Objekt ein.
  • Mit der Bestätigung des Arbeitsbeginns vergibt der Mitarbeiter einen Zeitstempel, der automatisch und abgesichert in die Cloud gesendet wird.
  • Per Zeiterfassung mit GPS bringt der Mitarbeiter zugleich den Nachweis, dass er vor Ort ist.
  • Zum Arbeitsende loggt sich der Mitarbeiter aus und versendet abermals einen Zeitstempel an das System.
  • Im Backoffice stehen die vom System validierten Daten automatisch zur Verfügung und können für Buchhaltung und zur Weitergabe an den Steuerberater und DATEV verwendet werden.
  • Die hohe Transparenz und Sicherheit, die eine Zeiterfassungs-App bietet, verbessert die Service-Qualität und bietet auch den Arbeitnehmern ein hohes Maß an Sicherheit.
  • Deine Gebäudereinigung von Format braucht Zeiterfassung im digitalen Format

    Mit der digitalen Zeiterfassung schaffst du Zukunftssicherheit für dein Unternehmen und installierst eine einfache Zeiterfassung mit App - kostenlos. Mach Schluss mit Stundenzetteln und wechsel jetzt zur Mendato Zeiterfassung App. Die einfache Zeiterfassung App ist kostenlos - wie unsere Beratung. Wir freuen uns auf dich!


    Häufig gestellte Fragen

    • Stundenzettel in Echtzeit
    • Kein Hinterherlaufen mehr nach fehlenden oder korrekturbedürftigen Stundenzetteln
    • Keine unklaren oder unleserlichen Einträge mehr
    • Kein manuelles und fehlerbehaftetes Übertragen der Arbeitszeiten mehr
    • Reduzierung der auf Papier dokumentierten Vorgänge
    • Alle Krankheitstage und Urlaubstage automatisch erfassen
    • Zeiterfassung mit GPS weist nach, dass der Mitarbeiter vor Ort ist
    • Genaue Übersicht, wie viel Zeit für ein Objekt aufgewendet wurde verbunden mit einer sicheren Prognose der Gewinnmargen

    • Verfügbar als Android App und iPhone App (IOS)
    • Alle Zeiten sollten über die Cloud an das Backoffice weitergereicht werden
    • Die App sollte alle zugewiesenen Aufträge und Objekte ausweisen
    • GPS Funktion zum Tracken des Personals
    • Möglichkeit zur Korrektur bereits erfasster Zeiten
    • Intuitive Bedienung und übersichtliche Oberfläche
    • Gesetzeskonforme Datenerfassung und Datenverwaltung der Arbeitszeiten
    • Zugeschnitten auf die Bedürfnisse der Gebäudereinigerbranche
    • Ausgabe und Berechnung von Arbeitszeiten und Überstunden
    • Keine Eingabe von Urlaubs- und Krankheitstagen
    • Minutengenaue Abrechnung der Arbeitszeiten
    • Integrierte Pausenregelung
    • Objektzeiterfassung

    • Mendato bietet durch die Integration in die Mendato Gebäudereinigersoftware eine ganzheitliche Lösung an
    • Alle Funktionen der App sind für Gebäudereiniger ausgelegt
    • Nahtlose Einbindung der App in die Buchhaltung verbunden mit einem vollkompatiblem Austausch der erfassten Daten
    • Keine Anschaffungskosten
    • Einfache Zeiterfassung App in deutsch mit kostenlos einsetzbarer App
    • Umfangreiche Einarbeitung gewährleistet
    • Die Zeiterfassung App in deutsch ist kostenlos und lässt sich einfach im Google Play Store und Apple App Store herunterladen

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